Geschäftsbereich Referat I/II

Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung Geschäftsbereich Referat I/II: 00002 Dokumentenmanagementsystem 1) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Einsatz und Rollout eines Dokumentenmanage￾mentsystems wurden im Rahmen des DMS-Einführungsprojektes umgesetzt, das 2019 abgeschlossen wurde. DMS steht allen Dienststellen zur Nutzung zur Verfügung. Aktuell sind ca. 4.100 Anwenderinnen und Anwender an das DMS angeschlossen. Der weitere Ausbau ist eingeleitet. Bis zu einer flächendeckenden digitalen Aktenführung insbesondere mit Integration der Fachanwendungen der Dienststellen und einer ge￾planten Einbindung in Microsoft 365 sind noch erhebliche technische und prozessuale Aufwände erforderlich. KI-gestützte Lösungen beeinflussen auch die eAkte und machen sie intelligenter (Automatisierte Dokumen￾tenverarbeitung und -organisation, Extraktion von Daten aus strukturierten und unstrukturierten Dokumenten zur Beschleunigung von Prozessen, Automatische Kategorisierung von Dokumenten, Zuweisung von Schlag￾wörtern u.v.m.). 2) Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss 3) Kostenschätzung 4) keine 5) nicht relevant 00004 Erneuerung der städtischen Telekommunikationsinfrastruktur 1) Im MIP-VoIP wurden für die Endausbaustufe 15.000 VoIP-Endgeräte angegeben. Aktuell steht noch die Detailplanung für ca. 120 Standorte aus den Bereichen Jugendamt, Schulen sowie Ver￾waltung/Kultur/Soziales aus. Um die Telefonie der Standorte migrieren zu können, müssen diese netzwerktechnisch erschlossen werden. Dazu wird dezentrale Netzwerk-Technik (Switche und Verkabelung) benötigt. Viele der Standorte benötigen auch eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) und Klimatisierung der Verteilerräume. Darüber hinaus müssen die Büroräume mit Datenkabeln ausgestattet werden, da moderne Voice over IP Ge￾räte nicht über die "alte" Telefon-Verkabelung angeschlossen werden können. 2) Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss 3) Kostenschätzung 4) keine 5) nicht relevant 351 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 00761 Einführung der elektronischen Personalakte 1) Durch die zunehmende Digitalisierung der täglichen Arbeit in der Stadtverwaltung ergibt sich zwangsläufig die Frage der Veraktung elektronischer Dokumente. Derzeit erfolgt dies durch Zuführung eines Ausdrucks in die Papierakte. Durch den benötigten Platzbedarf, den Personalaufwand zum Einsortieren der Dokumente und die laufende „Betreuung“ der Akten sowie den hohen Suchaufwand innerhalb einer Akte ist dies eine kos￾tenintensive Form der Aktenführung. Zudem erfolgt regelmäßig ein gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Sach￾bearbeiter/innen. Im Fall der Aktenanforderung durch Externe (z. B. Gerichte, andere Dienstherrn) befindet sich die Akte außer Haus, ohne in diesem Zeitraum auf die Daten zugreifen zu können. Die Entscheidung zur Umstellung auf eine elektronische Personalakte folgt der grundsätzlichen Entscheidung des Stadtrates, die Stadtverwaltung papierloser zu gestalten. Dadurch wird auch die Basis für eine elektronische Sachbearbei￾tung geschaffen. Die Corona-Pandemie hat zuletzt gezeigt, wie drängend die Umstellung auf eine elektroni￾sche Sachbearbeitung auch im Personalbereich ist. Diese ist u.a. Voraussetzung für effektive Home-Office Regelungen auch nach Corona. Im Verlauf des Projektes hat sich herausgestellt, dass die für