Vergabe- und Beschaffungsrichtlinien der Stadt Nürnberg (VBRL)
Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines ................................................................................................................................................ 1 1.1 Rechtscharakter.................................................................................................................................. 1 1.2 Inhalt und Zweck ................................................................................................................................ 1 1.3 Geltungsbereich ................................................................................................................................. 1 1.4 Begriffsbestimmungen ....................................................................................................................... 1 1.4.1 Auftraggeber .............................................................................................................................. 1 1.4.2 Beschaffung ................................................................................................................................ 1 1.4.3 Beschaffungsprozess .................................................................................................................. 1 1.4.4 Vergabeverfahren ....................................................................................................................... 1 1.4.5 Beschaffungsstellen .................................................................................................................... 2 1.4.6 Zentrale Beschaffungsstellen ..................................................................................................... 2 1.4.7 Spezialbeschaffungen ................................................................................................................. 2 1.4.8 Wertgrenzen; Gesamtauftrags-, Hauptauftrags- und Nachtragssumme ................................... 2 1.5 Selbstverpflichtung ............................................................................................................................. 3 1.6 Grundsätze ......................................................................................................................................... 3 1.7 Vergabehandbuch (VHB-N), Handlungsanweisungen ........................................................................ 3 1.7.1 Vergabehandbuch ...................................................................................................................... 3 1.7.2 Handlungsanweisungen ............................................................................................................. 3 1.8 Verfahrensbeteiligte, Aufgaben und Zuständigkeiten ....................................................................... 3 1.8.1 Beteiligte..................................................................................................................................... 3 1.8.2 Aufgaben der Beschaffungsstellen ............................................................................................. 3 1.8.3 Aufgaben der Bedarfsträger ....................................................................................................... 3 1.8.4 Submissionsstellen ..................................................................................................................... 4 2 Verfahren.................................................................................................................................................... 4 2.1 Wahl des Vergabeverfahrens ............................................................................................................. 4 2.2 Eröffnungstermin ............................................................................................................................... 4 2.3 Bieterauswahl durch den öffentlichen Auftraggeber ......................................................................... 4 2.4 Veröffentlichung ................................................................................................................................. 5 2.4.1 Veröffentlichungs- und Bekanntmachungspflichten .................................................................. 5 2.4.2 Vorrang elektronischer Verfahren.............................................................................................. 5 2.4.3 Bereitstellung der Vergabeunterlagen ....................................................................................... 5 2.5 Angebotseröffnung (Submission) ....................................................................................................... 5 2.5.1 Vorrang der elektronischen Angebotseröffnung ....................................................................... 5 2.5.2 Durchführung der Angebotseröffnung (Submission) ................................................................. 5 2.6 Prüfung und Wertung ......................................................................................................................... 5 2.7 Vergabevorschlag ............................................................................................................................... 5 2.8 Begutachtung ..................................................................................................................................... 6 2.8.1 Hauptauftrag, Auftragserweiterungen, Nachträge .................................................................... 6 2.8.2 Verfahrensvereinfachung ........................................................................................................... 6
2.8.3 Inhalt und Form der Begutachtung ............................................................................................ 6 2.9 Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes ........................................................................................ 7 2.9.1 Freiberufliche Dienstleistungen ................................................................................................. 7 2.9.2 Leistungen, die nicht freiberufliche Dienstleistungen sind ........................................................ 7 3 Genehmigung ............................................................................................................................................. 7 3.1 Eigenbetriebe ..................................................................................................................................... 7 3.2 Aufträge über freiberufliche Dienstleistungen .................................................................................. 7 3.3 Aufträge über Leistungen im unmittelbaren Zusammenhang mit Baumaßnahmen ......................... 8 3.4 Aufträge über Lieferungen (Waren) und Dienstleistungen, Vergabe von Konzessionen .................. 8 3.5 Übertragung von Befugnissen ............................................................................................................ 9 3.6 Dringliche Anordnung gem. Art. 37 Abs. 3 GO ................................................................................... 9 3.7 Verpflichtung (Auftragsschreiben) ..................................................................................................... 9 3.8 Dokumentation .................................................................................................................................. 9 4 Aufhebung von Verfahren .......................................................................................................................... 9 5 Notstand ..................................................................................................................................................... 9 5.1 Begriffsdefinition ................................................................................................................................ 9 5.2 Entfall von Begutachtung und Prüfung ............................................................................................ 10 5.3 Genehmigung und Verpflichtung ..................................................................................................... 10 5.4 Informationspflicht ........................................................................................................................... 10 6 Sondervorschriften ................................................................................................................................... 10 6.1 Besondere Ermächtigungen ............................................................................................................. 10 6.2 Rahmenvereinbarungen ................................................................................................................... 10 6.2.1 Bauunterhaltsarbeiten ............................................................................................................. 10 6.2.2 Lieferungen (Waren) und Dienstleistungen ............................................................................. 11 7 Qualitätssicherung ................................................................................................................................... 11 7.1 Grundsatzfragen ............................................................................................................................... 11 7.2 Wettbewerbsbeschränkungen ......................................................................................................... 11 7.3 Nicht ausgeräumte Begutachtungs- und Prüfungsbemerkungen .................................................... 11 7.4 Vergaberechtliche Klärungen ........................................................................................................... 11 8 Schlussbestimmungen .............................................................................................................................. 12
1 Allgemeines
1.1 Rechtscharakter
Die Vergabe- und Beschaffungsrichtlinien der Stadt Nürnberg (VBRL) sind
a) eine Ergänzung der Geschäftsordnung für den Stadtrat Nürnberg,
b) eine innerdienstliche Vorschrift (besondere Geschäftsanweisung) im Sinne von Nr. 1.6 der Allgemeinen Dienstordnung der Stadt Nürnberg (ADON).
