H.4.2 Hierarchische Deckungsfähigkeiten

Teilbudget I2 - Investitionen für MIP-Maßnahmen Es bestehen für das Teilbudget I2 keine Deckungsfähig￾keiten zu anderen Teilbudgets. H.4.2 Hierarchische Deckungsfähigkeiten Bei der hierarchischen Deckungsfähigkeit geht es um produktübergreifende Ausgleichsmechanismen im Sinne der Vier-Ebenen-Steuerung, bei der in einer fest￾gelegten Reihenfolge auf Produkt-, Dienststellen-/Orga￾nisations-, Geschäftsbereichs-/Referats- und Gesamt￾stadtebene nach Deckungsmöglichkeiten gesucht wird. Im alten Budgetierungsmodell war die Deckungspflicht nur bis auf die Ebene Dienststelle/Organisationseinheit beschränkt. War keine Deckung innerhalb der Dienst￾stelle/Organisationseinheit möglich, wurde auf gesamt￾städtischer Ebene über die Stadtkämmerei beziehungs￾weise den Finanzreferenten nach einer Deckungsmög￾lichkeit gesucht. Der Geschäftsbereich/das Referat spielte hierbei grundsätzlich keine Rolle und war inso￾weit von der Finanzverantwortung ausgeschlossen. Die Suche nach einer Deckung hat deshalb nur auf den zwei Ebenen Dienststelle/Organisationseinheit und Gesamt￾stadt stattgefunden. Ziel des neuen Modells ist es nun, Deckungsmöglichkei￾ten zwischen Produkten zu schaffen und dabei alle hie￾rarchischen Ebenen in die Finanzverantwortung einzu￾beziehen, also auch den Geschäftsbereich/das Referat. Bei Anwendung der hierarchischen Deckung ist immer darauf zu achten, dass bei den jeweiligen Produkten die vom Stadtrat ermächtigten Leistungsvorgaben (Ziele, Kennzahlen, …) eingehalten werden. Grundsätze der hierarchischen Deckung Für die hierarchische Deckung werden die folgenden Grundsätze aufgestellt: • Bei Anwendung der hierarchischen Deckungs￾fähigkeit sind die Regelungen der sachlichen Deckungsfähigkeit ebenfalls zu beachten. • Die Erreichung der Produktziele mit den zuge￾hörigen Finanzbudgetergebnissen sollte bis zur Ebene der Dienststelle/Organisationseinheit unter Anwendung der Deckungsmöglichkeiten (sachliche und hierarchische) grundsätzlich aus eigener Kraft möglich sein. Da die Produkt￾verantwortung und Dienststellenleitung meist von einer Person wahrgenommen werden, dürfte dies unproblematisch sein. Soweit mög￾lich, sollten bereits im Laufe des Jahres bei festgestellten Verschlechterungen eine Gegen￾steuerung und ein Ausgleich innerhalb der Pro￾dukte einer Dienststelle/Organisationseinheit erfolgen. • Unterjährig sollte bis zur Hierarchieebene Dienststelle/Organisationseinheit möglichst wenig von außen in die Budgets eingegriffen werden. Diese Regelung soll den Dienststel￾len/Organisationseinheiten eine entspre￾chende Planungssicherheit gewährleisten. • Die Deckungsebenen Geschäftsbereich/Refe￾rat und Gesamtstadt sollen und können nur in Ausnahmefällen in Anspruch genommen wer￾den. Situationsbezogen sollte dann einver￾nehmlich mit allen Beteiligten eine Lösung er￾zielt werden. Kommunikation und damit die un￾terjährigen Controllinggespräche sind wichtig. • Auf starre, einschränkende und verwaltungs￾aufwändige Regelungen wird verzichtet, es werden lediglich „Leitplanken“ definiert. • Das Modell der hierarchischen Deckung geht von einer intensiven Kommunikation aus, über die Verhandlungslösungen gefunden werden sollen. „Managementbedingte“ und „nicht managementbe￾dingte“ Veränderungen Üblicherweise wird bei der Betrachtung von Budgetver￾änderungen eine Abgrenzung von managementbeding￾ten und nicht managementbedingten