Referat I/II

Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung Geschäftsbereich Referat I/II: 00002 Einführung eines Dokumentenmanagementsystems 1) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems wurden im Rahmen eines Einführungsprojektes geschaffen. DMS steht allen Dienststellen stabil und performant zur Verfügung. Aktuell sind 2.500 Anwenderinnen und Anwender an das DMS angeschlossen. Das DMS wird in den kommenden Jahren weiter in den Dienststellen ausgerollt und eingesetzte Fachverfahren zum Zwecke der elektronischen Aktenführung an das DMS angebunden. 2) Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss 3) Kostenschätzung 4) keine 5) nicht relevant 00004 Erneuerung der städtischen Telekommunikationsinfrastruktur 1) Im MIP-VoIP wurden für die Endausbaustufe 15.000 VoIP-Endgeräte angegeben. Aktuell sind unter der 231-xxxxx ca. 9.000 VoIP-Endgeräte bekannt, somit bleiben für die VoIP-Stufe II noch 5.500 VoIP-Endgeräte. Die Erfahrung hat gezeigt, dass ca. 10% der VoIP-Endgeräte durch die klassische a/b-Schnittstellentechnik versorgt werden müssen. Durch die Erweiterung des Mesh-Netzwerks um 12 Mesh-Knoten zur Netzanbindung der Schulen erhöht sich die Anzahl der VoIP-A-Standorte um weitere 12 VoIP-Gateway-Standorte. Die Anzahl der VoIP-B-Standorte wurde auf 300 geschätzt. Ca. die Hälfte dieser Standorte muss mit einer Klimatisierung ausgestattet werden. Bei der Standortabschätzung wurden die MIP-Anträge im Bereich „digi￾tale-Bildung“ und „Jugendamt Ausbau“ mit berücksichtigt. Die Laufzeit des MIP VoIP-Stufe II sollte mit der Laufzeit des MIP „digitale-Bildung“ synchronisiert werden. 2) Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss 3) Kostenschätzung 4) keine 5) nicht relevant 341 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 00761 Einführung der elektronischen Personalakte 1) Durch die zunehmende Digitalisierung der täglichen Arbeit in der Stadtverwaltung ergibt sich zwangsläufig die Frage der Veraktung elektronischer Dokumente. Derzeit erfolgt dies durch Zuführung eines Ausdrucks in die Papierakte. Durch den benötigten Platzbedarf, den Personalaufwand zum Einsortieren der Dokumente und die laufende „Betreuung“ der Akten sowie den teilweise hohen Suchaufwand innerhalb einer Akte für einen bestimmten Sachverhalt ist dies eine kostenintensive Form der Aktenführung. Zudem erfolgt regelmäßig ein gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Sachbearbeiter/innen. Im Fall der Aktenanforderung durch Externe (z. B. Gerichte, andere Dienstherrn) befindet sich die Akte außer Haus, ohne in diesem Zeitraum auf die Daten zugreifen zu können. Die Entscheidung zur Umstellung auf eine elektronische Personalakte folgt der grundsätzlichen Entscheidung des Stadtrates, die Stadtverwaltung papierloser zu gestalten. Dadurch wird auch die Basis für eine elektronische Sachbearbeitung geschaffen. 2) Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss 3) Kostenannahme 4) keine 5) nicht relevant 342 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 00873 Einführung der Plattform SAP HANA 1) Im Rahmen der Erfüllung gesetzlicher Vorschriften und dem Erhalt der Funktionstüchtigkeit des SAP-Systems stehen Maßnahmen zur Modernisierung incl. der Prozessoptimierung durch die Einführung der neuen Platt￾form SAP HANA an. Die vorliegende Maßnahme hat die "Einführung von BW4/HANA" zum Ziel und deckt innerhalb der SAP HANA Migration den Teil des Business Warehouse mit der Modernisierung für SAP BW/4HANA ab. Folgende Systeme von SAP BW sind hiervon betroffen: Entwicklungssystem, Qualitätssicherung bzw. Testsystem und Produktiv-System Folgende Kernfunktionen sind betroffen: SAP BW und BusinessObjects, Haushaltsplanung, Controlling und Berichtswesen für die Kernverwaltung (Ausbau für die Eigenbetriebe geplant) Technologisch hat die SAP ihre Anwendungssoftware auf den Stand der Technik gehalten, architektonisch besteht die Software immer noch aus einem 2-stufigen Client-Serversystem mit den Bausteinen Client, zent￾ralen Applikationsservern und einem zentralen Datenbank Server. Bis 2027 (bei der Personalabrechnung (HCM) voraussichtlich bis 2030) findet bei SAP ein kompletter Techno￾logiewechsel statt. Die klassische Datenbankarchitektur wird durch sogenannte „In Memory Datenbanken“ abgelöst. Ein deutlicher Performancezuwachs soll damit erreicht werden. Die In Memory Datenbank der SAP wird HANA genannt und ab 2027 für die Kunden verbindlich eingeführt, d.h. die alte Architektur wird nicht mehr an die aktuelle Gesetzeslage angepasst und mit Sicherheitspatches versorgt. Zu den Lizenzkosten kommen Investitionen für eine HANA-kompatible Serverlandschaft und für die Aktuali￾sierung der BW-Applikation, die durch den Einsatz von HANA notwendig werden. Die vorliegende Maßnahme hat die „Einführung von S/4 HANA“ ab dem Planungsjahr 2021 zum Ziel und deckt innerhalb der SAP HANA Migration den ERP-Teil (Finanzwesen, Logistik) mit der Migration auf SAP S/4 HANA ab. Um die eigentliche Migration für den ERP-Teil finanziell und zeitlich näher bewerten zu können wird in 2021 eine Vorstudie vorgeschaltet. 2) Reduzierung der Gesamtkosten, da die Pflegevergütungskosten im Budget für 2022 und 2023 veranschlagt werden. Die Maßnahme wurde jedoch um die Kosten der Vorstudie der Maßnahme „Einführung von S/4 HANA“ ergänzt und ist in den Gesamtkosten enthalten. 3) Kostenberechnung 4) keine 5) nicht relevant 343 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 01003 Personal Service Portal und ELAZ 1) In den vergangenen Jahren haben immer mehr Unternehmen und Kommunen web-basierte Mitarbeiter- oder Personal-Service-Portale eingeführt, die es ermöglichen, personalwirtschaftliche Prozesse automatisiert anzu￾stoßen. Hinzu kommt, dass der Bayerische Kommunale Prüfungsverband (BKPV) in seinem Gutachten aus dem Jahr 2010 unter TZ 58 in einer Prüfungsbemerkung die Einführung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung emp￾fohlen hat. Im November 2016 startete die Stadt Nürnberg den Pilotbetrieb ihres Personal-Service-Portals und der elekt￾ronischen Arbeitszeiterfassung. Langfristiges Ziel des Projekts ist es, allen Beschäftigten ein System zur Ver￾fügung zu stellen, um schnell und einfach Arbeitszeiten zu erfassen, persönliche Daten einzusehen und zu ändern sowie personalwirtschaftliche Prozesse elektronisch abwickeln zu können. Nach der Evaluation des Pilotbetriebs hat der POA am 16.10.2018 die Verwaltung beauftragt, das Personal￾Service-Portal in Verbindung mit der elektronischen Arbeitszeiterfassung weiter einzuführen. Nach Implemen￾tierung in den noch ausstehenden Gebäuden im Rathausbereich, werden schrittweise die Verwaltungsge￾bäude an das System angeschlossen. In der nächsten Ausbaustufe gilt es, die verbliebenen Büro- und Verwaltungsgebäude an das Personal-Ser￾vice-Portal und die elektronische Zeiterfassung anzubinden und mit Erfassungsgeräten auszustatten, um möglichst viele der rund 4.500 Mitarbeiter/-innen mit flexibler Arbeitszeit abzudecken. 2) Reduzierung der Gesamtkosten. Für das Rollout geplante MSS Lizenzen sind nicht mehr erforderlich. Pflege￾vergütungskosten für MSS Lizenzen entfallen somit auch. Darüber hinaus fallen die Change Request Kosten am SAP ESS System geringer aus als geplant. Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss. 3) Kostenannahme 4) keine 5) 2020 / 2024 344 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 01084 Schulungszentrum Lina-Ammon-Str. 28 1) Nach Auszug des Umweltamtes soll das 3. OG in der Lina-Ammon-Str. 28 als Schulungszentrum ausgebaut werden. Im Hinblick auf die Ausweitung der Mitarbeiter/innen Qualifizierung, insbesondere aber auch der Füh￾rungskräftequalifizierung ist das derzeitige Kontingent an Schulungsräumen als nicht mehr ausreichend zu betrachten. Zudem besteht ein stetig steigender Bedarf an Räumlichkeiten für Assessment-Center (sowohl im Rahmen der Nachwuchskräftegewinnung als auch im Rahmen von Stellenbesetzungsverfahren). Auch der derzeitige Bedarf an DV-Schulungsräumen kann mit den bisherigen Raumressourcen nicht gedeckt werden. 2) Verschiebung des Ansatzes 2021 um 1 Jahr auf 2022, aufgrund ausgabenbegrenzender Maßnahmen, wegen der Corona Pandemie 3) Kostenannahme 4) keine 5) nicht bekannt 345