1.2 Inhalt und Zweck
Diese VBRL dienen der Einhaltung von § 30 KommHV-Doppik sowie von § 15 der Eigenbetriebsverordnung (EBV). Sie regeln den Geschäftsgang innerhalb der Stadtverwaltung für die Beschaffung und Vergabe von
a) freiberuflichen Dienstleistungen,
b) Bauleistungen,
c) Lieferungen (Waren) und Dienstleistungen,
d) Konzessionen.
Diese VBRL sind nicht anzuwenden auf Dienstverträge im Personalwesen sowie Verträge zum reinen Liegenschaftsverkehr und zur Liegenschaftsverwaltung mit Ausnahme des Gebäudemanagements.
1.3 Geltungsbereich
Diese VBRL gelten für alle Geschäftsbereiche und Referate, Dienststellen, Eigen- und Regiebetriebe, Schulen und besondere Einrichtungen der Stadt Nürnberg. Mit der WBG KOMMUNAL GmbH und sonstigen Organisationseinheiten, die Beschaffungen, bei denen die Stadt Nürnberg das wirtschaftliche Risiko trägt, durchführen sowie mit den von der Stadt verwalteten kommunalen Stiftungen sind diesen Richtlinien entsprechende Vereinbarungen zu treffen.
Diese VBRL sind auch von etwaigen Erfüllungsgehilfen (freiberuflich Tätige) der Beschaffungsstellen zu beachten. Dies ist durch geeignete vertragliche Bestimmungen sicherzustellen.
1.4 Begriffsbestimmungen
1.4.1 Auftraggeber Die Stadt Nürnberg ist öffentliche Auftraggeberin.
1.4.2 Beschaffung Beschaffung im Sinne dieser VBRL ist jeder Vorgang, bei dem die Stadt Nürnberg durch eine Auftragserteilung gem. Art. 38 Abs. 2 GO1 verpflichtet wird und dadurch Vertragspartnerin eines Werk-, Liefer-, Dienstleistungs- oder sonstigen schuldrechtlichen Vertrages wird oder eine Konzession vergibt.
1.4.3 Beschaffungsprozess Diese VBRL regeln die verwaltungsinternen Abläufe und Zuständigkeiten bei der Stadt Nürnberg zur Durchführung von Beschaffungen (Beschaffungsprozess).
1.4.4 Vergabeverfahren Vergabeverfahren sind Teil des Beschaffungsprozesses. Sie sind in den einschlägigen Richtlinien der Europäischen Union und in Gesetzen und Verordnungen des Bundes und der Länder umfassend geregelt und entsprechend diesen Normen durchzuführen.
1 Gemeindeordnung.
1.4.5 Beschaffungsstellen Beschaffungsstellen im Sinne dieser VBRL sind alle Geschäftsbereiche und Referate, Dienststellen, Eigenund Regiebetriebe, Schulen, besondere Einrichtungen, die WBG KOMMUNAL GmbH und sonstige Organisationseinheiten, wenn sie Beschaffungen, bei denen die Stadt das wirtschaftliche Risiko trägt, durchführen sowie die von der Stadt verwalteten kommunalen Stiftungen.
Die Beschaffung von freiberuflichen Dienstleistungen sowie Lieferungen (Waren) und Dienstleistungen, die nicht im unmittelbaren Zusammenhang mit Baumaßnahmen erbracht werden, kann bis zu einer Gesamtauftragssumme von 5.000 EUR (o. USt.) grundsätzlich die bedarfstragende Dienststelle durchführen.
1.4.6 Zentrale Beschaffungsstellen Zentrale Beschaffungsstellen, denen durch diese VBRL besondere Beschaffungsaufgaben zur alleinigen Erledigung für die Gesamtstadt zugewiesen werden, sind:
a) ZD/3 für alle freiberuflichen Dienstleistungen, ausgenommen Leistungen nach HOAI, Lieferungen (Waren) und Dienstleistungen, die nicht im unmittelbaren Zusammenhang mit Baumaßnahmen erbracht werden, ab einer Gesamtauftragssumme von mehr als 5.000 EUR, soweit in diesen VBRL nicht ausdrücklich anders bestimmt sowie unabhängig von der Gesamtauftragssumme für das Schließen von Rahmenvereinbarungen über Lieferungen (Waren) und Dienstleistungen, die Beschaffung von IT-Leistungen (Hard- und Software), Druckereileistungen und Gebäudereinigungsleistungen,
b) die Baudienststellen H und UB sowie die Eigenbetriebe SÖR und SUN für Bauleistungen, freiberufliche Dienstleistungen, Lieferungen (Waren) und sonstige Dienstleistungen im unmittelbaren Zusammenhang mit Baumaßnahmen (ausgenommen Leistungen des kleinen Bauunterhaltes2) ,
c) RA für den Abschluss von Versicherungsverträgen (ausgenommen Gebäudebrandversicherungen sowie Bauwesen- und Haftpflichtversicherungen für den U-Bahn-Bau), die Mandatierung von Rechtsanwälten sowie die Einholung von Rechtsgutachten,
d) SÖR für die Beschaffung von Kraftfahrzeugen für den Straßenverkehr (ausgenommen Spezialfahrzeuge),
e) H für die Beschaffung von Brennstoffen für Heizzwecke.
