Referat I/II

Geschäftsbereich Referat I/II: 00002 Einführung eines Dokumentenmanagementsystems - Der konsumtive Ansatz enthält Personalkosten und ILV. - 1) Die bisherige elektronische Dokumentenverwaltung soll zu einer elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung weiterentwickelt werden und stufenweise bei der Stadt Nürnberg eingeführt werden. Aufgrund mittlerweile vorliegender Erkenntnisse und Erfahrungen wurde die Planung aktualisiert. Daher wurde auch die konkrete Kostenplanung dem Projektverlauf angepasst. In Bezug auf den Projektfortschritt, d.h. gemessen an der Anzahl der in Betrieb genommenen DMS-Nutzer, haben sich die Kosten im vorgesehe￾nen Rahmen gehalten. 2) Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss. 3) Kostenschätzung 4) keine 5) nicht relevant 00004 Erneuerung der städtischen Telekommunikationsinfrastruktur 1) Im MIP-VoIP wurde als Endausbaustufe 15.000 VoIP-Endgeräte angegeben. Aktuell sind unter der 231-xxxxx ca. 9.000 VoIP-Endgeräte bekannt, somit bleiben für die VoIP-Stufe II noch 6.000 VoIP-Endgeräte übrig. Die Erfahrung hat gezeigt, das ca. 10% der VoIP-Endgeräte durch die klassische a/b-Schnittstellentechnik versorgt werden müssen. Durch die Erweiterung des Mesh-Netzwerkes, aufgrund der Schulerweiterung um 12 weitere Mesh-Knoten, werden hier die VoIP-A-Standorte um weitere 12 VoIP-Gateway-Standorte erweitert. Die VoIP-B-Standorte wurden auf 300 geschätzt, hierbei muss ca. die Hälfte mit einer Klimatisierung ausge￾stattet werden. Bei der Standortabschätzung wurden die MIP-Anträge im Bereich „digitale-Bildung“ und „Ju￾gendamt Ausbau“ mit berücksichtigt. Der MIP VoIP-Stufe II sollte mit der Laufzeit an den MIP „digitale-Bildung“ synchronisiert werden. 2) Erhöhung der Gesamtkosten, aufgrund VoiP-Stufe II. 3) Kostenschätzung 4) keine 5) nicht relevant 346 00006 Finanzwesensoftware: Weiterentwicklung - Ohne SAP-Migration; wird zu einem späteren Zeitpunkt angemeldet. - 1) Bis 2025 findet bei SAP ein kompletter Technologiewechsel statt. Die klassische Datenbankarchitektur wird durch sog. In Memory Datenbanken“ der SAP, genannt S/4HANA, abgelöst und für alle Kunden ab 2025 verbindlich eingeführt, d. h. die aktuelle SAP-Version (SAP R3) wird nur noch bis zum Jahr 2025 unterstützt. Daher ist eine Umstellung aller Systeme (ERP, BW, SOLMAN, Eigenbe￾triebe und HCM) auf S/4HANA bis 2025 erforderlich. Dies erfordert ein umfassendes Reengineering sowohl der Systemlandschaften als auch der Implementierung der Geschäftslogik. Es ist jeweils eine mehrjährige Projektierung der Umstellungsarbeiten erforderlich. Das Projekt startet mit der Umstellung des BW-Systems. 2) Erhöhung der Gesamtkosten, wegen Einführung der neuen Plattform S/4HANA. Zur Lizenzierung der S/4HANA-Architektur verlangt SAP zusätzliche Lizenzgebühren. Auf diese Lizenzen fallen jährliche Wartungs￾gebühren in Höhe von 22 % des Lizenzwertes an. Dazu kommen noch Investitionen in eine S/4HANA￾kompatible Serverlandschaft. 3) Kostenansatz 4) keine 5) nicht relevant 00761 Einführung der elektronischen Personalakte 1) Durch die zunehmende Digitalisierung der täglichen Arbeit in der Stadtverwaltung ergibt sich zwangsläufig die Frage der Veraktung elektronischer Dokumente. Derzeit erfolgt dies durch Zuführung eines Ausdrucks in die Papierakte. Durch den benötigten Platzbedarf, den Personalaufwand zum Einsortieren der Dokumente und die laufende „Betreuung“ der Akten sowie den teilweise hohen Suchaufwand innerhalb einer Akte für einen bestimmten Sachverhalt ist dies