Sachverhalt Anlage Digitalisierungsstrategie

DIGiN - Digitalisierungsstrategie

Stadt Nürnberg

31.7.2023

HERAUSGEBER: Stadt Nürnberg Gesundheitsamt Burgstraße 4 90403 Nürnberg

REDAKTION & GESTALTUNG: Daria Schulz - Digitalkoordinatorin Gesundheitsamt Nürnberg Libetha Schoofs – IT-Projekte & Fachverfahrensbetreuung Gesundheitsamt Nürnberg

Nürnberg 2023

Grußworte

Grußwort des Oberbürgermeisters Grußwort der Referentin für Umwelt und

Gesundheit

Der Öffentliche Gesundheitsdienst (ÖGD) ist in Nürnberg seit nunmehr 103 Jahren etabliert. Er Während der Corona-Zeit wurden erstmals in der nimmt vielfältige Aufgaben im Dienst der bundesdeutschen Geschichte sämtliche Gesundheit der Bürgerinnen und Bürger wahr. Strukturen auf Bundes-, Landes- und Der ÖGD orientiert sich an den prioritären kommunaler Ebene mit einer weltweiten Bedarfen der Bevölkerungs-gesundheit. So Pandemie konfrontiert. Die damit verbundenen auch in der COVID-19-Pandemie, die Aufgaben haben auch den Öffentlichen gleichsam als Katalysator gewirkt hat. Damit Gesundheitsdienst - ÖGD - enorm gefordert. Auf wurde der ÖGD in die digitale Zukunft das Handling einer weltweiten Pandemie waren katapultiert. In Rekord-Tempo und unter die digitalen Strukturen nicht vorbereitet. Pandemie-Bedingungen wurden die Obgleich oft technische Hindernisse das Tempo Gesundheitsämter bundesweit digitalisiert. bremsten, gelang es unserem Nürnberger Gesundheitsamt in kürzester Zeit die Dieser Erfolg wird jetzt nach der Pandemie Datenerfassung von der Excel-Tabelle in verstetigt: Der ÖGD und seine digitale leistungsstärkere, digitale Formate zu bringen. Transformation wurde durch den Freistaat Bayern Mitte 2020 durch die Schaffung speziell Diese Erfahrungen aus drei Jahren Arbeiten im zuständiger Abteilungen und Sachgebiete auf Praxistest und unter dem anfänglich stets Staats- und Landesebene wesentlich gestärkt präsenten Prinzip von Versuch und Irrtum fließen und unterstützt. Damit sind erste Meilensteine nun in die Rahmenstrategie „Digitalisierung für erreicht worden, um weitere Projekte auf allen den öffentlichen Gesundheitsdienst“ mit ein. Ebenen der Gesundheitsverwaltung Durch die gemeinsamen Anstrengungen zur anzuschieben. Einheitliche digitale Lösungen Bewältigung der Pandemie haben wir im ÖGD sollen die Vorbereitung auf weitere Krisenfälle nun die einmalige Chance zur Einbeziehung der erleichtern. Die Schaffung einer einheitlichen Expertise aller organisatorischer Ebenen. Softwarelandschaft für alle ÖGD-Player auf Im Zuge der digitalen Transformation dient die Grundlage der in der Corona-Pandemie Rahmenstrategie Digitalisierung für den ÖGD erworbenen Expertise auf sämtlichen Ebenen den unteren und höheren Gesundheitsbehörden ist Kern der Rahmenstrategie Digitalisierung. als Kompass für die notwendigen In dem Zuge danke ich allen Mitarbeiterinnen Weichenstellungen und zeigt wesentliche und Mitarbeitern des ÖGD und insbesondere bayernweite Ziele und Maßnahmen auf. den Mitarbeitenden des Gesundheitsamtes Ich bedanke mich bei allen Beteiligten für das Nürnberg, die für dieses Ziel bereits unterwegs bisher Geleistete und wünsche weiterhin viel sind und wünsche gutes Gelingen! Kreativität bei der Ausgestaltung der Digitalisierung des ÖGD zum Wohle aller.

Grußworte

Grußwort des betriebswirtschaftlichen Leiters Grußwort des medizinisch-fachlichen

