Referat I/II

Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung Geschäftsbereich Referat I/II: 00002 Dokumentenmanagementsystem 1) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Einsatz und Rollout eines Dokumentenmanage￾mentsystems wurden im Rahmen des DMS-Einführungsprojektes geschaffen. DMS steht allen Dienststellen stabil und performant zur Verfügung. Das DMS-Einführungsprojekt wurde 2019 abgeschlossen. Der Basis￾Rollout wird Mitte 2022 abgeschlossen. Aktuell sind ca. 3.200 Anwenderinnen und Anwender an das DMS angeschlossen. Es zeigt sich jedoch, dass bis zu einer flächendeckenden digitalen Aktenführung in der ge￾samten Stadtverwaltung erhebliche organisatorische und technische Maßnahmen erfolgen müssen. Das DMS wird in den kommenden Jahren gemäß den Digitalen Fachstrategien und angemeldeten IT￾Maßnahmen weiter in den Dienststellen ausgerollt und weitere Fachverfahren zum Zwecke der digitalen Ak￾tenführung und des digitalen Workflowmanagements an das DMS angebunden. 2) Verlängerung der Maßnahme um 2 Jahre (Verschiebung der Mittel); geplantes Maßnahmenende: Ende 2026; Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss 3) Kostenschätzung 4) keine 5) nicht relevant 00004 Erneuerung der städtischen Telekommunikationsinfrastruktur 1) Im MIP-VoIP wurden für die Endausbaustufe 15.000 VoIP-Endgeräte angegeben. Aktuell sind unter der 231-xxxxx ca. 11.700 VoIP-Endgeräte bekannt, somit bleiben für die VoIP-Stufe II noch rund 3.300 VoIP-Endgeräte offen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass ca. 10% der VoIP-Endgeräte durch die klassische analoge Schnittstellentech￾nik versorgt werden müssen. Um die Telefonie der Standorte migrieren zu können, müssen diese netzwerktechnisch erschlossen werden. Dazu wird dezentrale Netzwerk-Technik (Switche und Verkabelung) benötigt. Viele der Standorte benötigen auch eine unterbrechungsfeie Stromversorgung (USV) und Klimatisierung der Verteilerräume. Darüber hinaus müssen die Büroräume mit Datenkabeln ausgestattet werden, da moderne Voice over IP￾Geräte nicht über die "alte" Telefon-Verkabelung angeschlossen werden können. 2) Reduzierung der Gesamtkosten, auf der Basis der kalkulierten Werte des Sachgebiets IT/NET nach dem ak￾tuellen Planungsstand, da Mittel teilweise auf die Maßnahme WLAN an ausgewählten J Standorten umge￾schichtet wurden. Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss 3) Kostenschätzung 4) keine 5) nicht relevant 351 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 00761 Einführung der elektronischen Personalakte 1) Durch die zunehmende Digitalisierung der täglichen Arbeit in der Stadtverwaltung ergibt sich zwangsläufig die Frage der Veraktung elektronischer Dokumente. Derzeit erfolgt dies durch Zuführung eines Ausdrucks in die Papierakte. Durch den benötigten Platzbedarf, den Personalaufwand zum Einsortieren der Dokumente und die laufende „Betreuung“ der Akten sowie den hohen Suchaufwand innerhalb einer Akte ist dies eine kosten￾intensive Form der Aktenführung. Zudem erfolgt regelmäßig ein gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Sachbe￾arbeiter/innen. Im Fall der Aktenanforderung durch Externe (z. B. Gerichte, andere Dienstherrn) befindet sich die Akte außer Haus, ohne in diesem Zeitraum auf die Daten zugreifen zu können. Die Entscheidung zur Um￾stellung auf eine elektronische Personalakte folgt der grundsätzlichen Entscheidung des Stadtrates, die Stadt￾verwaltung papierloser zu gestalten. Dadurch wird auch die Basis für eine elektronische Sachbearbeitung ge￾schaffen. Die Corona-Pandemie hat zuletzt gezeigt, wie drängend die Umstellung auf eine elektronische Sachbearbeitung auch im Personalbereich ist. Die ist u.a. Voraussetzung für effektive Home-Office Regelun￾gen