Referat I/II

Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung Geschäftsbereich Referat I/II: 00002 Einführung eines Dokumentenmanagementsystems 1) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems wurden im Rahmen eines Einführungsprojektes geschaffen. DMS steht allen Dienststellen stabil und performant zur Verfügung. Aktuell sind 2.150 Anwenderinnen und Anwender an das DMS angeschlossen. Das DMS wird in den kommenden Jahren weiter in den Dienststellen ausgerollt und eingesetzte Fachverfahren zum Zwecke der elektronischen Aktenführung an das DMS angebunden. 2) keine 3) Kostenschätzung 4) keine 5) nicht relevant 00004 Erneuerung der städtischen Telekommunikationsinfrastruktur 1) Im MIP-VoIP wurden für die Endausbaustufe 15.000 VoIP-Endgeräte angegeben. Aktuell sind unter der 231-xxxxx ca. 9.000 VoIP-Endgeräte bekannt, somit bleiben für die VoIP-Stufe II noch 6.000 VoIP-Endgeräte. Die Erfahrung hat gezeigt, dass ca. 10% der VoIP-Endgeräte durch die klassische a/b-Schnittstellentechnik versorgt werden müssen. Durch die Erweiterung des Mesh-Netzwerks um 12 Mesh-Knoten zur Netzanbindung der Schulen erhöht sich die Anzahl der VoIP-A-Standorte um weitere 12 VoIP-Gateway-Standorte. Die Anzahl der VoIP-B-Standorte wurde auf 300 geschätzt. Ca. die Hälfte dieser Standorte muss mit einer Klimatisierung ausgestattet werden. Bei der Standortabschätzung wurden die MIP-Anträge im Bereich „digi￾tale-Bildung“ und „Jugendamt Ausbau“ mit berücksichtigt. Die Laufzeit des MIP VoIP-Stufe II sollte mit der Laufzeit des MIP „digitale-Bildung“ synchronisiert werden. 2) Reduzierung der Gesamtkosten, Rahmenvertrag mit dem Lieferanten muss neu ausgeschrieben werden, dadurch ergeben sich zeitliche Verzögerungen. 3) Kostenschätzung 4) keine 5) nicht relevant 344 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 00006 Finanzwesensoftware: Weiterentwicklung - Ohne SAP-Migration; wird zu einem späteren Zeitpunkt angemeldet. - 1) Im Rahmen der Erfüllung gesetzlicher Vorschriften (z.B. Änderungen durch die Datenschutz-Grundverord￾nung) und dem Erhalt der Funktionstüchtigkeit des SAP-Systems werden Mittel erforderlich. 2) Reduzierung der Gesamtkosten, aufgrund der Ausgliederung der Maßnahme „Einführung von SAP BW/4HANA“ (s. a. Maßnahme-Nr. 00873). 3) Kostenannahme 4) keine 5) nicht relevant 00761 Einführung der elektronischen Personalakte 1) Durch die zunehmende Digitalisierung der täglichen Arbeit in der Stadtverwaltung ergibt sich zwangsläufig die Frage der Veraktung elektronischer Dokumente. Derzeit erfolgt dies durch Zuführung eines Ausdrucks in die Papierakte. Durch den benötigten Platzbedarf, den Personalaufwand zum Einsortieren der Dokumente und die laufende „Betreuung“ der Akten sowie den teilweise hohen Suchaufwand innerhalb einer Akte für einen bestimmten Sachverhalt ist dies eine kostenintensive Form der Aktenführung. Zudem erfolgt regelmäßig ein gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Sachbearbeiter/innen. Im Fall der Aktenanforderung durch Externe (z. B. Gerichte, andere Dienstherrn) befindet sich die Akte außer Haus, ohne in diesem Zeitraum auf die Daten zugreifen zu können. Die Entscheidung zur Umstellung auf eine elektronische Personalakte folgt der grundsätzlichen Entscheidung des Stadtrates, die Stadtverwaltung papierloser zu gestalten. Dadurch wird auch die Basis für eine elektronische Sachbearbeitung geschaffen. 