des Gesundheitsamtes Leiters des Gesundheitsamtes

Als betriebswirtschaftlicher Leiter des Die überstandene Corona-Pandemie hat die Gesundheitsamts Nürnberg freue ich mich sehr wichtige Rolle des Öffentlichen Gesundheitsdarüber, dass die während des Krisen- dienstes für unsere Stadtgesellschaft deutlich vor Management erworbenen Erfahrungen im Augen geführt. Einen Infektionsausbruch dieses digitalen Raum nun in eine leistungsfähige Ausmaßes hatte kein Akteur auf dem Schirm. Ich Digitalisierungsstrategie für unser Nürnberger persönlich hatte den Beginn der Pandemie als Gesundheitsamt Eingang gefunden haben. Leiter des Gesundheitsamts Ingolstadt erlebt. Denn aus meiner Sicht hat die Pandemie wie Zum Krisen-Manager wurde der ÖGD ernannt – mit einem „Lackmus-Test“ gezeigt, wo wir im und nicht die niedergelassene Ärzteschaft oder ÖGD noch nachlegen müssen und nachlegen die Krankenhäuser der einzelnen Regionen. Die können: Wir benötigen digitale, vernetzte Expertise nahm mit jedem Monat der Pandemie Strukturen, in denen wir nicht nur weitere zu. Gleichsam aus der puren Notwendigkeit zum Infektionsgeschehen abbilden können, sondern Erfolg gezwungen, wurde der ÖGD dabei immer auch für neue Herausforderungen gerüstet sind leistungsfähiger und stärker. Letztlich hat die wie beispielsweise für ein digitales Hitze- Corona-Krise gezeigt, dass eine nachhaltige Management, eine digital basierte Gesund- Aufrüstung des Öffentlichen Gesundheitsheitsberichterstattung, mehr Möglichkeiten für dienstes als eine unverzichtbare Säule des flexibles und mobiles Arbeiten und viele weitere Gesundheitswesens dringend geboten ist. Darin digitale Lösungen, die letztlich der Gesundheit inkludiert ist der Entscheidungsfindungsprozess unserer Stadtbevölkerung dienen. zur Digitalisierung. Der Bund stellte über die vier Die digitalen Möglichkeiten sind groß – es gilt, Milliarden Euro hinaus zu diesem Zweck bereits sie im bayernweiten Dialog dergestalt zu im Jahr 2020 Finanzhilfen in Höhe von 50 bündeln, dass ein einheitliches, stabiles Millionen Euro zur technischen Modernisierung Instrumentarium dabei entsteht, das uns für des ÖGD zur Verfügung. künftige Gesundheitskrisen ausstattet und für Mein Fazit: Wir sind im ÖGD auf einem guten weitere Notsituationen wappnet. Weg, die Bevölkerungsgesundheit in Viele Mitarbeitende sind bereits mit diesen Deutschland auch jenseits der aktuellen und Aufgaben befasst und tragen mit ihrem künftigen Ausbruchssituationen zu schützen und Engagement zur Digitalisierung des ÖGD bei. zu fördern. Allen Beteiligten wünsche ich die Ihnen gilt mein herzlicher Dank. Kraft zum Durchhalten und zum steten Dialog mit allen anderen Akteuren.

Inhalt

Abkürzungsverzeichnis....................................................................................................................7 1. Auf dem Weg zum digitalen Gesundheitsamt ...........................................................................8 Definition digitale Transformation ......................................................................................8 Gestaltung des Übergangs durch aktives Change-Management ....................................... 8 Entwicklung einer maßgeschneiderten Strategie ...............................................................8 2. Lokale Herausforderungen .......................................................................................................9 Bundesebene ....................................................................................................................9 Landesebene ..................................................................................................................1 0 Kommunale Ebene & Besonderheiten als kommunales Gesundheitsamt ........................ 10 Das Gesundheitsamt der Stadt Nürnberg ........................................................................ 11 3. Vision und Ziele ......................................................................................................................1 2 Langfristige Vision ........................................................................................................... 12 3.1.1. Transformation Map ................................................................................................. 12 Digitalisierungsziele des DIGiN-Projektes ....................................................................... 13 3.2.1. Benennung SMARTer Ziele...................................................................................... 14 4. Definition von Teilprojekten und Aufgabenbereichen .............................................................. 15 Schwerpunktsetzung ....................................................................................................... 15 Prozessmodellierung ....................................................................................................... 15 E-Akte .............................................................................................................................1 5 IT-Sicherheit ISMS .......................................................................................................... 16 Automatisierung .............................................................................................................. 16 Spracherkennungssoftware ............................................................................................. 16 Krisenmanagement ......................................................................................................... 16 5. Berücksichtigung & Einbindung der Mitarbeitenden ................................................................ 17 Ausgangslage nach der Corona-Pandemie ..................................................................... 17 Wissensvermittlung und aktives Change-Management ................................................... 17 Einbindung der Mitarbeitenden im DIGiN-Projekt ............................................................ 18 6. Interne und externe Kollaboration ........................................................................................... 19 Interne Kollaboration im Gesundheitsamt ........................................................................ 19 Interne Kollaboration in der Stadtverwaltung der Stadt Nürnberg .................................... 20 Externe Kollaborationen im ÖGD .................................................................................... 20 Externe Kollaborationen mit weiteren Stakeholdern ........................................................ 20 7. Prozessdigitalisierung ............................................................................................................ 21 Prozessmanagement in der Stadtverwaltung der Stadt Nürnberg ................................... 21 Gemeinschaftliche Prozesserfassung mit den Mitarbeitenden ......................................... 21