die E-Personalakte neben dem eigentlichen SAP-vollintegrierten Fachverfahren notwendigen Komponenten - SAP-Archiv und e-Signatur - nicht nur für das Personalamt relevant sind. Ebenso akut wird das SAP Archiv seitens IT-SKN im Zuge der SAP Migratio￾nen auf HANA/H4S4 und eine e-Signaturlösung wird von Rpr bei der elektronischen Rechnungseingangsbe￾arbeitung (VIM) obligatorisch und zeitnah gefordert. Ein Abgleich der grundsätzlichen Anforderungen hat stattgefunden, die Ausschreibung und anschließende Beschaffung des SAP-Archivs und der eSignatur ist in 2023 erfolgt. Für das Fachverfahren elektronische Per￾sonalakte läuft nun ein EU-weites Verhandlungsverfahren mit zwei Bietern. Der Zuschlag kann nach Geneh￾migung im Bau-und Vergabeausschuss voraussichtlich im Sommer 2024 erteilt werden. 2) Erhöhung der Gesamtkosten, durch die aktuelle Einschätzung über den Implementierungsaufwand der E￾Personalakte und den aktualisierten Preisindikationen für das Scannen. Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss. 3) Kostenannahme 4) keine 5) nicht relevant 352 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 00873 Einführung der Plattform SAP HANA 1) S/4HANA Projekt: Seit der Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens von der Kameralistik auf die Doppik im Jahr 2005 setzen die Stadt Nürnberg und ein Teil der Eigenbetriebe die Software von SAP R/3 ein. Nach aktuellem Stand wird die Produktlinie Enterprise-Ressource-Planning (ERP) bis zum Ende des Jahres 2027 seitens SAP abgekündigt. Die Abkündigung hat zur Folge, dass ab diesem Zeitpunkt keine Anpassungen mehr an die aktuelle Gesetzeslage erfolgen und in den beteiligten Systemlinien verstärkt Sicherheitslücken entstehen wer￾den. Daher wird die aktuelle SAP ERP Software auf das Nachfolgeprodukt SAP S/4HANA umgestellt. Neben den Arbeiten, die zwingend für die Migration umzusetzen sind, liegt der Fokus auf der Nutzung von Optimie￾rungspotenzialen und Innovationen, die für die Stadt Nürnberg einen hohen Mehrwert haben. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit ist es sinnvoll, diese Optimierungspotenziale und Innovationen im Rahmen des S/4HANA Projekts zu berücksichtigen und umzusetzen. Projektzeitraum: 2021 (Start der Vorstudie) bis 2026/2027 H4S4 Projekt (HCM): für Teilprojekt H4S4 Das Migrations-Projekt von HCM nach H4S4 soll in 2025 starten. BW4HANA Projekt: Finanzierung weiterer externer Unterstützungsleistungen über bestehende Haushalts￾reste SAP Lizenzen: Kauf der SAP Lizenzen, welche für die Umstellung auf die neue HANA Landschaft notwendig sind 2) Reduzierung der Gesamtkosten, aufgrund der günstigeren SAP Lizenzen und SAP Lizenzen (Rahmenver￾trag). 3) Kostenberechnung 4) keine 5) nicht relevant 353 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 01180 Umzug des Rechenzentrums 1) Der Stadtrat hat in seiner Sitzung am 1.2.2023 beschlossen, eine Colocation-Fläche anzumieten. Der ent￾sprechende Mietvertrag wurde im Mai 2023 unterzeichnet. Durch den Vermieter wurde die Colocation mitsamt der erforderlichen technischen Infrastruktur im Februar 2024 fertiggestellt und der Stadt Nürnberg zur Nutzung übergeben. Durch die Dienststelle IT werden seit die￾sem Zeitraum die Vorbereitungen für den Umzug des Rechenzentrums aus der Stöpselgasse zum neuen Standort durchgeführt. Geplant ist, dass Ende Mai 2024 der Umzug zu wesentlichen Teilen abgeschlossen ist und die Betriebsbereitschaft am neuen Standort