2) Reduzierung der Gesamtkosten. Die Personalkosten und die laufende Wartung ist nicht Bestandteil der Maßnahme. Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss; Verschiebung um 1 Jahr 3) Kostenannahme 4) keine 5) nicht relevant 345 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 00791 Einführung eRechnung 1) Nach dem Gesetz über die elektronische Verwaltung in Bayern (BayEGovG) müssen die Stadt Nürnberg und Ihre Eigenbetriebe bis spätestens zum 18.04.2020 den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rech￾nungen ermöglichen. Zur Umsetzung dieser gesetzlichen Regelungen wird von DIP im Zeitraum 2017 – 2020 das Projekt „Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung – eRechnung“ durchgeführt. 2) keine 3) Kostenschätzung 4) keine 5) nicht relevant 00808 Äußere Laufer Gasse 19 – 27, Dachsanierung 1) Der zur Konkretisierung der Planung eingeschaltete Statiker hat aufgrund fehlender Konstruktionspläne das komplette Dach erfasst und in Plänen dargestellt. Dabei haben sich eine Vielzahl kleinerer und größerer Schäden an der Dachkonstruktion (Kehlen, Pfettenbereiche, Sparren, Zangen) sowie fehlende Verdübelun￾gen von Knotenpunkten, fehlende Verankerungen von Fußpfetten und fehlende Kopfbänder gezeigt. Daraus ergibt sich die dringende Empfehlung zur Neueindeckung des Daches, der Anbringung neuer Regen￾rinnen mit kompletter Kehl- und Traufverblechung. Die Dachsanierung soll gleichzeitig mit dem Einbau des Aufzuges (Kommunalinvestitionsprogramm) und den Umbaumaßnahmen im Zuge des Umzugsszenarios Auszug Liegenschaftsamt/Ausweitung Einwohneramt durchgeführt werden. 2) keine 3) Kostenberechnung 4) keine 5) 2018 / 2020 346 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 00869 Äußere Laufer Gasse 19 – 27 Umbau - Gegenseitig deckungsfähig mit Maßnahme-Nrn. 792 und 870 – 1) Im Bereich des Einwohneramtes wird durch die kapazitative Ausweitung eine Vielzahl von zusätzlichen Räu￾men benötigt. Durch den Auszug von SÖR aus der Mauthalle bestand die Möglichkeit, das Liegenschaftsamt zukünftig in der Mauthalle unterzubringen und die dadurch freiwerdenden Räume in der Äußeren Laufer Gasse für das Einwohneramt zur Verfügung zu stellen. Der Auszug des Liegenschaftsamtes erfolgte im Au￾gust 2018, so dass dann unverzüglich mit den erforderlichen Sanierungsmaßnahmen begonnen werden soll. Die Räume werden im Hinblick auf die Anforderungen des Brandschutzes, der Raumakustik (Verbesserung der Akustik in der Schalterhalle des Einwohneramtes) und der technischen Anlagen auf den aktuellen Stand gebracht. Des Weiteren soll zwischen den Ämtergebäuden Äußere Laufer Gasse 25 und Hirschelgasse 32 ein Verbin￾dungssteg geschaffen werden. 2) keine 3) Kostenberechnung 4) keine 5) 2018 / 2020 00870 Bauhof 2 Umbau - Gegenseitig deckungsfähig mit Maßnahme-Nrn. 792 und 869 – 1) Das Gebäude Bauhof 2 wurde in den 50er-Jahren als Ämtergebäude erbaut. Nach dem Auszug SÖR sollen die Büroräume im Gebäude Bauhof 2 im Erdgeschoß, im 1., 2. und 3. Obergeschoß für den Einzug des Um￾weltamtes saniert und entsprechend dem Bedarf umgebaut werden. 