1.4.7 Spezialbeschaffungen Spezialbeschaffungen sind unabhängig von der Gesamtauftragssumme Beschaffungen einzelner Beschaffungsstellen für den eigenen Bedarf, die wegen ihrer Eigenart von den zentralen Beschaffungsstellen nicht zweckmäßig durchgeführt werden können. Zuständigkeiten für Spezialbeschaffungen werden im Einvernehmen mit RA/3-VMN und ZD/3 festgelegt und im Vergabehandbuch veröffentlicht.
1.4.8 Wertgrenzen; Gesamtauftrags-, Hauptauftrags- und Nachtragssumme Die in dieser VBRL angegebenen Wertgrenzen und Summen sind grundsätzlich einschließlich Umsatzsteuer ausgewiesen, es sei denn eine Summe wird ausdrücklich ohne Umsatzsteuer angegeben (o. USt.).
Gesamtauftragssumme im Sinne dieser VBRL ist die Summe aller im Rahmen eines Vertragsverhältnisses an denselben Auftragnehmer vergebenen Leistungen einschließlich der Umsatzsteuer. Sie setzt sich aus der Hauptauftragssumme und der Summe aller Nachträge zusammen.
Die Nachtragssumme im Sinne dieser VBRL umfasst jede Form der Auftragsänderung (Mengenmehrungen sowie geänderte und zusätzliche Leistungen).
2 Das sind Leistungen mit einer Gesamtauftragssumme bis 1.000 EUR.
Zur Feststellung von Zuständigkeiten und für die weitere Anwendung dieser VBRL werden bei der Ermittlung der Nachtragssumme entfallende Leistungen nicht abgezogen.
1.5 Selbstverpflichtung
Die Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU- Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordung – UVgO) ist anzuwenden (Selbstverpflichtung).
1.6 Grundsätze
Die Haushaltsgrundsätze nach Maßgabe des Art. 61 GO, im Besonderen die der Zweckmäßigkeit, der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit sind stets zu beachten.
Bei Maßnahmen, für die Zuwendungen gewährt werden, sind zur Vermeidung von Zuschussrückforderungen die Bedingungen und Auflagen der Bewilligungsstellen zu beachten.
1.7 Vergabehandbuch (VHB-N), Handlungsanweisungen
1.7.1 Vergabehandbuch RA/3-VMN gibt das Vergabehandbuch der Stadt Nürnberg (VHB-N) heraus, stellt dieses im Intranet zur Verfügung und schreibt dieses fort. Die Vergabe- und Vertragsunterlagen sowie die Leitfäden und Vorlagen des VHB-N sind anzuwenden. Bei elektronischen Ausschreibungen über das Vergabemanagementsystem der Stadt (VMS) kann in technisch begründeten Fällen davon abgewichen werden. Der Inhalt der Vorlagen muss dabei inhaltlich identisch abgebildet werden.
1.7.2 Handlungsanweisungen RA/3-VMN erstellt im Einvernehmen mit den Beschaffungsstellen verbindliche Handlungsanweisungen zum Vollzug des Vergaberechts, dieser VBRL und zur Vereinheitlichung von Vergabeverfahren und Verträgen.
1.8 Verfahrensbeteiligte, Aufgaben und Zuständigkeiten
1.8.1 Beteiligte Am Beschaffungs- und Vergabeverfahren sind in der Regel beteiligt:
a) federführend die Beschaffungsstellen, ggf. mit deren Erfüllungsgehilfen (freiberuflich Tätige),
b) die bedarfstragenden Organisationseinheiten (Bedarfsträger),
c) die zentralen Submissionsstellen RA/3-VMN oder ZD,
d) RA/3-VMN als Gutachter in den von diesen VBRL vorgesehenen Fällen,
e) Rpr als Prüfer in den von diesen VBRL vorgesehenen Fällen,
f) die für die Genehmigung der Beauftragung Zuständigen,
g) die zur Verpflichtung (Auftragsunterzeichnung) Bevollmächtigten.
Bei der Beschaffung von organisatorischen Beratungsleistungen ist bei Zuständigkeiten für organisatorische Fragen DiP zu beteiligen.
1.8.2 Aufgaben der Beschaffungsstellen Die Beschaffungsstellen führen das Beschaffungs- und Vergabeverfahren unter Beachtung der einschlägigen haushalts- und vergaberechtlichen Vorschriften sowie dieser VBRL nach innen und außen federführend durch. Sie fordern dabei von ihren Erfüllungsgehilfen (freiberuflich Tätigen) die haushalts- und vergaberechtskonforme Leistungserbringung ein.
1.8.3 Aufgaben der Bedarfsträger Die Bedarfsträger ermitteln ihren Bedarf eigenverantwortlich.
1.8.4 Submissionsstellen Zentrale Submissionsstellen für alle Vergabeverfahren bei denen die geschätzte Gesamtauftragssumme 5.000 EUR übersteigt und mehr als ein Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert werden soll sind
a) RA/3-VMN für alle Bauleistungen sowie für freiberufliche Dienstleistungen und Lieferungen (Waren) und Dienstleistungen im unmittelbaren Zusammenhang mit Baumaßnahmen und für Konzessionen,
b) ZD für freiberufliche Dienstleistungen sowie Lieferungen (Waren) und Dienstleistungen, die nicht im unmittelbaren Zusammenhang mit Baumaßnahmen stehen.
Bei den Submissionsstellen sind auch Bewerbungsschreiben im Rahmen von Interessenbekundungsverfahren sowie Teilnahmeanträge im Rahmen von Teilnahmewettbewerben einzureichen.