hergestellt ist. 2) Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss 3) Kostenannahme 4) keine 5) 2022 / ca. 2026 01189 Ausstattung hybrider Besprechungsräume 1) Die Stadt Nürnberg plant Besprechungsräume technisch in einem Umfang zu erweitern, dass so bald als möglich hybride Besprechungen durchgeführt werden können. Nach Ende der Pandemie sind nicht immer alle Teilnehmer einer Besprechung vor Ort, ein Teil ist im Homeoffice oder will von anderen Orten an Besprechun￾gen teilnehmen. Durch die Implementierung hybrider Besprechungsräume soll einer veränderten Arbeitskultur Rechnung ge￾tragen und die Stadtverwaltung Nürnberg als attraktive Arbeitgeberin gestärkt werden. Die veränderte Prämisse lautet, dass an ca. 90 Standorten in den städtischen Gebäuden jeweils i.d.R. ein Raum auf hybride Nutzung nachgerüstet werden soll. Die aktuelle Kostenschätzung ergibt sich aus einer noch unverbindlichen Preisinformation. Die für die Kostenschätzung zugrunde gelegte "Einheitsausstattung" beläuft sich aktuell auf ca. 10.000 € je Besprechungsraum (86" Display, Lautsprechersystem, Kamerasystem, Multimedia-Anbindung, Rechner oder OPC-System, Elektroverkabelung, Lieferung & Montage und Erstinstallation). 2.) Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss 3) Kostenannahme 4) keine 5) nicht relevant 354 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 01205 Stadthaus Q (Bezeichnung geändert vormals TheQ) 1) Im Zuge der Transformation des ehemaligen Quelle Versandzentrums in ein gemischt genutztes Stadtquartier wird das Bestandsgebäude wieder in seine ursprünglichen Bauteile unterteilt. Der Nutzungsschwerpunkt im denkmalgeschützten Bestand der Bauteile 1 und 4 liegt auf Büro und Verwaltung in den Obergeschossen so￾wie Einzelhandel und Gastronomie in den Erdgeschossbereichen. Die Stadt Nürnberg wird in 2026 mit rund 1.500 Mitarbeitenden dieses neu geschaffene Bürogebäude mit Teilen der Dienststellen J, SHA, DiP, IT, MI, ZD, BAM und Bürgerservice sowie einem Schulungszentrum und einem Mitarbeiter-Restaurant beziehen und dabei ein „Aktivitätsbasiertes Bürokonzept (ABBK)“ vorfinden, wie es im POA in 01/2022 für die gesamte Stadtverwaltung beschlossen wurde. Im Mietvertrag und der ergänzenden Bau- und Ausstattungsbeschrei￾bung wurden die vom Vermieter geschuldeten Leistungen (sogenanntes „Bausoll“) festgelegt, welche mit der Mietzahlung abgegolten werden. Darüber hinaus finden Investitionen in die Ausgestaltung des Gebäudes statt, die nicht Teil des Mietvertrages bzw. Mietpreises sind, vom Vermieter nach den Bedürfnissen der Stadt Nürnberg geplant und realisiert und daher von der Stadt Nürnberg selbst getragen werden. 2) Erhöhung der Gesamtkosten nach einer Überarbeitung der Kostenkalkulation. Aufgrund der Verzögerungen haben sich Kostensteigerungen ergeben. Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss. 3) Kostenannahme 4) keine 5) Inbetriebnahme vss. 2025 01215 Unschlittplatz 7 a: Fassadensanierung 1) Das Unschlitthaus wurde im Jahr 1491 errichtet. Das Bauwerk wird als Einzeldenkmal in der Bayerischen Denkmalliste geführt. Die Nutzung des Unschlitthauses hat sich mehrfach geändert. 