Veränderungen (Verbesserungen und Verschlechterungen) vorgenom￾men. Managementbedingte Verbesserungen und Ver￾schlechterungen sind auf die Anstrengungen der Budgetverantwortlichen und deren Mitarbeiter und Mitar￾beiterinnen zurückzuführen. Unter nicht managementbe￾dingten Veränderungen werden die von außen, von den Budgetverantwortlichen nicht beeinflussbaren Entwick￾lungen (zum Beispiel Gesetzesänderungen) verstanden. Die Abgrenzung von managementbedingt zu nicht ma￾nagementbedingt stellt sich in der Praxis oft als sehr 112 schwierig dar und führt immer wieder zu Diskussionen. Aus diesem Grunde können und sollen im Budgetmodell der Stadt Nürnberg auch keine abschließenden Detailre￾gelungen und Automatismen hierzu aufgestellt werden. Stattdessen hat sich die Stadt Nürnberg darauf verstän￾digt, nur „Leitplanken“ zu definieren, innerhalb derer man sich bewegen kann. Das Budgetmodell soll an dieser Stelle einfach gehalten und nicht mit Regelungen über￾frachtet werden, die - wie die Erfahrung zeigt - zum Teil bei den Endanwendern aufgrund der gesamtstädtischen Regelungsfülle gar nicht mehr ankommen. Zudem muss, wie es bisher auch schon der Fall war, über eine inten￾sive Kommunikation nach einer Verhandlungslösung zwischen allen am Budgetierungsverfahren Beteiligten (Dienststelle/Organisationseinheit, Geschäftsbe￾reich/Referat und der „Gesamtstadt“) gesucht werden, die auch die jeweilige Haushaltssituation berücksichtigt. Über den Controllingprozess sollen wesentliche Budget￾veränderungen (Verbesserungen und Verschlechterun￾gen) unabhängig davon, ob managementbedingt oder nicht managementbedingt, im Vergleich zum Plan früh￾zeitig identifiziert werden. Beim Umgang mit Budgetveränderungen, die in engem Zusammenhang mit den Deckungsfähigkeiten stehen, gelten grundsätzlich die folgenden Regelungen: • Managementbedingte Mehrerträge und Minderauf￾wendungen, die durch Anstrengungen der Budget￾verantwortlichen erzielt wurden, dürfen für Mehrauf￾wendungen innerhalb der Budgets und im Rahmen der sachlichen und hierarchischen Deckungsfähig￾keiten verwendet werden. Mit dieser Regelung sol￾len wichtige Anreize ausgelöst werden. • Managementbedingte Mindererträge und Mehrauf￾wendungen sind über die Deckungsmöglichkeiten auszugleichen. • Nicht managementbedingte Mindererträge und Mehraufwendungen (Verschlechterung, Windfall￾Deficits) dürfen nicht ohne weiteres zu Nachforde￾rungen berechtigen und werden deshalb hinsichtlich der Deckungsfähigkeit erst einmal wie die manage￾mentbedingten Verschlechterungen behandelt. Zwei Gründe sprechen für diese Vorgehensweise: Erstens sollen die Produktverantwortlichen ihre ganze Kraft darauf verwenden, solche Verschlech￾terungen abzuwehren anstelle diese ausführlich zu begründen und zweitens würde die Deckelungs￾funktion der Budgetierung entscheidend ge￾schwächt. • Wurden nennenswerte, nicht managementbedingte Mehrerträge und Minderaufwendungen (Verbesse￾rungen, Windfall Profits) erkannt, so ist in den Con￾trollinggesprächen von der Dienststelle/Organisati￾onseinheit, dem Geschäftsbereich/Referat und dem Controlling-team gemeinsam über deren Verwen￾dung zu beraten und eine einvernehmliche Ent￾scheidung herbeizuführen. Bei der Entscheidungs￾findung sind die aktuelle Haushaltslage und die prognostizierten Ergebnisse der Dienststelle/Orga￾nisationseinheit und des Geschäftsbereichs/Refe￾rats zu berücksichtigen. Da nicht managementbe￾dingte