auch nach Corona. Im Verlauf des Projektes hat sich herausgestellt, dass die für die E-Personalakte neben dem eigentlichen SAP-vollintegrierten Fachverfahren notwendigen Komponenten - SAP-Archiv und E-Signatur - nicht nur für das Personalamt relevant sind. Ebenso akut wird das SAP Archiv seitens IT-SKN im Zuge der SAP Migratio￾nen auf HANA/H4S4 und eine E-Signaturlösung wird von Rpr bei der elektronischen Rechnungseingangsbe￾arbeitung (VIM) obligatorisch und zeitnah gefordert. Ein Abgleich der grundsätzlichen Anforderungen hat stattgefunden, die Ausschreibung und anschließende Beschaffung kann und sollte gemeinsam erfolgen. Dadurch erhöht sich der in dieser MIP-Maßnahme ange￾setzte Mittelbedarf erheblich, da der Anwendungsbereich und die Nutzerzahlen (d.h. die Mengengerüste) die￾ser Komponenten weit über die ursprünglich angemeldeten Bedarfe des Personalamtes hinausgehen. 2) Erhöhung der Gesamtkosten, aufgrund einer aktualisierten Vorkalkulation, aus internen organisatorischen Entscheidungen zum Scanverfahren, sowie um die relevanten Komponenten SAP Archiv, E-Signatur, SAP Migration). Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss. 3) Kostenannahme 4) keine 5) nicht relevant 352 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 00873 Einführung der Plattform SAP HANA 1) Im Rahmen der Erfüllung gesetzlicher Vorschriften und dem Erhalt der Funktionstüchtigkeit des SAP-Systems stehen Maßnahmen zur Modernisierung incl. der Prozessoptimierung durch die Einführung der neuen Platt￾form SAP HANA an (SAP S/4HANA und SAP H4S4 (HCM). Seit der Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens von der Kameralistik auf die Doppik im Jahr 2005 setzen die Stadt Nürnberg und ein Teil der Eigenbetriebe die Software von SAP R/3 ein. Nach aktuellem Stand wird die Produktlinie Enterprise-Resource-Planning (ERP) bis zum Ende des Jahres 2027 seitens SAP abgekündigt. Die Abkündigung hat zur Folge, dass ab diesem Zeitpunkt keine Anpassungen mehr an die ak￾tuelle Gesetzeslage erfolgen und in den beteiligten Systemlinien verstärkt Sicherheitslücken entstehen wer￾den. Daher soll die aktuelle SAP ERP Software auf das Nachfolgeprodukt SAP S/4HANA umgestellt werden. Neben den Arbeiten, die zwingend für die Migration umzusetzen sind, liegt der Fokus auf der Nutzung von Optimierungspotenzialen und Innovationen, die für die Stadt Nürnberg einen hohen Mehrwert haben. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit ist es sinnvoll, diese Optimierungspotenziale und Innovationen im Rahmen des S/4HANA Projekts zu berücksichtigen und umzusetzen. Um die eigentliche Migration für den ERP-Teil finanziell und zeitlich näher bewerten zu können wurde in 2021 eine Vorstudie vorgeschaltet 2) Erhöhung der Gesamtkosten, aufgrund von Beratungsleistungen und Lizenzen und weitere Kosten des Pro￾jekts S/4 HANA und des Projekts H4S4-HANA. Anpassung an den voraussichtlichen Mittelabfluss. 3) Kostenberechnung 4) keine 5) nicht relevant 01180 Umzug des Rechenzentrums 1) Die Stadt Nürnberg plant, die Büroarbeitsplätze der IT im Jahr 2024 in das Gebäude „The Q“ umzuziehen. Der POA hat in seiner Sitzung am 16.6.2020 beschlossen, dass das Gebäude Stöpselgasse 4 danach einer anderen Verwendung zugeführt werden soll. Aus diesem Grund kann der Betrieb des Rechenzentrums 1 zu￾künftig nicht mehr wie bisher an diesem Standort stattfinden. Nach Prüfung aller Möglichkeiten wurde be￾schlossen, den Betrieb des primären Rechenzentrums zukünftig als "RZ-Housing" bei einem Provider zu be￾treiben. Dieser neue Provider-Standort wurde im Rahmen einer Ausschreibung ermittelt 2) Erhöhung der Gesamtkosten auf insgesamt 5,833 Mio. € u. a. aufgrund aktualisierter Zahlen der Feuerwehr für den Umzug des zentralen passiven Netzwerk-Infrastruktur-Knotens. Reduzierung des Ansatzes für das Jahr 2023 aufgrund von ausgabenbegrenzenden Maßnahmen. Anpassung an den voraussichtlichen Mittelab￾fluss. 