8. Software, Daten, Interoperabilität ........................................................................................... 22 Softwaresysteme und Softwarelandschaft ....................................................................... 22 Schnittstellen ...................................................................................................................2 3 Datenanalyse und Berichterstattung ................................................................................ 24 Anforderungen und Dokumentation ................................................................................. 24 Datenschutz ....................................................................................................................2 4 9. IT-Bereitstellung .....................................................................................................................2 5 IT-Arbeitsplatz .................................................................................................................2 5 Anwendung IT-Service Prozesse .................................................................................... 25 10. IT-Sicherheit .......................................................................................................................2 6 IT-Sicherheitsmanagement .......................................................................................... 26 Umgang mit IT-Sicherheitsrisiken und Angriffen .......................................................... 26 Identitäts- und Zugangsmanagement ........................................................................... 26 11. Bürgerzentrierung ...............................................................................................................2 7 12. Ausblick in die Zukunft ........................................................................................................ 28

Abkürzungsverzeichnis

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

AÖGW Akademie für öffentliches Gesundheitswesen BMG Bundesministerium für Gesundheit BPMN Business Process Model and Notation DEMIS Deutsches Elektonisches Melde- und Informationssystem für den Infektionsschutz DIGiN Digitalisierung Infektionsschutz Gesundheitsamt in Nürnberg DMS Dokumentenmanagementsystem DSFA Datenschutzfolgeabschätzung ELFA Ein-Land-für-alle ePA elektronische Patientenakte GMK Gesundheitsministerkonferenz INSEK integriertes Stadtentwicklungskonzept ISA Ansprechpartner für Informationssicherheit ISB Informationssicherheitsbeauftragter ISMS Information Security Management System KFW Kreditanstalt für Wiederaufbau KIM Kommunikation im Medizinwesen LGL bayerisches Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit MS Meilenstein ÖGD Öffentlicher Gesundheitsdienst OZG Onlinezugangsgesetz ReDiGe Reifegradmodell für die Unterstützung des "Paktes für den Öffentlichen Gesundheitsdienst" RKI Robert-Koch-Institut RPA Robotic-Process-Automation StMGP bayerisches Staatsministerium für Gesundheit und Pflege TI Telematikinfrastruktur TOM technische und organisatorische Maßnahmen VSDM Versichertenstammdaten-Management

Auf dem Weg zum digitalen Gesundheitsamt

1. AUF DEM WEG ZUM DIGITALEN

GESUNDHEITSAMT

Der Wandel ist das Gesetz des Lebens, und wer nur auf die Vergangenheit oder die Gegenwart schaut, verpasst die Zukunft

• John F. Kennedy

Definition digitale Transformation

„Unter einer Transformation wird ein grundlegender Wandel verstanden […] Jede Transformation ist ein längerfristiger, mehrere Jahrzehnte andauernder Lern- und Suchprozess, der mit vielen Unsicherheiten verbunden ist. Er kommt erst dann zum Abschluss, wenn sich neue Systemstrukturen dauerhaft etabliert und stabilisiert haben.“ (Quelle: Was ist eigentlich ... Transformation? | Deutsches Institut für Urbanistik (difu.de))

Wie dieses Zitat zum Ausdruck bringt, ist Transformation ein komplexes Konstrukt ohne ein konkretes Zielbild. Vielmehr bildet Transformation ein Netz als Verknüpfung vieler einzelner Bausteine und Elemente.

Gestaltung des Übergangs durch aktives Change-

Management

Um die digitale Transformation eines Gesundheitsamtes positiv zu gestalten, benötigt es eines qualifizierten Projektmanagements mit multiprofessioneller Beteiligung aller Akteure. Zur nachhaltigen Etablierung digitaler Entwicklungen (Trends) bedarf es dabei eines aktiven Changemanagements, welches angepasst auf die verschiedenen Bedürfnisse und Prozesse eingeht.

Entwicklung einer maßgeschneiderten Strategie

Das Gesundheitsamt der Stadt Nürnberg hat sich bei der Entwicklung einer individuellen Digitalisierungsstrategie am Leitbild „digitales Gesundheitsamt 2025“ orientiert, ohne die besonderen örtlichen Gegebenheiten aus dem Blick zu verlieren. Dabei dient der ÖGD-Pakt mit seinen spezifischen Vorgaben zur Ausgestaltung als Sprungbrett in die Digitalisierung.

2. LOKALE HERAUSFORDERUNGEN

Der föderale Staatsaufbau Deutschlands stellt für Digitalisierungsprojekte öffentlicher Organisationen eine besondere Herausforderung dar. Hierbei sind unterschiedliche Entscheidungsebenen und mögliche Parallelitäten zu beachten.

Bundesebene

Die Vorgaben des Bundes sind unter Digitales Gesundheitsamt: Förderaufruf 2022 (gesundheitsamt-2025.de) zu finden. Bei den Vorgaben des Bundes sind insbesondere die Entwicklungen bei dem deutschen elektronischen Melde- und Informationssystem für den Infektionsschutz (DEMIS), Telematikinfrastruktur (TI) und der ÖGD-Kernanwendung zu berücksichtigen.