Verschlechterungen im Rahmen der De￾ckungsmöglichkeiten auszugleichen sind, sollen die nicht managementbedingten Mehrerträge und Min￾deraufwendungen vorrangig bei den Dienststel￾len/Organisationseinheiten und dem Geschäftsbe￾reich/Referat zur Abdeckung von Verlusten einge￾setzt werden. Wenn dies nicht nötig sein sollte, soll die Gesamtstadt an den Verbesserungen beteiligt werden. Eine Beteiligung der Gesamtstadt an den nicht managementbedingten Mehrerträgen oder Minderaufwendungen ist notwendig, da nicht uner￾hebliche Teile der bisherigen Deckungsmittel aus dem Gesamthaushalt über die neuen Sachkonten￾zuordnungen in das Teilbudget K1 verlagert wurden und somit dem Gesamthaushalt nur geringe De￾ckungsreserven zur Verfügung stehen. Verfahren der hierarchischen Deckung Bei der Stadt Nürnberg werden die Budgets auf der Ebene der Produkte ermächtigt. Die Produkte setzen sich dabei aus den darunter angesiedelten Leistungen mit den dazugehörigen Vorkostenstellen zusammen. Auf der Ebene der Leistungen und Vorkostenstellen werden die Ansätze geplant und die Geschäftsvorfälle gebucht. Eine tiefergehende Unterteilung der Produktbudgets auf Leistungsebene (Leistungsbudgets) bleibt den Dienst￾stellen/Organisationseinheiten für die interne Steuerung freigestellt. Aus Sicht der Vier-Ebenen-Steuerung lassen sich die folgenden Deckungsmöglichkeiten definieren: 113 Hierarchie￾stufe Deckungsmöglichkeiten Steuerungsebene 1 Innerhalb einer Leistung in einem Teilbudget beziehungsweise zwi￾schen Leistungen in einem Teilbudget innerhalb eines Produktes Produkt 2 Zwischen Teilbudgets innerhalb eines Produktes unter Berücksichti￾gung der sachlichen Deckungsfähigkeit 3 Zwischen Produkten innerhalb einer Dienststelle unter Berücksichti￾gung der sachlichen Deckungsfähigkeit Dienststelle/Organisationseinheit (je nach Wertgrenze) 4 Zwischen Produkten innerhalb des Geschäftsbereichs/Referats unter Berücksichtigung der sachlichen Deckungsfähigkeit Geschäftsbereich/Referat (je nach Wertgrenzen) 5 Zwischen Produkten innerhalb des Geschäftsbereichs/Referats ohne Berücksichtigung der sachlichen Deckungsfähigkeit Gesamtstadt 6 Zwischen Produkten geschäftsbereichs-/referatsübergreifend (Stk) 7 Einseitige Mitteländerungen Bei der hierarchischen Deckungsfähigkeit beginnt die Prüfung der Deckungsmöglichkeiten immer zuerst da￾mit, ob innerhalb des betroffenen Produktes in einem Teilbudget innerhalb einer Leistung beziehungsweise zwischen Leistungen eine Deckung herbeigeführt wer￾den kann (Hierarchiestufe 1). Beispiel: Das Sachkonto 64130000 „Dienstreisen und Dienstfahrten“, das zum Teilbudget K1 gehört, weist in der Leistung „L111114001 Haushalts-/Finanzsteuerung, Controlling“, die zum Pro￾dukt „111114 Konzernsteuerung Finanzreferat“ gehört, eine Unterdeckung auf. Auf der Hierarchiestufe 1 ist nun zu prüfen, ob innerhalb der Leistung L111114001 oder durch eine andere Leistung des gleichen Produktes, zum Beispiel durch die Leistung „L111114002 Beteili￾gungsmanagement“ im Teilbudget K1 durch ein anderes Sachkonto eine Deckung herbeigeführt werden kann. Die Ansätze zwischen den Teilbudgets innerhalb eines Produktes einer Dienststelle/Organisationseinheit sind entsprechend der sachlichen Deckungsregeln der Teil￾budgets deckungsfähig (Hierarchiestufe 2) und werden in Verantwortung des/der Produktverantwortlichen ver￾waltet. Der/die Produktverantwortliche kann somit in sei￾nen/ihren einzelnen Produkten