Bereich Ref. I

Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel Geschäftsbereich Referat I: 00002 Einführung eines Dokumentenmanagementsystems - Der konsumtive Ansatz enthält Personalkosten und ILV. - 1) Die bisherige elektronische Dokumentenverwaltung soll zu einer elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung weiterentwickelt werden und stufenweise bei der Stadt Nürnberg eingeführt werden. Aufgrund mittlerweile vorliegender Erkenntnisse und Erfahrungen wurde die Planung aktualisiert. Daher wur￾de auch die konkrete Kostenplanung dem Projektverlauf angepasst. In Bezug auf den Projektfortschritt, d.h. gemessen an der Anzahl der in Betrieb genommenen DMS-Nutzer, haben sich die Kosten im vorgesehenen Rahmen gehalten. Durch Verschiebungen im Projektverlauf werden im Jahr 2017 keine für das Jahr einge￾planten Finanzmittel benötigt. 2) Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss. 3) Kostenschätzung 4) keine 322 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 00004 Erneuerung der städtischen Telekommunikationsinfrastruktur, Netzwerkverteilerschränke 1) Die bisher eingesetzte klassische Technik der zentralen städtischen TK-Infrastruktur ist altersbedingt zu ersetzen. Aufgrund der technischen Entwicklungen werden für Anlagen in dieser Größenordnung nur noch Anlagen auf Basis der VoIP-Technik bereitgestellt. In den angemeldeten Beträgen sind die Mehrung der be￾nötigten Telefongeräte und die Software für die Verbindung zwischen den Telefonie- und herkömmlichen PC￾Funktionen beinhaltet. Hierbei ergibt sich eine große Abhängigkeit zum Datennetz. Aufgrund der Erfahrungen im Roll-Out von VoIP sind Anpassungen in der Technik notwendig. Dies betrifft insbesondere die Ausfallsicherheit, die Benutzerfreundlichkeit bei den Anrufübernahmegruppen sowie die Anbindung an das öffentliche Telefonnetz. Daneben ist der jährliche Zuwachs an neuen Telefonteilnehmern berücksichtigt. Hieraus ergibt sich ein zusätzlicher Bedarf von 118.773 €. Bei der ursprünglichen VoIP-Einführung war der Eigenbetrieb NüSt noch nicht berücksichtigt worden. Dies soll nun geschehen und ist mit zusätzlichen Kosten in Höhe von 244.100 € verbunden. Darin sind nicht ent￾halten evtl. Erweiterungen der WLAN- und LAN Infrastruktur. Dies wird von NüSt separat angemeldet. Die Leistungserbringung wird über primäre Verrechnungen (monatliche Leistungsverrechnung) an NüSt abge￾rechnet. Wegen größerer Verzögerungen und Schwierigkeiten beim Roll Out kann bis Jahresende nicht der volle Um￾fang realisiert werden. Da die Preisbindung Ende 2016 ausläuft ist in 2017 mit 15% höheren Preisen zu rechnen (Annahme). Der nicht zu realisierende Teil entspricht dem Finanzvolumen von 2016, so dass sich Mehrkosten in Höhe von 188.250 € ergeben. 2) Erhöhung der Gesamtkosten, wegen VoIP-Technik, Einführung VoIP bei NüSt und Preisaufschlägen. 3) Kostenschätzung 4) keine 323 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 00006 Finanzwesensoftware: Weiterentwicklung - Ohne SAP-Migration; wird zu einem späteren Zeitpunkt angemeldet. - 1) Nach Erledigung des Projektes „Weiterentwicklung Haushaltswirtschaft“ (Produkthaushalt) stehen für SKN weitere wichtige Projekte zum Erhalt der Funktionstüchtigkeit, dem Anschluss an Modernisierungen der stad￾teigenen IT und zur Prozessoptimierung sowie zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Vorschriften an. Bis 2018ff sind dies:  Archivierung: Auslagerung der Daten früherer Geschäftsjahre auf billigeren Archivspeicher mit lang￾samerer Zugriffsgeschwindigkeit. Nutzen: Bessere Performance des Systems, weniger hochverfüg￾barer Speicher im Online-Zugriff notwendig (Kostenersparnis), besserer Durchsatz bei der Datensi￾cherung (Zeit- und Kostenersparnis)  BIC Stufe 2 für H und BIC für UB: Das Baukostencontrolling ist in der Stufe 1 erfolgreich bei H für fremdvergebene Investitionsbaumaßnahmen in Pilotbereichen angelaufen. Es muss flächendeckend eingesetzt werden. Die Funktionalität muss auf Baumaßnahmen in Eigenregie und Pauschalmaß￾nahmen erweitert werden. Nutzen: Verbesserte Baukostenkontrolle (Kostenersparnis)  Anbindung Dokumentenmanagement: Das DMS, das derzeit stadtweit eingeführt ist wird mit den Fachfunktionen von SAP integriert. Bestimmte Prozesse z. B. der Rechnungseingang werden zen￾tralisiert und verbessert. Nutzen: Verbesserte Prozesse, bessere Performance, Speicherplatzer￾sparnis (Kostenersparnis)  Konzernbilanz: Zur Erfüllung der gesetzlichen Pflicht eine Konzernbilanz zu erstellen ist das SAP System entsprechend zu erweitern.  