2) keine 3) Kostenberechnung 4) keine 5) 2018 / 2019 347 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 00873 Einführung von SAP BW/4 HANA 1) Die Umstellung der SAP-Software auf 4/HANA wird notwendig, da die Firma SAP die bisher eingesetzte Soft￾ware SAP R/3 (Produktlinien ERP - Enterprise Ressource Planning - und BW - Business Warehouse -) zum Jahr 2025 abgekündigt hat. In einem 1. Schritt wird SAP BW nach SAP BW/4HANA migriert. Für die Anschaf￾fung von Lizenzen, jährlich anfallenden Pflegevergütungskosten, externer Beratungsunterstützung, internen Schulungen und Hardware-Investitionen werden Mittel erforderlich. (s. a. Ausgliederung aus der Maßnahme￾Nr. 00006) 2) Neuaufnahme 3) Kostenberechnung 4) keine 5) nicht relevant 01003 Personal Service Portal und ELAZ 1) In den vergangenen Jahren haben immer mehr Unternehmen und Kommunen web-basierte Mitarbeiter- oder Personal-Service-Portale eingeführt, die es ermöglichen, personalwirtschaftliche Prozesse automatisiert anzu￾stoßen. Hinzu kommt, dass der Bayerische Kommunale Prüfungsverband (BKPV) in seinem Gutachten aus dem Jahr 2010 unter TZ 58 in einer Prüfungsbemerkung die Einführung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung emp￾fohlen hat. Im November 2016 startete die Stadt Nürnberg den Pilotbetrieb ihres Personal-Service-Portals und der elekt￾ronischen Arbeitszeiterfassung. Langfristiges Ziel des Projekts ist es, allen Beschäftigten ein System zur Ver￾fügung zu stellen, um schnell und einfach Arbeitszeiten zu erfassen, persönliche Daten einzusehen und zu ändern sowie personalwirtschaftliche Prozesse elektronisch abwickeln zu können. Nach der Evaluation des Pilotbetriebs hat der POA am 16.10.2018 die Verwaltung beauftragt, das Personal￾Service-Portal in Verbindung mit der elektronischen Arbeitszeiterfassung weiter einzuführen. Nach Implemen￾tierung in den noch ausstehenden Gebäuden im Rathausbereich, werden schrittweise die Verwaltungsge￾bäude an das System angeschlossen. In der nächsten Ausbaustufe gilt es, die verbliebenen Büro- und Verwaltungsgebäude an das Personal-Ser￾vice-Portal und die elektronische Zeiterfassung anzubinden und mit Erfassungsgeräten auszustatten, um möglichst viele der rund 4.500 Mitarbeiter/-innen mit flexibler Arbeitszeit abzudecken. 2) Erhöhung der Gesamtkosten. Die Erhöhung wird für den konsumtiven Bereich u. a. für Change Requests am SAP ESS System und für anfallende Pflegevergütungskosten der SAP ESS Lizenzen benötigt. 3) Kostenannahme 4) keine 5) 2020 / 2021 348 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 01079 Erneuerung der Datensicherungssoftware 1) Die zentrale Datensicherung hat die Aufgabe, alle dienstlichen Daten der gesamten Stadtverwaltung zu si￾chern. Im Jahr 2020 läuft der Wartungsvertrag für die bestehende Backup-Software aus. Vor diesem Hinter￾grund findet eine Markterkundung über alternative Produkte u.a. mit weiteren benötigten Funktionen statt. Nach Vorliegen der Ergebnisse werden Mittel für eine Erneuerung der Datensicherungssoftware benötigt. 2) Neuaufnahme 3) Kostenannahme 4) keine 5) nicht relevant 01084 Schulungszentrum Lina-Ammon-Str. 28 1) Nach Auszug des Umweltamtes soll das 3. OG in der Lina-Ammon-Str. 28 als Schulungszentrum ausgebaut werden. Im Hinblick auf die Ausweitung der Mitarbeiter/innen Qualifizierung, insbesondere aber auch der Füh￾rungskräftequalifizierung ist das derzeitige Kontingent an Schulungsräumen als nicht mehr ausreichend zu betrachten. Zudem besteht ein stetig steigender Bedarf an Räumlichkeiten für Assessment-Center (sowohl im Rahmen der Nachwuchskräftegewinnung als auch im Rahmen von Stellenbesetzungsverfahren). Auch der derzeitige Bedarf an DV-Schulungsräumen kann mit den bisherigen Raumressourcen nicht gedeckt werden. 2) Neuaufnahme 3) Kostenannahme 4) keine 5) 2021 / 2021 349