Der Eingang und die Eröffnung aller übrigen Angebote erfolgt eigenverantwortlich bei den Beschaffungsstellen. Die Bestimmungen der Richtlinie zur Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der öffentlichen Verwaltung (Korruptionsbekämpfungsrichtlinie - KorruR)3 sind einzuhalten.
2 Verfahren
2.1 Wahl des Vergabeverfahrens
Die Beschaffungsstelle ist für die Wahl des Vergabeverfahrens verantwortlich.
2.2 Eröffnungstermin
Die Submissionsstelle bestimmt den Eröffnungstermin (Submission) im Dialog mit der Beschaffungsstelle.
2.3 Bieterauswahl durch den öffentlichen Auftraggeber
Wird ein Vergabeverfahren durchgeführt, bei dem der öffentliche Auftraggeber die Teilnehmer am Vergabeverfahren selbst bestimmen kann oder ist eine Bieterauswahl nach einem Teilnahmewettbewerb oder Interessenbekundungsverfahren vorzunehmen und liegt die voraussichtliche Gesamtauftragssumme über 5.000 EUR, so trifft die Auswahl über die zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bieter
a) für Bauleistungen sowie Lieferungen (Waren) und Dienstleistungen in unmittelbarem Zusammenhang mit Baumaßnahmen: RA/3-VMN im Dialog mit der Beschaffungsstelle,
b) für freiberufliche Dienstleistungen in unmittelbarem Zusammenhang mit Bauleistungen: die zuständige zentrale Beschaffungsstelle im Dialog mit RA/3-VMN,
c) für Lieferungen (Waren) und Dienstleistungen sowie freiberufliche Dienstleistungen, ausgenommen Leistungen nach HOAI, die nicht im unmittelbaren Zusammenhang mit Baumaßnahmen stehen: ZD/3
in allen anderen Fällen die Beschaffungsstelle.
Bestimmt der öffentliche Auftraggeber die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren, so sind grundsätzlich mindestens drei Bieter, davon mindestens einer mit Sitz außerhalb des Stadtgebietes Nürnberg, aufzufordern.
Bei Bauleistungen, Lieferungen (Waren) oder Dienstleistungen (ohne freiberufliche Dienstleistungen) sind, bezogen auf die voraussichtliche Auftragssumme ohne Umsatzsteuer, in der Regel aufzufordern:
a) bis 50.000 EUR: 3 Bieter
b) bis 100.000 EUR: 5 Bieter,
3 Ziffer 010.40 Handbuch der Verwaltung – HdV.
c) bis 200.000 EUR: 8 Bieter,
d) über 500.000 EUR: 10 Bieter,
e) ab 75.000 EUR zugleich mindestens 3 Bieter mit Sitz außerhalb des Stadtgebietes Nürnberg.
2.4 Veröffentlichung
2.4.1 Veröffentlichungs- und Bekanntmachungspflichten Die Beschaffungsstellen erfüllen die Unterrichtungs-, Informations- und Bekanntmachungspflichten, bei Einladungsverfahren die ex-ante- und ex-post-Veröffentlichungspflichten.
2.4.2 Vorrang elektronischer Verfahren Vergabeunterlagen sind grundsätzlich in elektronischer Form bereit zu stellen.
2.4.3 Bereitstellung der Vergabeunterlagen Die Beschaffungsstelle stellt die Vergabeunterlagen grundsätzlich im Fachverfahren Vergabemanagementsystem (VMS) bereit.
Wird im Ausnahmefall ein papiergebundenes Verfahren durchgeführt, versenden die Beschaffungsstellen die Vergabeunterlagen. In diesem Fall sind mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe von der Beschaffungsstelle ausgefüllte Kennklebezettel (Angebotsaufkleber) gemäß dem VHB-N auszugeben.
2.5 Angebotseröffnung (Submission)
2.5.1 Elektronische Angebotseröffnung Die Angebotseröffnung soll elektronisch erfolgen. Werden Beschaffungen im Ausnahmefall außerhalb des VMS nach Nr. 2.4.3 Abs. 2 durchgeführt, sind diese Maßnahmen gesondert mit der Submissionsstelle zu vereinbaren und die Submissionstermine mit dieser abzustimmen.
2.5.2 Durchführung der Angebotseröffnung (Submission) Die Submissionsstelle
a) führt die Angebotseröffnung im Vier-Augen-Prinzip durch,
b) kennzeichnet die Angebote (nur im ausnahmsweise noch papiergebundenen Verfahren),
c) erstellt die Niederschrift bzw. Dokumentation über die Angebotseröffnung,
d) sieht alle Angebote auf etwaige Auffälligkeiten durch (erste Durchsicht, Vollständigkeitsprüfung) und vermerkt diese.
Die Vergabestelle rechnet die Angebote automatisiert nach und erstellt mittels des eingeführten AVA-Programmes den Preisspiegel. Im ausnahmsweise noch papiergebundenen Verfahren erfolgt die Nachrechnung durch RA/3-VMN.
2.6 Prüfung und Wertung
Die Beschaffungsstelle prüft und wertet die Angebote. Sie bezieht dabei die Ergebnisse der ersten Durchsicht (Vollständigkeitsprüfung) durch die Submissionsstelle ein und beteiligt Fachdienststellen, wenn besondere Kenntnisse erforderlich sind.
Sie kann diese Aufgabe auf Erfüllungsgehilfen (freiberuflich Tätige) übertragen. Diese erstellen eine Vergabeempfehlung unter Beachtung der einschlägigen vergaberechtlichen Vorschriften.