3) Kostenannahme 4) keine 5) 2022 / ca. 2026 353 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 01189 Ausstattung hybrider Besprechungsräume 1) Die Stadt Nürnberg plant Besprechungsräume technisch in einem Umfang zu erweitern, dass so bald als möglich hybride Besprechungen durchgeführt werden können. Auch nach dem Ende der akuten Pandemie werden nicht immer alle Teilnehmer einer Besprechung vor Ort sein, ein Teil wird im Homeoffice oder von an￾deren Orten an Besprechungen teilnehmen. Durch die Implementierung hybrider Besprechungsräume soll einer veränderten Arbeitskultur Rechnung getragen und die Stadtverwaltung Nürnberg als attraktive Arbeitge￾berin gestärkt werden. Unter der Prämisse, dass pro Dienststelle mindestens ein Besprechungsraum bzw. bei jeder 2. Dienststelle ein weiterer Besprechungsraum auf hybride Nutzung nachgerüstet werden soll, ergibt sich eine Anzahl von ca. 120 umzurüstenden Besprechungsräumen. Die aktuelle Kostenschätzung orientiert sich an den Anschaffungskosten für die Musterausstattung eines multimediafähigen Raumes. Eine für die Kostenschätzung zugrunde gelegte "Einheitsausstattung" beläuft sich auf ca. 10.000 € je Besprechungsraum (86" Touch-Display, Lautsprechersystem, Kamerasystem, Multimedia-Anbindung, Rechner oder OPC￾System, Elektroverkabelung, Installation, Schulung). 2) Reduzierung der Gesamtkosten, aufgrund von Reduzierungen der Standards. Anpassung an den voraussicht￾lichen Mittelabfluss 3) Kostenannahme 4) keine 5) nicht relevant 01205 TheQ 1) Im Zuge der Transformation des ehemaligen Quelle Versandzentrums in ein gemischt genutztes Stadtquartier wird das Bestandsgebäude wieder in seine ursprünglichen Bauteile unterteilt. Der Nutzungsschwerpunkt im denkmalgeschützten Bestand des Bauteil 1 liegt auf Büro und Verwaltung in den Obergeschossen sowie Ein￾zelhandel und Gastronomie in den Erdgeschossbereichen. Die Stadt Nürnberg wird in 2024 mit rund 1.400 Mitarbeitenden dieses neu geschaffene Bürogebäude mit Teilen der Dienststellen J, SHA, DiP, IT, MI und BAM sowie einem Schulungszentrum und einem Mitarbeiter-Restaurant beziehen und dabei ein „Aktivitätsba￾siertes Bürokonzept (ABBK)“ vorfinden, wie es im POA in 01/2022 für die gesamte Stadtverwaltung beschlos￾sen wurde. Im Mietvertrag und der ergänzenden Bau- und Ausstattungsbeschreibung wurden die vom Ver￾mieter geschuldeten Leistungen (sogenanntes „Bausoll“) festgelegt, welche mit der Mietzahlung abgegolten werden. Darüber hinaus finden Investitionen in die Ausgestaltung des Gebäudes statt, die nicht Teil des Miet￾vertrages bzw. Mietpreises sind, vom Vermieter nach den Bedürfnissen der Stadt Nürnberg geplant und reali￾siert und daher von der Stadt Nürnberg selbst getragen werden. 2) Neuaufnahme 3) Kostenannahme 4) keine 5) Inbetriebnahme 2024 354 Erläuterung der Maßnahme: 1) Beschreibung und Begründung 3) Verbindlichkeit des Kostenansatzes der Maßnahme und des Mengengerüstes 2) Änderung gegenüber Vorjahres-MIP 4) Art der zweckgebundenen Drittmittel 5) Baubeginn/Baufertigstellung 01215 Unschlittplatz 7 a: Fassadensanierung 1) Das Unschlitthaus wurde im Jahr 1491 errichtet. Das Bauwerk wird als Einzeldenkmal in der Bayerischen Denkmalliste geführt. Die Nutzung des Unschlitthauses hat sich mehrfach geändert. 2021 wurde eine Not￾maßnahme begonnen. Aufgrund des Zustandes der Südfassade wurden weitere kurzfristige Sicherungsmaß￾nahmen zur Herstellung der Verkehrssicherheit notwendig. Für die Sanierung der Fassade wurde eine Kos￾tenobergrenze ohne BVK festgelegt. 2) Neuaufnahme 3) Kostenberechnung 4) keine 5) 2022 / 2025 355