DEMIS wird vom Robert-Koch-Institut (RKI) in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für Gesundheit (BMG), der gematik und Frauenhofer FOKUS bereitgestellt. Mit diesem System wird die Übermittlung und Verarbeitung von Meldungen über auftretende Infektionskrankheiten in digitaler Form vollzogen. Dies beinhaltet die Notwendigkeit der Anbindung von Teststellen, Apotheken, Ärzten und Einrichtungen. Das Ziel ist die Gesundheitsämter von manuellen Meldungen, insbesondere per Fax, zu entlasten.

Die Einbindung des Gesundheitsamts in die TI zielt auf die Nutzung von Kommunikation im Medizinwesen (KIM), das Versichertenstammdaten-Management (VSDM), die elektronische Patientenakte (ePA) und später den TI-Messenger ab.

Zu berücksichtigen ist ferner die Entwicklung zur bundeseinheitlichen Kernanwendung zum Meldeverfahren für den Infektionsschutz, unter der Voraussetzung notwendiger Schnittstellen für die bestehenden Softwarestrukturen der Gesundheitsämter, so wie auf der Gesundheitsministerkonferenz (GMK) vom 16.5.2022 gefordert.

Landesebene

Die Vorgaben des Landes sind in der Rahmenstrategie Digitalisierung für den Öffentlichen Gesundheitsdienst zu finden. Dabei ist insbesondere die Umsetzung der Leistungen nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG), der Ein-Land-für-alle- (ELFA) und Landes-Maßnahmen für das Gesundheitsamt zu berücksichtigen.

Die in der Tabelle aufgeführten Maßnahmen auf Landesebene sind von Gesundheitsämtern zu berücksichtigen, um Doppelarbeiten zu vermeiden und Kapazitäten zur Einführung zur Verfügung stellen zu können, wenn die Module bereitgestellt werden.

Kommunale Ebene & Besonderheiten als

kommunales Gesundheitsamt

Die Stadt Nürnberg definiert Digitalisierung als „weit mehr als die Umwandlung analoger Vorgänge in Bits und Bytes. Die digitale Transformation führt zu tiefgreifenden Veränderungen für Gesellschaft und Wirtschaft. Wegen der erheblichen Auswirkungen der Digitalisierung auf das Gemeinwesen wurde die Dachstrategie „Digitales Nürnberg“ in Form eines integrierten Stadtentwicklungskonzepts (INSEK) entwickelt. […] Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Von diesem Grundverständnis geht die Nürnberger Digitalstrategie aus. Digitalisierung soll dazu dienen, die Lebensqualität der Menschen zu verbessern. Entsprechend sind die Ziele der Dachstrategie formuliert.“

Die Stadt Nürnberg gibt von zentraler Stelle aus Rahmenstrategien, IT-Komponenten und einheitliche Anwendungen für alle Ämter vor. In der Stadt Nürnberg sind bei der zentralen IT Kundenmanager für jede Dienststelle benannt, die als zentrale Ansprechpartner und Vermittler für IT und Digitalisierungsvorhaben fungieren.

Die Stadt Nürnberg hat schon vor Beginn der Corona-Pandemie entschieden, für jedes Referat und Dienstelle eine/n Digitalkoordinator/in einzustellen. Die Digitalkoordinatoren sind in den Dienststellen zentrale verantwortliche Ansprechpartner für Digitalisierungsmaßnahmen und innerhalb der Stadtverwaltung untereinander vernetzt. Im Zuge dessen hat das Gesundheitsamt der Stadt Nürnberg im Sommer 2022 eine entsprechende Stelle ausgeschrieben und besetzen können.

Das Gesundheitsamt der Stadt Nürnberg

Das Gesundheitsamt der Stadt Nürnberg als kommunales Amt ist das zweitgrößte und das älteste in Bayern. Es wurde 1920 gegründet und feierte dieses Jahr sein 103-jähriges Jubiläum. Die Führung des Gesundheitsamtes besteht aus einer Doppelspitze aus medizinisch-fachlicher und betriebswirtschaftlicher Leitung. Die rund 200 Mitarbeitenden sind auf verschiedenen Standorten über das Stadtgebiet verteilt.

Neben medizinisch-fachlichen Abteilungen gibt es zwei Fachbereiche für Verwaltungsaufgaben. In der Abteilung Digitales und Recht ist die hausinterne IT-Abteilung mit der Digitalkoordination angesiedelt.

3. VISION UND ZIELE

Digitale Transformation bedarf eines Zielraums der alle einzelnen Ziele umfasst und dabei Platz für Entwicklung und neue Trends lässt. Dieser Zielraum ist die Vision für das digitale Gesundheitsamt der Stadt Nürnberg. Danach soll vernetzt gearbeitet werden und alle Daten digital zur Verfügung stehen. Das digitale Konzept soll mit Leben gefüllt und durch digitale Initiativen vorangetrieben werden. Durch die Inklusion aller Mitarbeitenden wird eine vielfältige und lebendige digitale Organisationskultur ermöglicht.