eine kostenintensive Form der Aktenführung. Zudem erfolgt regelmäßig ein gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Sachbearbeiter/innen. Im Fall der Aktenanforderung durch Externe (z. B. Gerichte, andere Dienstherrn) befindet sich die Akte außer Haus, ohne in diesem Zeitraum auf die Daten zugreifen zu können. Die Entscheidung zur Umstellung auf eine elektronische Personalakte folgt der grundsätzlichen Entscheidung des Stadtrates, die Stadtverwaltung papierloser zu gestalten. Dadurch wird auch die Basis für eine elektronische Sachbearbeitung geschaffen. 2) Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss; Verschiebung um 1 Jahr 3) Kostenannahme 4) keine 5) nicht relevant 347 00791 Einführung eRechnung 1) Nach dem Gesetz über die elektronische Verwaltung in Bayern (BayEGovG) müssen die Stadt Nürnberg und Ihre Eigenbetriebe bis spätestens zum 18.04.2020 den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rech￾nungen ermöglichen. Zur Umsetzung dieser gesetzlichen Regelungen wird von OrgA im Zeitraum 2017 – 2020 das Projekt „Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung – eRechnung“ durchgeführt. 2 Erhöhung der Gesamtkosten; aufgrund der aktuellen Marktlage übersteigen die Angebote die noch verfügba￾ren Projektmittel. Außerdem fallen Mehrkosten im Bereich Customizing an. 3) Kostenschätzung 4) keine 5) nicht relevant 00792 Umzugsszenario - Gegenseitig deckungsfähig mit Maßnahme-Nrn. 869 und 870 – 1) Aufgrund des Umzuges von SÖR wurden im Bauhofareal genutzte Räume frei. Nach einer langen Planungs- und Abstimmungsphase konnte im Jahr 2017 die endgültige Belegung für den Bauhof festgelegt werden. Durch die damit verbundene Umsiedlung dies Liegenschaftsamt in die Mauthalle, konnten auch weitere Kapazitäten in der Äußere Laufer Gasse für das Einwohneramt geschaffen werden. Aus diesem Grund wurde auch die Äußere Laufer Gasse in das Szenario "Bauhof-Areal" aufgenommen. Das gesamte Szenario und damit verbundenen Maßnahmen wurden am 25.07.2018 im Stadtrat vorgestellt und angenommen. 2 Reduzierung der Gesamtkosten aufgrund von Ausgliederungen. Anpassung an den voraussichtlichen Mittel￾abfluss. 3) Kostenannahme 4) keine 5) 2019 / noch nicht bekannt 348 00808 Äußere Laufer Gasse 19 – 27, Dachsanierung 1) Der zur Konkretisierung der Planung eingeschaltete Statiker hat aufgrund fehlender Konstruktionspläne das komplette Dach erfasst und in Plänen dargestellt. Dabei haben sich eine Vielzahl kleinerer und größerer Schäden an der Dachkonstruktion (Kehlen, Pfettenbereiche, Sparren, Zangen) sowie fehlende Verdübelun￾gen von Knotenpunkten, fehlende Verankerungen von Fußpfetten und fehlende Kopfbänder gezeigt. Daraus ergibt sich die dringende Empfehlung zur Neueindeckung des Daches, der Anbringung neuer Regen￾rinnen mit kompletter Kehl- und Traufverblechung. Die Dachsanierung soll gleichzeitig mit dem Einbau des Aufzuges (Kommunalinvestitionsprogramm) und den Umbaumaßnahmen im Zuge des Umzugsszenarios Auszug Liegenschaftsamt/Ausweitung Einwohneramt durchgeführt werden. 