2021 wurde eine Not￾maßnahme begonnen. Aufgrund des Zustandes der Südfassade wurden weitere kurzfristige Sicherungsmaß￾nahmen zur Herstellung der Verkehrssicherheit notwendig. Für die Sanierungsarbeiten an allen Fassadentei￾len wurde eine Kostenobergrenze ohne BVK festgelegt. Die Betreuung der Maßnahme ging auf die WBG-K über. 2) keine 3) Kostenberechnung 4) Zuschuss der Bayerische Landesstiftung 5) 2023 / 2025 355 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 01353 Robotic-Process-Automation (RPA) 1) In den Jahren 2022 und 2023 wurden die Grundlagen dafür geschaffen, die Sachbearbeitungen in den Dienststellen bei der Ausführung einfacher wiederkehrender Tätigkeiten durch sog. "Roboter" (Stichwort Ro￾botic-Process-Automation, kurz RPA) unterstützen zu können Für das Jahr 2024 wurde ein Vertrag mit einem Dienstleister geschlossen, um den Service zu etablieren, Pro￾zessautomatisierungen umzusetzen und auch internes Personal zu befähigen. Vor dem Hintergrund der not￾wendigen stadtübergreifenden Effizienzsteigerung, dem Personalmangel, sowie den geplanten Einsparmaß￾nahmen, wird RPA als eine der möglichen Säulen gesehen, um die Automatisierung einfacher regelmäßiger Aufgaben kurzfristig voranzutreiben. Die zentral gesteuerte Pipeline möglicher Automatisierungspotenziale enthält bereits Vorhaben der Dienststellen, die derzeit schrittweise individuell betrachtet, bewertet und zeitlich für die Realisierung eingeplant werden. Rein mit den aktuell vorhandenen internen Personalkapazitäten ist jedoch bereits absehbar, dass nur ein sehr kleiner Teil der aktuell schon bekannten Bedarfe abgedeckt werden könnte. Auf Basis der vorhandenen Infor￾mationen wurde daher ein gemeinsames Business-Case erstellt, um in den Jahren 2025-2027 mit Beteiligung externer Unterstützung geplant zumindest 25 Prozessautomatisierungen unterschiedlicher Größe umzuset￾zen. 2) Neuaufnahme 3) Kostenannahme 4) keine 5) 2025 / vss. 2027 356 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 01354 Umsetzung des Registermodernisierungsgesetzes 1) Die Registermodernisierung in Deutschland ist ein bedeutendes Vorhaben zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung, parallel zum Onlinezugangsgesetz (OZG) und der Single Digital Gateway Verordnung (SDGVO). Das BMI und die Länder Bayern, Baden-Württemberg, Hamburg und Nordrhein-Westfalen leiten das Projekt. Ziel ist es, bis 2025 das Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS) zu etablieren und ausgewählte Top-Register mit OZG-Relevanz anzuschließen. Dies ermöglicht Bürger/innen und Unternehmen den zeit￾und ortsunabhängigen, digitalen Austausch von Daten mit Behörden. Die Identifikationsnummer für Personen (RegMoG/IDNrG) und eine bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer für Unternehmen (UBRegG) dienen als bereichsübergreifende Identifikatoren. Im Rahmen der NOOTS-Umsetzung werden öffentlich zugängliche Anschlussbedingungen formuliert, die von Fachverfahrensbetreibern und Behörden umgesetzt werden müssen. Um die damit verbundenen Aufwände für die Stadt nutzenstiftend zu gestalten, ist das Ziel die Integration in die Ende-zu-Ende-Anbindungen der Fachverfahren und Mein Nürnberg (Serviceportal), welche Kund:innen und Sachbearbeitung in gleichem Maße zu Gute kommt. Auf Bundesebene werden für das Jahr 2025 erste Pilotierungen diskutiert. Die Erkenntnisse daraus können zu technischen Anpassungen führen, die voraussichtlich 2026 umgesetzt werden müssen. Die technische Basis zur Umsetzung des Registermodernisierungsgesetzes muss demnach 2026 geschaffen werden, um einen reibungslosen Übergang in den Regelbetrieb in den Jahren 2027 und 2028 zu ermöglichen. 2) Neuaufnahme 3) Kostenannahme 4) keine 5) 2025 / vss. 2028 357