2.7 Vergabevorschlag
Die Beschaffungsstelle erstellt den Vergabevorschlag eigenverantwortlich. Dieser umfasst ggf. die Vergabeempfehlung eines von der Beschaffungsstelle beauftragten freiberuflich Tätigen.
Sollen Leistungen in mehreren Losen an verschiedene Auftragnehmer vergeben werden, ist für jeden Auftragnehmer ein Vergabevorschlag zu erstellen.
2.8 Begutachtung
2.8.1 Hauptauftrag, Auftragserweiterungen, Nachträge RA/3-VMN ist ab einer Gesamtauftragssumme von mehr als 10.000 EUR zur Begutachtung vor Genehmigung jeder Vergabevorschlag vorzulegen über
a) freiberufliche Dienstleistungen im unmittelbaren Zusammenhang mit Baumaßnahmen,
b) Bauleistungen und mit Baumaßnahmen unmittelbar im Zusammenhang stehende Lieferungen (Waren) und Dienstleistungen,
c) Konzessionen.
2.8.2 Verfahrensvereinfachung Nicht zur Begutachtung vorgelegt werden müssen Vergabevorschläge über
a) Aufträge mit einer Gesamtauftragssumme bis 10.000 EUR,
b) Hauptaufträge für Bauleistungen und mit Baumaßnahmen unmittelbar im Zusammenhang stehenden Lieferungen (Waren) und Dienstleistungen (ohne freiberufliche Dienstleistungen) bis 100.000 EUR, wenn folgende Voraussetzungen insgesamt erfüllt sind:
-
das Verfahren wird mittels des Vergabemanagementsystems (VMS) durchgeführt,
-
das Verfahren fällt nicht in den Anwendungsbereich des vierten Teils des GWB,
-
es liegt keine widersprechende Vergabeempfehlung eines Erfüllungsgehilfen
(freiberuflich Tätigen) vor,
-
die Leistungsbeschreibung erfolgt mittels Leistungsverzeichnis,
-
es werden außer Preisen keine weiteren Bieterangaben abgefragt,
-
die Leistungsbeschreibung enthält keine Bedarfs- und/oder Wahlpositionen,
-
die Leistungsbeschreibung enthält keine angehängten Stundenlohnarbeiten,
-
der Zuschlag soll auf den nach Submission und Nachrechnung Mindestfordernden erteilt werden,
-
das Vergabebudget (bepreistes Leistungsverzeichnis) wird um nicht mehr als 10 v.H. überschritten,
-
die formale Eignung ist von RA/3-VMN bestätigt,
-
der Gewerbezentralregisterauszug des zu beauftragenden Bieters enthält keine erheblichen Eintra-
gungen,
- die Kalkulationsformblätter liegen fachgerecht geprüft vor.
c) Nachträge über reine Mengenmehrungen bei einer Gesamtauftragssumme von mehr als 10.000 EUR, wenn die Summe aller Nachträge 10 v.H. des Hauptauftrages nicht übersteigt,
d) Nachträge über geänderte und/oder zusätzliche Leistungen bei einer Gesamtauftragssumme von mehr als 10.000 EUR, wenn die Summe aller Nachträge 10 v.H. des Hauptauftrages und zugleich 5.000 EUR nicht übersteigt.
2.8.3 Inhalt und Form der Begutachtung Begutachtet werden
a) die Einhaltung vergabe- und preisrechtlicher Vorschriften,
b) bei Nachträgen zusätzlich die Berechtigung der Forderung und die kalkulatorischen Nachweise.
2.9 Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes
2.9.1 Freiberufliche Dienstleistungen Rpr ist jeder Vergabevorschlag über freiberufliche Dienstleistungen zuzuleiten, wenn
a) bei Hauptaufträgen die Auftragssumme mehr als 200.000 EUR beträgt,
b) bei Nachträgen die Gesamtauftragssumme mehr als 200.000 EUR beträgt und die Summe aller Nachträge zugleich insgesamt 20 v.H. der Hauptauftragssumme übersteigt oder mehr als 100.000 EUR beträgt,
2.9.2 Leistungen, die nicht freiberufliche Dienstleistungen sind Rpr ist jeder Vergabevorschlag über Leistungen, die nicht freiberufliche Dienstleistungen sind, zuzuleiten, wenn
a) bei Hauptaufträgen die Auftragssumme mehr als 500.000 EUR beträgt,
b) bei Hauptaufträgen die Auftragssumme mehr als 200.000 EUR beträgt und nicht der bei Angebotseröffnung Mindestbietende beauftragt werden soll,
c) bei einem Verhandlungsverfahren oder bei freihändiger Vergabe bzw. einer Verhandlungsvergabe die Hauptauftragssumme mehr als 200.000 EUR beträgt,
d) bei Nachträgen die Gesamtauftragssumme mehr als 500.000 EUR beträgt und die Summe aller Nachträge zugleich insgesamt 20 v.H. der Hauptauftragssumme übersteigt oder mehr als 500.000 EUR beträgt,
e) bei Nachträgen zu unbefristeten Verträgen die Gesamtauftragssumme mehr als 500.000 EUR beträgt und die Summe aller Nachträge einschließlich vertraglich geschuldeter Preisanpassungen zugleich insgesamt 20 v.H. der ursprünglichen jährlichen Auftragssumme übersteigt oder mehr als 500.000 EUR beträgt.
3 Genehmigung4
3.1 Eigenbetriebe
Die Zuständigkeiten für die Genehmigung von Vergaben der Eigenbetriebe richten sich nach deren jeweiliger Betriebssatzung. Vergabesummen sind analog dieser VBRL zu ermitteln.