Langfristige Vision

Perspektivisch betrachtet soll diese hier vorliegende Digitalisierungsstrategie hinsichtlich der Zielerreichung regelmäßig geprüft, evaluiert und nachgesteuert werden. Ebenso werden die einzelnen Digitalisierungsmaßnahmen priorisiert und einem stetigen Monitoring unterzogen sowie eine entsprechende Steuerung und Interventionsmechanismen werden etabliert. Das Gesundheitsamt Nürnberg agiert im digitalen Kontext nicht allein, sondern arbeitet sowohl intern als auch extern über alle Ebenen hinweg vernetzt.

Für die Digitalisierung soll ein adäquates Budget festgelegt und regelmäßig angepasst werden. Die Umsetzung der einzelnen Digitalisierungsmaßnahmen erfolgt entsprechend ihrer Priorisierung und der zur Verfügung stehenden Mitteln aus dem Digitalisierungsbudget. Die Beschaffung von Hardware, Software als auch von Dienstleistungen hat entsprechend der gesetzlichen und städtischen Vergaberegelungen zu erfolgen.

3.1.1. Transformation Map

Um die langfristige Vision lenken und steuern zu können bedarf es eines Fahrplans in Form einer Transformation Map. Diese veranschaulicht grafisch den Entwicklungsverlauf mit einzelnen Bausteinen, Vorstufen und Übergängen.

Digitalisierungsziele des DIGiN-Projektes

Im Rahmen des Pakts für den ÖGD wird vom BMG die Digitalisierung der Gesundheitsämter gefördert. Das Gesundheitsamt Nürnberg hat dazu von der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KFW) eine Förderzusage für das Projekt „Digitalisierung Infektionsschutz Gesundheitsamt in Nürnberg“ (DIGiN) mit dem Förderkennzeichen BY-P512MP10141 mit folgenden Auflagen erhalten: ̶ Verwendungszweck: Digitalisierung des ÖGD in der Projektlaufzeit ̶ Förderzeitraum: 1.10.2022 – 30.09.2024 ̶ Erreichen der ergebnisrelevanten Meilensteine ̶ Projektberichterstattung zu den definierten Zeitpunkten ̶ Berücksichtigung der Vorgaben von Bund und Land

Die ergebnisrelevanten Meilensteine und die Projektberichterstattung orientieren sich am Reifegradmodell für die Unterstützung des „Pakts für den Öffentlichen Gesundheitsdienst“ (ReDiGe) unter https://gesundheitsamt-2025.de/digitalisierung/reifegradmodell. Das Reifegradmodell benennt folgende acht Dimensionen: ̶ Digitalisierungsstrategie ̶ Mitarbeitende ̶ Prozessdigitalisierung ̶ IT-Sicherheit ̶ IT-Bereitstellung ̶ Bürger*innenzentrierung ̶ Zusammenarbeit ̶ Software, Daten, Interoperabilität Es sind Digitalisierungsmaßnahmen in allen Dimensionen notwendig, um die Ziele zu erreichen. Die im Gesundheitsamt Nürnberg geplanten Maßnahmen werden in den folgenden Kapiteln dargestellt.

Das Hauptziel des DIGiN-Projekts ist, in den Dimensionen Digitalisierungsstrategie, Prozessdigitalisierung und IT-Sicherheit die Stufe 3 Mindestanforderung „Gesundheitsamt 2025“ im Reifegradmodell zu erreichen. In allen anderen Dimensionen soll eine möglichst hohe Reife erreicht werden. Die Projektleitung im Gesundheitsamt Nürnberg hat die Digitalkoordination inne.

Folgende Meilensteine (MS) sind einzuhalten: ̶ MS1 (Projekt-MS1): Aus der Digitalisierungsstrategie sind für alle relevanten Organisationseinheiten konkrete Maßnahmen abgeleitet (31.07.2023) ̶ MS2 (Projekt-MS4): Kurse zu Digitalisierung und Sensibilisierung, Datenschutz und digitale Zusammenarbeit sind durch die Personalentwicklung angeboten (31.08.2023) ̶ MS3 (Projekt-MS18): Ermöglichung von Pilotnutzung für neue, potentialreiche Software (31.03.2024) ̶ MS4 (Projekt-MS12): Maßnahmen aus dem Sicherheitskonzept wurden in der Praxis vollständig umgesetzt und deren Umsetzung wird regelmäßig kontrolliert (30.06.2024)

Zum 31.12.2022 wurden in allen Dimensionen nur niedrige Stufen im Reifegradmodell erreicht.