Ausbau des Berichtswesens (BI) Mit dem Produkthaushalt wurde das bisherige Standard-Berichts￾wesen in SAP-BW überführt. Das so entstandene Controlling Informationssystem wird weiter ausge￾baut und um weitere Informationsbereiche (z.B. Liegenschaftswesen, Gebäudemanagement, Bau￾controlling, ...) ergänzt. Es wird mit Hilfe von zeitgemäßen Instrumenten zum Management￾Informationssystem ausgebaut. Nutzen: Verbessertes Controlling (Kostenersparnis), transparentere Informationen. Der Ansatz in den Jahren 2015 bis 2017 wurde um 200000 erhöht u. a. wegen der Einführung von Business Objects.  Anbindung der Einkaufslösung: Das Einkaufsportal wird an das SAP System medienbruchfrei ange￾bunden. Nutzen: Einkaufsprozess optimiert (Kostenersparnis), Obligo transparent sichtbar (verbes￾sertes Controlling) 2) Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss. 3) Kostenansatz 4) keine 324 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 00704 Migration MS Office 2007 auf Office 2013 1) Für das stadtweit im Einsatz befindliche Office-Paket (Textverabeitung, Tabellen-kalkulation usw.) MS￾Office2007 stellt der Hersteller Microsoft die Pflege (Fehlerbereinigungen, Sicherheitsupdates) zum 09.10.2017 ein. Aus Gründen der IT-Sicherheit ist die Einführung einer aktuellen, vom Hersteller gepflegten Version des Office-Pakets zwingend erforderlich. Der Einsatz einer Open Source Office Software ist wegen der Unverträglichkeit mit diversen Fachverfahren (z.B. SAP, DMS,…) nicht möglich. Für die stadtweite Umstellung auf die aktuelle Office-Version (derzeit MS-Office2016 - Herstellersupport bis 2026) wird aufgrund aufwändiger Tests der Verbindungen von über 400 Fachverfahren bei den Dienststellen und Eigenbetrieben zu MS-Office und ggf. erforderlicher Einweisungen der Nutzerinnen und Nutzer ein Umstellungszeitraum von ca. zwei Jahren geschätzt. Die technischen Vorbereitungen wurden bei OrgA/IT im 3.Q/2015 begonnen. Im 2.Q/2016 soll die stadtweite Umstellung beginnen. 2) keine 3) Kostenansatz 4) keine 00761 Einführung der elektronischen Personalakte 1) Durch die zunehmende Digitalisierung der täglichen Arbeit in der Stadtverwaltung ergibt sich zwangsläufig die Frage der Veraktung elektronischer Dokumente. Derzeit erfolgt dies durch Zuführung eines Ausdrucks in die Papierakte. Durch den benötigten Platzbedarf, den Personalaufwand zum Einsortieren der Dokumente und die laufende „Betreuung“ der Akten sowie den teilweise hohen Suchaufwand innerhalb einer Akte für einen bestimmten Sachverhalt ist dies eine kostenintensive Form der Aktenführung. Zudem erfolgt regelmäßig ein gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Sachbearbeiter/innen. Im Fall der Aktenanforderung durch Externe (z. B. Gerichte, andere Dienstherrn) befindet sich die Akte außer Haus, ohne in diesem Zeitraum auf die Daten zugreifen zu können. Die Entscheidung zur Umstellung auf eine elektronische Personalakte folgt der grundsätzlichen Entscheidung des Stadtrates, die Stadtverwaltung papierloser zu gestalten. Dadurch wird auch die Basis für eine elektronische Sachbearbeitung geschaffen. 2) Neuaufnahme 3) Kostenannahme 4) keine 325 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 00762 Umbau Ehrenhalle inkl. Catering-Raum 1) Es handelt sich um eine Baumaßnahme im Gebäude Rathausplatz 2 als Folge der Implementierung eines Rathausinformationssystem im Rahmen der künftigen „Historischen Bildungsachse Burg – Fembohaus – Rathaus. Begleitend zur Planung und Gestaltung dieser stadtgeschichtlichen Dauerausstellung in der Eh￾renhalle werden in einem ersten Bauabschnitt die Ehrenhalle und angrenzende Bereiche in ihrer Substanz und Infrastruktur (Klima, Beleuchtung, Barrierefreiheit, Pfortenneugestaltung, Brandschutz, Sicherheit) zeit￾gemäß ertüchtigt. Dabei muss auch der bisherige Cateringbereich aufgrund der neuen Raumnutzung (Lüftungszentrale und künftige Haltestation des Personenaufzuges) in andere Räumlichkeiten des Gebäudes verlegt werden. Diese sind entsprechend zu ertüchtigen. 2) Neuaufnahme 3) Kostenberechnung 4) keine 326