3.2 Aufträge über freiberufliche Dienstleistungen
Für die Genehmigung der Beauftragung von freiberuflichen Dienstleistungen sind zuständig
a) bis zu einer Gesamtauftragssumme von 200.000 EUR: die Leitung der zuständigen zentralen Beschaffungsstelle5,
b) bis zu einer Gesamtauftragssumme von 500.000 EUR: die Leitung des Geschäftsbereiches6 dem die zuständige zentrale Beschaffungsstelle zugeordnet ist, c) bei einer Gesamtauftragssumme über 500.000 EUR:
4 Übertragung von weiteren Angelegenheiten auf den Oberbürgermeister durch den Stadtrat gem. Art. 37 Abs. 2 S. 1 GO sowie von Befugnissen auf weitere Bürgermeister und Gemeinderatsmitglieder gem. Art. 39 Abs. 2 Hs. 1 GO sowie Zustimmung des Stadtrates zur Übertragung von Befugnissen auf Gemeindebedienstete gem. Art. 39 Abs. 2 Hs. 2 GO und die Übertragung weiterer Vertretungsbefugnisse durch den Stadtrat auf die Werkleitung gemäß Art. 88 Abs. 2 Satz 1 Halbsatz 2 GO. 5 RA, ZD/3, H, UB. 6 OBM für RA, Ref. I/II für ZD/3, Ref. VI für H und UB sowie die WBG KOMMUNAL GmbH.
der Stadtrat bzw. der gemäß der Geschäftsordnung für den Stadtrat Nürnberg zuständige Ausschuss des Stadtrates,
d) im Falle von Nachträgen abweichend von Buchstabe c), wenn die Nachtragssumme 20 v.H. der vom Stadtrat genehmigten Vergabesumme (wobei die Vergabesumme einschließlich bereits genehmigter Nachtragssummen zu berechnen ist) nicht übersteigt, höchstens jedoch bis 500.000 EUR Nachtragssumme: die Leitung des Geschäftsbereiches dem die zuständige zentrale Beschaffungsstelle zugeordnet ist.
3.3 Aufträge über Leistungen im unmittelbaren Zusammenhang mit Baumaßnahmen
Für die Genehmigung der Beauftragung von Bauleistungen und von unmittelbar mit Baumaßnahmen im Zusammenhang stehenden Lieferungen (Waren) und Dienstleistungen, die nicht freiberufliche Dienstleistungen sind, sowie der Vergabe von unmittelbar mit Baumaßnahmen im Zusammenhang stehenden Konzessionen sind zuständig
a) bis zu einer Gesamtauftragssumme von 250.000 EUR: die Leitung der Baudienststelle7,
b) bis zu einer Gesamtauftragssumme von 500.000 EUR: die Leitung des Geschäftsbereiches dem die Baudienststelle zugeordnet ist8,
c) bei einer Gesamtauftragssumme über 500.000 EUR: der Stadtrat bzw. der gemäß der Geschäftsordnung für den Stadtrat Nürnberg zuständige Ausschuss des Stadtrates9,
d) im Falle von Nachträgen abweichend von Buchstabe c), wenn die Nachtragssumme 20 v.H. der vom Stadtrat genehmigten Vergabesumme (einschließlich bereits genehmigter Nachtragssummen) nicht übersteigt, höchstens jedoch bis 500.000 EUR Nachtragssumme: die Leitung des Geschäftsbereiches dem die Baudienststelle zugeordnet ist.
Sofern sich die Beauftragung eines Nachtrages zwingend aus dem laufenden Ausführungsablauf ergibt und eine Unterbrechung der Baumaßnahme für die Begutachtung und Prüfung des Nachtragsangebotes gem. dieser VBRL nicht hinnehmbar ist, kann eine Beauftragung „dem Grunde nach und vorbehaltlich der Preisprüfung durch RA/3-VMN“ erfolgen.
3.4 Aufträge über Lieferungen (Waren) und Dienstleistungen, Vergabe von Konzessionen
Für die Genehmigung der Beauftragung von Lieferungen (Waren) und Dienstleistungen, die nicht freiberufliche Dienstleistungen sind sowie der Vergabe von Konzessionen sind zuständig
a) bis zu einer Gesamtauftragssumme von 200.000 EUR: die Leitung der zuständigen Beschaffungsstelle,
b) bis zu einer Gesamtauftragssumme von 500.000 EUR: die Leitung des Geschäftsbereiches dem die zuständige Beschaffungsstelle zugeordnet ist,
c) bei einer Gesamtauftragssumme über 500.000 EUR: der Stadtrat bzw. der gemäß der Geschäftsordnung für den Stadtrat Nürnberg zuständige Ausschuss des Stadtrates,
7 H, UB, PBD 8 Ref. VI für H, UB, PBD 9 Der Bau- und Vergabeausschuss.
d) abweichend von Buchstabe c), die Leitung des Geschäftsbereiches, dem die zuständige zentrale Beschaffungsstelle zugeordnet ist, wenn im Falle von Nachträgen,
aa) bei zeitlich begrenzten Verträgen die Nachtragssumme 20 v.H. der vom Stadtrat genehmigten Vergabesumme (einschließlich bereits genehmigter Nachtrags-, Erweiterungs- und Preisanpassungssummen) nicht übersteigt, höchstens jedoch bis 200.000 EUR Einzelnachtragssumme.
bb) bei Verträgen mit unbestimmter Laufzeit die jährliche Nachtragssumme 20 v. H. der jährlichen vom Stadtrat genehmigten Vergabesumme (einschließlich bereits genehmigter Nachtrags-, Erweiterungs- und Preisanpassungssummen) nicht übersteigt, höchstens jedoch bis 200.000 EUR Einzelnachtragssumme.