Fette Darstellung bei Ziel (Stufe): Muss Kriterium

3.2.1. Benennung SMARTer Ziele

Zur Erreichung der aufgeführten Ziel-Zustände des Reifegradmodells sind individuelle Ziele zu benennen. Hierzu dient das SMART-Kriterienraster, welches die Erreichbarkeit und Überprüfbarkeit sicherstellen soll.

Spezifisch

Den digitalen Reifegrad nach dem Reifegradmodell erhöhen

Messbar

Reifegrad Stufe 3 erreichen

Attraktiv

Entlastung für Mitarbeiter durch Digitalisierung und Automatisierung erreichen; Bürgerzentrierung einführen

Realistisch

Reifegrad in den Dimensionen Digitalisierungsstrategie, Prozessdigitalisierung und Informationssicherheit erhöhen

Terminiert

Zum 30.09.2024 muss der Reifegrad 3 erreicht sein

Definition von Teilprojekten und Aufgabenbereichen

4. DEFINITION VON TEILPROJEKTEN UND

AUFGABENBEREICHEN

Entsprechend der Vorgaben des ÖGD-Paktes und der festgelegten Ziel-Dimensionen zur Erhöhung des Reifegrades wurden für das DIGiN-Projekt konkrete Digitalisierungsmaßnahmen definiert. Für die Umsetzung der Maßnahmen wurde eine eigene Prioritätenliste erstellt.

Schwerpunktsetzung

Gemäß den Richtlinien des ÖGD-Paktes erfolgt im DIGiN-Projekt eine Schwerpunktsetzung auf den Infektionsschutz. Diese Schwerpunktsetzung kommt durch die verstärkte Umsetzung von Einzelmaßnahmen als auch durch die Pilotierung größerer digitaler Projekte in dem genannten Bereich zum Tragen. So wurde in einem ersten Schritt eine Software zur digitalen Terminvereinbarung eingeführt. Diese soll langfristig durch eine mit der Software kompatible digitale Aufrufanlage vor Ort erweitert werden.

Daneben sollen die Kontaktmöglichkeiten und die Informationsgewinnung mit dem Bürger über datenschutzkonforme Online-Dienste ausgebaut werden. Außerdem sind die OZG-Leistungen der digitalen Infektionsschutzbelehrung und Trinkwasseranmeldung umzusetzen.

Prozessmodellierung

Zur nachhaltigen Etablierung eines professionellen Prozessmanagements und eines begleitenden Change-Managements wurde eine dedizierte Stelle in der IT des Gesundheitsamts geschaffen und frühzeitig besetzt.

In einem ersten Schritt wird eine Prozesslandkarte aller Kernprozesse im Gesundheitsamt erstellt. Die Erstellung erfolgt unter Einbindung der Mitarbeitenden des Gesundheitsamtes in Form von Workshops und in Zusammenarbeit dem Amt für Digitalisierung und Prozessorganisation. Anhand der Prozesslandkarte werden einzelne Prozesse weiter untersucht, um Digitalisierungspotenziale zu ermitteln. Dafür werden Ist-Zustände erhoben und Soll-Prozesse definiert.

Um die Vernetzung bezüglich Prozesserfassung, -modellierung und darstellung zu stärken, wird kontinuierlich an regionalen und überregionalen Austauschen mitgewirkt.

E-Akte

Zur Realisierung der Anforderung des Reifegradmodells zum Einsatz eines e- Akten-Systems wird das von der Stadt per Anordnung des Oberbürgermeisters vorgegebene Dokumentenmanagement-System (DMS) eingeführt. Der Basisrollout mit der Bereitstellung des Systems ist abgeschlossen, der fachliche Rollout folgt in Abhängigkeit von der Schnittstelle zur Fachanwendung.

Um die Mitarbeitenden an die digitale Schriftgutverwaltung heranzuführen, wurde speziell für das Gesundheitsamt ein Schulungskonzept erstellt, welches den multiprofessionellen Nutzerprofilen Rechnung trägt.

Definition von Teilprojekten und Aufgabenbereichen

IT-Sicherheit ISMS

Die Umsetzung der IT-Sicherheit hat entsprechend der Leitlinie zur Informationssicherheit der Stadt Nürnberg und in Zusammenarbeit mit dem städtischen Informationssicherheits-beauftragten (ISB) zu erfolgen.

Automatisierung

Um wiederkehrende und zeitintensive Prozessschritte zu reduzieren, sollen diese durch Automatisierung abgedeckt werden. Hierzu soll ein System der Robotic-Process-Automation (RPA) zum Einsatz kommen. Dafür wird ein stadtweites System verwendet werden, um mögliche Synergieeffekte mit anderen Dienststellen nutzen zu können. Auch branchenbezogene Synergieeffekte zu anderen Gesundheitsämtern sollen durch Austausch und Kooperation ermittelt und verwertet werden.