zwischen den Leistungen entsprechend der sachlichen Deckungsregeln frei wirt￾schaften. Zur internen Steuerung der Dienststellen/Or￾ganisationseinheiten werden auf der Leistungsebene grundsätzlich die Ziele und Kennzahlen definiert. Für die Darstellung im Produktdatenblatt werden dann die we￾sentlichen Ziele und Kennzahlen ausgewählt und im Produkthaushalt auf Produktebene abgebildet. Ist der Ausgleich innerhalb der Teilbudgets eines Pro￾dukts entsprechend der zuvor formulierten Deckungsfä￾higkeiten nicht möglich, so sind die Dienststellen/Orga￾nisationseinheiten angehalten, zwischen den ihnen zu￾geordneten Produkten unter Berücksichtigung der sach￾lichen Deckungsregeln einen Ausgleich herbeizuführen (Hierarchiestufe 3). Bis zu einer bestimmten Wertgrenze kann die Dienststelle/Organisationseinheit eigenverant￾wortlich die Umschichtung vornehmen. Der/das für die Dienststelle/Organisationseinheit zuständige Geschäfts￾bereich/Referat und die Stadtkämmerei sind über die Mittelumschichtung zu informieren. Übersteigt der Aus￾gleich eine bestimmte Wertgrenze, so wird ein Geneh￾migungsverfahren in Gang gesetzt. Für die Umschichtung von Budgetmitteln zwischen Pro￾dukten werden die folgenden Wertgrenzen, innerhalb derer die Dienststellen/Organisationseinheiten eigenver￾antwortlich tätig werden können, festgelegt: 114 Im Bereich der Teilbudgets K1, K2 und I1 und teilweise K3 (nur Sozialtransferleistungen) können die Dienststel￾len/Organisationseinheiten (DSt.) oder die Referate/Ge￾schäftsbereiche (GB) dienststellen-/organisations-be￾reichsübergreifend freie Mittel • je Senderprodukt, • einzelfallbezogen, • bis zu einem Betrag von 25.000 €, • maximal dreimal pro Jahr (unabhängig davon, ob die Dienststelle/Organisationseinheit oder das Referat/der Geschäftsbereich die Um￾schichtung vornimmt) und • jederzeit zwischen Produkten umschichten. Im Rahmen des Be￾richtswesens wird über die Mittelumschichtung infor￾miert. Liegen einzelfallbezogen die umzuschichtenden Finanzmittel zwischen 25.000 € und 50.000 €, so muss der Ausgleich von der Stadtkämmerei genehmigt wer￾den. Ein Betrag zwischen 50.000 € und 100.000 € fällt in den Zuständigkeitsbereich des Finanzreferenten, Mit￾telumschichtungen über 100.000 € je Einzelfall muss der Stadtrat genehmigen. Tritt der Fall ein, dass ein Ausgleich zwischen den Pro￾dukten innerhalb einer Dienststelle/Organisations-ein￾heit trotz aller Anstrengungen nicht möglich ist, so wer￾den nach dem folgenden Verfahren die Deckungsebe￾nen Geschäftsbereich/Referat (Hierarchiestufe 4) und Gesamtstadt (Hierarchiestufen 5 und 6) in den Ausgleich mit einbezogen: 1. Wenn der für die Dienststelle/Organisationseinheit geplante Ergebnissaldo aus den Teilbudgets K1 und K2 zusammen laut aktueller Hochrechnung um 1 % oder 100.000 € überschritten wird und die Dienststelle/Organisationseinheit ihre Deckungs￾möglichkeiten nachweislich ausgeschöpft hat, dann stellt die Dienststelle/Organisationseinheit einen Antrag auf Deckung durch die nächsten Hierarchie￾ebenen (Geschäftsbereich/Referat und Gesamt￾stadt) beim Controllingteam (Anmerkung: Verfah￾renstechnisch übernehmen erst einmal die Control￾lingteams unterstützenderweise diese Aufgabe. Diese wird zu gegebener Zeit auf die Geschäftsbe￾reiche/Referate übertragen). Inwieweit die 1 %-Regelung sachgerecht ist, wird die Erfahrung in der Praxis zeigen. Dieser Wert wird zu gegebener Zeit überprüft. 25.000 50.000 115