3.5 Übertragung von Befugnissen
Die für die Genehmigung Zuständigen können ihre Befugnisse ganz oder teilweise schriftlich auf Beschäftigte ihres Zuständigkeitsbereiches übertragen.
3.6 Dringliche Anordnung gem. Art. 37 Abs. 3 GO
Dringliche Anordnungen gem. Art. 37 Abs. 3 GO zur Genehmigung von Beauftragungen werden von der Beschaffungsstelle unterschriftsreif vorbereitet und dem Oberbürgermeister über die Leitung des Geschäftsbereichs/1. Werkleiter vorgelegt.10
3.7 Verpflichtung11 (Auftragsschreiben)
Erklärungen, durch die die Stadt Nürnberg verpflichtet werden soll (Auftragsschreiben) dürfen außer durch den Oberbürgermeister und dessen Stellvertreter nur von den hierzu besonders Bevollmächtigten unterzeichnet werden12.
3.8 Dokumentation
Die Beschaffungsstelle erfüllt die vergaberechtlichen Dokumentationspflichten.
4 Aufhebung von Verfahren
Die Aufhebung eines Vergabeverfahrens wird analog einer Vergabe begutachtet. Bei einer Vergabesumme über 50.000 EUR ist Rpr zu unterrichten. Über die Aufhebung entscheidet die Leitung der Beschaffungsstelle.
5 Notstand
5.1 Begriffsdefinition
Ein Notstand im Sinne dieser VBRL liegt vor, wenn ein die öffentliche Sicherheit und Ordnung, das Leben und die Gesundheit von Menschen und Tieren, die Funktionsfähigkeit lebenswichtiger Einrichtungen und Anlagen, die technische Infrastruktur oder ein die Umwelt direkt gefährdender Zustand unvorhersehbar und plötzlich eintritt oder bevorsteht und zur Beseitigung oder Abwendung dieses sicherheitsgefährdenden Zustandes unverzüglich gehandelt werden muss (z.B. kurzfristig notwendige Reparaturarbeiten), weil eine vorübergehende Sperrung, Unterbrechung oder Stilllegung der Einrichtung nicht möglich ist.
10 Ziffer 001.22 Nr. 5 Handbuch der Verwaltung – HdV. 11 Umsetzung von Art. 38 Abs. 2 GO. 12 Art. 38 Abs. 2 S. 2 u. 3 GO.
5.2 Entfall von Begutachtung und Prüfung
Sofern es zur Abwendung gefährdender Zustände i.S.v. Nr. 5.1 erforderlich ist, können erforderliche Beschaffungen unter Beachtung der haushalts- und vergaberechtlichen Vorschriften ohne vorherige Begutachtung und Prüfung durchgeführt werden. Das Vorliegen des Notstandes ist zu begründen und zu dokumentieren.
5.3 Genehmigung und Verpflichtung
Für die Genehmigung13 und Verpflichtung14 ist unabhängig von der Auftragssumme die Leitung der jeweiligen Beschaffungsstelle ermächtigt.
5.4 Informationspflicht
Der Leitung des Geschäftsbereiches und dem gemäß der Geschäftsordnung für den Stadtrat Nürnberg zuständigen Ausschuss des Stadtrates ist die Beauftragung zeitnah zur Kenntnis zu bringen, wenn deren jeweilige Wertgrenzen gem. Nrn. 3.2, 3.3 und 3.4 erreicht werden.
6 Sondervorschriften
6.1 Besondere Ermächtigungen
Ohne Begutachtung und Prüfung gemäß dieser VBRL wird
a) die Feuerwehr (FW) ermächtigt die N-ERGIE, VAG, Deutsche Bahn AG, Deutsche Telekom AG sowie die sonstigen jeweils örtlich zuständigen Leitungsträger bei deren Baumaßnahmen mit der Mitverlegung von Leitungen für Zwecke der Feuerwehr zu beauftragen,
b) H ermächtigt, die N-ERGIE mit der Herstellung erforderlicher Hausanschlüsse zu beauftragen und Brennstoffe für Heizzwecke unter Ausnutzung der Marktlage unter Wettbewerbsbedingungen freihändig einzukaufen (Tagespreise), soweit der EU-Schwellenwert jeweils nicht überschritten wird.
6.2 Rahmenvereinbarungen
6.2.1 Bauunterhaltsarbeiten a) Rahmenvereinbarungen über Bauunterhaltsarbeiten können i.d.R. durch Beschränkte Ausschreibung nach Öffentlichem Teilnahmewettbewerb vergeben werden. Die Durchführung von Auf- und Abgebotsverfahren ist mit RA/3-VMN abzustimmen.
b) Aus Rahmenvereinbarungen über Bauunterhaltsarbeiten können je Auftrag Leistungen bis zu einem Höchstwert von 30.000 EUR abgerufen werden. Die Erteilung mehrerer Aufträge je Gewerk bei derselben Maßnahme zur Umgehung der Höchstgrenzen ist unzulässig.
c) Bauunterhaltsarbeiten, die in Ausnahmefällen nicht eindeutig bestimmt und beschrieben werden können und für die deshalb eine einwandfreie Preisermittlung nicht möglich ist, können auf der Grundlage von Rahmenverträgen bis zu den Höchstwerten gem. Buchstabe b) nach im Wettbewerb zustande gekommenen Verrechnungssätzen vergeben werden.
d) Für Bauunterhaltsarbeiten für die Rahmenvereinbarungen nicht bestehen oder bei denen der Höchstwert gem. Buchstabe b) überschritten wird sind Vergabeverfahren durchzuführen.
e) Maßnahmen des kleinen Bauunterhaltes sind grundsätzlich über die Rahmenvereinbarungen zu beauftragen.