Spracherkennungssoftware

Die Erstellung der Transkription medizinischer und psychiatrischer Gutachten ist mit hohem Zeitaufwand verbunden. Die Automatisierung dieser Tätigkeit durch die Einführung einer Spracherkennungssoftware hat dadurch einen hohen Nutzen für das Gesundheitsamt und ist entsprechend zu priorisieren. Hierbei wird ein für Gesundheitsämter und regionale Gesundheitsorganisationen übliches System angestrebt, um Synergieeffekte nutzen zu können. Zur Realisierung des Beschaffungsvorhabens wurde ein Projektteam gegründet, welches mit agilen Projektmethoden und dem Einsatz digitaler Tools arbeitet.

Krisenmanagement

Um der Schwerpunktsetzung des DIGiN-Projektes auf den Infektionsschutz Rechnung zu tragen, wurde ein Teilprojekt „Krisenmanagement“ zur Erhöhung der Prepardness definiert. Dafür soll ein Softwaresystem zum Krisenmanagement beschafft, installiert und eingesetzt werden. Dabei soll das in der Stadt bereits vorhandene Alarmierungstool, ergänzt um ein kompatibles System für Krisenmanagement zum Einsatz kommen. Mit dem System sollen Krisenszenarien und deren Bearbeitung vorbereitend modelliert werden.

Berücksichtigung & Einbindung der Mitarbeitenden

5. BERÜCKSICHTIGUNG & EINBINDUNG DER

MITARBEITENDEN

Digitale Transformation mit der Entwicklung passender Lösungen kann nicht am Reißbrett gelingen. Vielmehr bedarf es der Einbindung, Berücksichtigung und Aktivierung der Nutzenden als Experten der Anwendungsfälle um Digitalisierung mit Leben zu füllen und nachhaltig zu entfalten. Im Gesundheitsamt Nürnberg zeichnet sich die Belegschaft durch eine Vielzahl verschiedener Professionen und Werdegänge aus, die den Prozess der digitalen Transformation bereichern.

Ausgangslage nach der Corona-Pandemie

Durch die hohe Personalfluktuation und Regelungsdichte entstand in der Pandemie die Notwendigkeit der Schaffung eines eigenen Wissensmanagements durch eigenes Personal und digitale Tools. Im Rahmen des ÖGD-Paktes wird dieses vertraute und etablierte Vorgehen verstetigt.

Wissensvermittlung und aktives Change-

Management

Im Rahmen des ÖGD-Paktes konnte eine Stelle für Wissens- und Changemanagement dauerhaft in der IT-Abteilung des Gesundheitsamtes geschaffen werden. Diese konnte mit einer Fachkraft besetzt werden, die bereits in der Pandemie einen großen Erfahrungsschatz in diesem Bereich im Gesundheitsamt gewinnen konnte. Die Kontaktmöglichkeiten und Inanspruchnahme des vielfältigen Schulungsangebotes wurden an die Mitarbeitenden im Gesundheitsamt auf verschiedenen Wegen kommuniziert.

Auf Basis des vorhandenen Erfahrungsschatzes wird ein für das Gesundheitsamt Nürnberg individuelles Schulungskonzept erstellt. Darin werden Schwerpunkte auf die Vermittlung von sicherem Umgang mit digitalen Anwendungen, Integration niedrigschwelliger Angebote in den Arbeitsalltag und der Ausrichtung am Bedarf und Kenntnisstand der Mitarbeitenden gesetzt. Um die standortübergreifende Zugänglichkeit des Schulungsangebots zu gewährleisten, werden digitale Formen der Wissensvermittlung eingesetzt. Neben Online-Sprechstunden und digitalen Workshops kommt dabei zur Förderung der eigenständigen Wissensaneignung im digitalen Kontext das hausinterne Wiki zum Einsatz. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Sensibilisierung und Schulungsorganisation für Datenschutz und Informationssicherheit.

Zur nachhaltigen Wirksamkeit digitaler Veränderungsprozesse soll die aktive Begleitung durch Changemanagement etabliert werden. Es soll ein Bewusstsein für die Notwendigkeit des Wandels geschaffen werden. Dabei darf der Status quo in Frage gestellt werden, um neue Denkansätze zu ermöglichen. In das Design neuer Lösungsansätze sollen die Betroffenen involviert und zum Überlegen angeregt werden.

Berücksichtigung & Einbindung der Mitarbeitenden

Einbindung der Mitarbeitenden im DIGiN-Projekt

Im Rahmen dieses Projekts wird bei der Sensibilisierung die Erfüllung der Stufe 2 des Reifegradmodells angestrebt. Dabei ist zum 31.08.2023 der Meilenstein 4 zu erreichen: Kurse zu Digitalisierung und Sensibilisierung, Datenschutz und digitale Zusammenarbeit sind durch die Personalentwicklung angeboten (MS4).