2) Neuaufnahme 3) Kostenberechnung 4) keine 5) 2018 / 2020 00869 Äußere Laufer Gasse 19 – 27 Umbau - Gegenseitig deckungsfähig mit Maßnahme-Nrn. 792 und 870 – 1) Im Bereich des Einwohneramtes wird durch die kapazitative Ausweitung eine Vielzahl von zusätzlichen Räu￾men benötigt. Durch den Auszug von SÖR aus der Mauthalle bestand die Möglichkeit, das Liegenschaftsamt zukünftig in der Mauthalle unterzubringen und die dadurch freiwerdenden Räume in der Äußeren Laufer Gasse für das Einwohneramt zur Verfügung zu stellen. Der Auszug des Liegenschaftsamtes erfolgte im Au￾gust 2018, so dass dann unverzüglich mit den erforderlichen Sanierungsmaßnahmen begonnen werden soll. Die Räume werden im Hinblick auf die Anforderungen des Brandschutzes, der Raumakustik (Verbesserung der Akkustik in der Schalterhalle des Einwohneramtes) und der technischen Anlagen auf den aktuellen Stand gebracht. Des Weiteren soll zwischen den Ämtergebäuden Äußere Laufer Gasse 25 und Hirschelgasse 32 ein Verbin￾dungssteg geschaffen werden. 2) Neuaufnahme 3) Kostenberechnung 4) keine 5) 2018 / 2020 349 00870 Bauhof 2 Umbau - Gegenseitig deckungsfähig mit Maßnahme-Nrn. 792 und 869 – 1) Das Gebäude Bauhof 2 wurde in den 50er-Jahren als Ämtergebäude erbaut. Nach dem Auszug SÖR sollen die Büroräume im Gebäude Bauhof 2 im Erdgeschoß, im 1., 2. und 3. Obergeschoß für den Einzug des Um￾weltamtes saniert und entsprechend dem Bedarf umgebaut werden. 2) Neuaufnahme 3) Kostenberechnung 4) keine 5) 2018 / 2019 01002 Erweiterung des Neuen Jüdischen Friedhof 1) Investiver Sonderzuschuss für die Erweiterung des neuen Jüdischen Friedhofs (siehe auch Beschluss des Ältestenrates und Finanzausschuss vom 17.10.2018) Der Neue Jüdische Friedhof ist einer von zwei erhaltenen Begräbnisstätten der Israelitischen Kultusgemeinde in Nürnberg. Der Friedhof wird seit 1910 belegt und befindet sich im Stadtteil Schniegling am südöstlich an￾grenzenden Westfriedhof. Mittlerweile zeichnen sich dort Engpässe ab, die bei der letzten Erweiterung im Jahr 1989 aufgrund der zwi￾schenzeitigen Zuwanderung von Kontingentflüchtlingen nicht absehbar waren. Der Jüdische Friedhof soll um rund 500 Grabplätze (inkl. Verkehrsflächen: ca. 3.170 qm) erweitert werden. Diese Maßnahme sichert der Ge￾meinde die Begräbnismöglichkeiten für voraussichtlich mindestens ein weiteres Jahrzehnt. 2) Neuaufnahme 3) Kostenanschlag 4) keine 5) nicht relevant 350 01003 Personal Service Portal und ELAZ 1) In den vergangenen Jahren haben immer mehr Unternehmen und Kommunen web-basierte Mitarbeiter- oder Personal-Service-Portale eingeführt, die es ermöglichen, personalwirtschaftliche Prozesse automatisiert anzu￾stoßen. Hinzu kommt, dass der Bayerische Kommunale Prüfungsverband (BKPV) in seinem Gutachten aus dem Jahr 2010 unter TZ 58 in einer Prüfungsbemerkung die Einführung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung emp￾fohlen hat. Im November 2016 startete die Stadt Nürnberg den Pilotbetrieb ihres Personal-Service-Portals und der elekt￾ronischen Arbeitszeiterfassung. Langfristiges Ziel des Projekts ist es, allen Beschäftigten ein System zur Ver￾fügung zu stellen, um schnell und einfach Arbeitszeiten zu erfassen, persönliche Daten einzusehen und zu ändern sowie personalwirtschaftliche Prozesse elektronisch abwickeln zu können. Nach der Evaluation des Pilotbetriebs hat der POA am 16.10.2018 die Verwaltung beauftragt, das Personal￾Service-Portal in Verbindung mit der elektronischen Arbeitszeiterfassung weiter einzuführen. Nach Implemen￾tierung in den noch ausstehenden Gebäuden im Rathausbereich, werden schrittweise die Verwaltungsge￾bäude an das System angeschlossen. In der nächsten Ausbaustufe gilt es, die verbliebenen Büro- und Verwaltungsgebäude an das Personal-Ser￾vice-Portal und die elektronische Zeiterfassung anzubinden und mit Erfassungsgeräten auszustatten, um möglichst viele der rund 4.500 Mitarbeiter/-innen mit flexibler Arbeitszeit abzudecken. 2) Neuaufnahme 3) Kostenannahme 4) keine 5) nicht relevant 351