13 Übertragung von weiteren Angelegenheiten auf den Oberbürgermeister durch den Stadtrat gem. Art. 37 Abs. 2 S. 1 GO sowie von Befugnissen auf weitere Bürgermeister und Gemeinderatsmitglieder gem. Art. 39 Abs. 2 1. Hs. GO sowie Zustimmung des Stadtrates zur Übertragung von Befugnissen auf Gemeindebedienstete gem. Art. 39 Abs. 2 Hs. 2 GO. 14 Umsetzung von Art. 38 Abs. 2 S. 2f GO.
f) Bei Baumaßnahmen, für die Zuwendungen gewährt werden sind die Bestimmungen der Zuwendungsgeber zu beachten. Der Abruf von Leistungen aus Rahmenvereinbarungen ist in der Regel unzulässig.
6.2.2 Lieferungen (Waren) und Dienstleistungen a) Die Rahmenvereinbarungskataloge der Stadt Nürnberg werden durch ZD/3 ausgeschrieben und sind dadurch kenntlich gemacht, dass die in den e-Katalogen aufgeführten Artikel farblich mit der Bezeichnung „Ausschreibung“ gekennzeichnet sind.
b) Lieferungen (Waren) und Dienstleistungen aus Rahmenvereinbarungen, die durch die Stadt Nürnberg ausgeschrieben wurden und als e-Kataloge im städtischen elektronischen Katalog-Shop-System eingestellt sind, müssen bei Bedarf und vorhandenen Haushaltsmitteln durch die Bestellberechtigten der Dienststellen und Eigenbetriebe abgerufen werden und können ohne weitere Formalitäten und Wertgrenzen über das Katalog-Shop-System direkt bestellt werden.
7 Qualitätssicherung
Die Umsetzung der VBRL überwachen unmittelbar die Vorgesetzten, mittelbar RA/3-VMN, ZD/3 und Rpr.
7.1 Grundsatzfragen
Zuständig für zentrale und grundsätzliche Fragen von Vergabe und Beschaffung sind RA/3-VMN und ZD/3. Erforderliche Beschlüsse werden vom Stadtrat erlassen.
7.2 Wettbewerbsbeschränkungen
Bei der Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungen ist alles zu unterlassen, was zu einer Beschränkung des Wettbewerbs führen könnte. Liegen Gründe vor, die eine Manipulation oder Verzerrung des Wettbewerbs vermuten lassen, sind die Leitung des zuständigen Geschäftsbereiches, die Leitung der Beschaffungsstelle, RA/3-VMN bzw. ZD/3 und Rpr unverzüglich zu unterrichten. Das gleiche gilt, wenn sich bei der Prüfung, Begutachtung und Wertung der Angebote Anhaltspunkte für eine Abrede ergeben.
Liegen die Gründe in einem Handeln eines oder einer Beschäftigten der Stadt Nürnberg, ist zunächst ausschließlich die zentrale Anlaufstelle für Korruptionsprävention bei Rpr zu informieren.
Die Bestimmungen der Richtlinie zur Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der öffentlichen Verwaltung (Korruptionsbekämpfungsrichtlinie - KorruR)15 bleiben unberührt.
7.3 Nicht ausgeräumte Begutachtungs- und Prüfungsbemerkungen
Nicht ausgeräumte Begutachtungs- und Prüfungsbemerkungen sind dem für die Genehmigung der Vergabe Zuständigen zur Kenntnis zu bringen. Wird Begutachtungs- und Prüfungsbemerkungen nicht entsprochen, ist dies im Rahmen der Vergabeentscheidung zu begründen und zu dokumentieren.
RA/3-VMN bzw. ZD/3 und, sofern es im bisherigen Verfahren beteiligt war, Rpr sind unverzüglich zu unterrichten.
7.4 Vergaberechtliche Klärungen
Vergaberechtliche Klärungen mit der Regierung von Mittelfranken (VOB- Stelle) führt bei Ausschreibungen, die im unmittelbaren Zusammenhang mit Baumaßnahmen stehen grundsätzlich RA/3-VMN durch. Bei EUweiten Verfahren, die im unmittelbaren Zusammenhang mit Baumaßnahmen stehen, ist RA/3-VMN im Falle von Rügen und Nachprüfungsverfahren unverzüglich zu beteiligen.
Im Übrigen liegt die Zuständigkeit vergaberechtlicher Klärungen bei ZD und RA.
15 Ziffer 010.40 Handbuch der Verwaltung – HdV.
8 Schlussbestimmungen
Die Verwaltung wird ermächtigt, diese VBRL redaktionell anzupassen, wenn dies aufgrund von Beschlüssen des Stadtrats – im Besonderen bezüglich der Geschäftsverteilung – oder aufgrund der Fortentwicklung des Vergaberechtes erforderlich ist.
Diese VBRL traten am 01.01.2018 in Kraft, zuletzt geändert in der Fassung vom 01.12.2022. Zugleich traten die Vergaberichtlinien der Stadt Nürnberg (VRL) und die Beschaffungsordnung der Stadt Nürnberg (BeschO) außer Kraft.