Das Projekt und dessen Struktur und Anforderungen wurden den Mitarbeitenden in im Rahmen von Pflichtschulungen als Kurzvortrag vorgestellt. Zur Bündelung der Kommunikation und Anfragen wurde ein zentrales Postfach für die Digitalkoordination eingerichtet, per Rundmail und in mehreren Schulungen kommuniziert. Die schriftlich festgehaltene Digitalisierungsstrategie und Projekt-Statusberichte werden allen Mitarbeitenden im hausinternen Wiki zur Verfügung gestellt. Zum Monitoring der Digitalisierungs- und Schulungs-Maßnahmen werden in regelmäßigen Abständen digitale Umfragen zum empfundenen Digitalisierungsgrad und Schulungsbedarfen durchgeführt.

Interne und externe Kollaboration

6. INTERNE UND EXTERNE KOLLABORATION

Wer etwas teilt, baut ein Netzwerk auf. Ein Netzwerk führt zu Zusammenarbeit, Zusammenarbeit zu Kreativität und Innovation – und die verändern die Welt.

• Marissa Mayer, Vorstandsvorsitzende Yahoo

Digitalisierung kann nicht allein gelingen. Daher stellt Kollaboration auf verschiedenen Ebenen einen essenziellen Baustein für den Erfolg der digitalen Transformation dar. Dabei sind die verschiedenen Stakeholder mit ihren verschiedenen Bedürfnissen, Ansprüchen und Blickwinkeln zu berücksichtigen.

Stakeholder des DIGiN-Projektes grün - Gesundheitsamtsintern rot – Stadtintern orange – externe Stakeholder

Interne Kollaboration im Gesundheitsamt

Da die Mitarbeitenden des Gesundheitsamtes der Stadt Nürnberg in verschiedenen Standorten über das Stadtgebiet verteilt sind, bedarf die Kollaboration auch digitaler Tools. Die derzeitige Ausstattung mit Kollaborationshard- und software soll hierzu weiter ausgebaut und zum Standard etabliert werden. Die Nutzung und der Umgang mit den verschiedenen Kollaborationstools und der notwendigen Hardware wird durch das hausinterne IT- und Schulungsteam vermittelt.

Die Einbringung von Vorschlägen zu Digitalisierungsmaßnahmen steht allen Mitarbeitenden offen und wird durch die Digitalkoordination gebündelt. Bei der Umsetzung der Teilprojekte werden Mitarbeitende aus den betroffenen Organisationseinheiten informiert und aktiv eingebunden.

Interne und externe Kollaboration

Interne Kollaboration in der Stadtverwaltung der

Stadt Nürnberg

Zur Realisierung des DIGiN-Projekts wurde ein Team mit Vertretern der betroffenen und zu beteiligenden Dienststellen gegründet. Das Team setzt sich zusammen aus Mitarbeitenden des Gesundheitsamtes, des Amtes für Digitalisierung und Prozessorganisation, des Amtes für Informationstechnologie, des Datenschutzes und der Informationssicherheit sowie örtlicher Personal- und Schwerbehindertenvertretung. Dieses Projektteam trifft sich in regelmäßigen Abständen zu digitalen JourFixen. Für das Projektmanagement werden agile Methoden und digitale Tools eingesetzt. Pro Teilprojekt im DIGiN wurde mindestens ein Verantwortlicher benannt und auch bei künftigen Digitalisierungsmaßnahmen nach 2024 wird die Zuordnung von persönlichen Verantwortlichkeiten fortgesetzt.

Die Digitalkoordination steht im regelmäßigen Austausch mit Digitalkoordinatoren anderer städtischer Dienststellen. Für die dauerhafte Kollaboration hinsichtlich Digitalisierung und IT- Administration wird ein regelmäßiges JourFix mit den IT-Mitarbeitenden des Gesundheitsamtes und den zuständigen IT-Kundenmanagern etabliert.

Externe Kollaborationen im ÖGD

Die Verantwortlichen für Digitalisierung im Gesundheitsamt sind über die Grenzen des Amtes und der Stadt hinweg mit verschiedenen Akteuren des ÖGD vernetzt. Die Teilnahme an bundesweiten Kongressen, Sprechstunden und Digitalisierungstreffen die unter anderem von der Akademie für öffentliches Gesundheitswesen (AÖGW) und dem RKI angeboten werden, erfolgt regelmäßig. Auf Landesebene werden die vom bayrischen Staatsministerium für Gesundheit und Pflege (StMGP) und dem LGL organisierten Erfahrungsaustausche und Arbeitskreise zur aktiven Kollaboration genutzt. Eine intensivierte Vernetzung und ein verstärkter Austausch mit den Gesundheitsämtern der Region Mittelfranken und den örtlichen Organisationen der Gesundheitsversorgung wird angestrebt.

Zur vernetzten Kollaboration werden angebotene digitale Tools wie Moodle der AÖGW und bundesweite Plattformen, wie AGORA (Digitales Gesundheitsamt: Agora) genutzt.

Externe Kollaborationen mit weiteren Stakeholdern

Zur Realisierung einer zeitgemäßen digitalen Transformation bedarf es ebenso der Kollaboration mit weiteren Stakeholdern außerhalb des ÖGD. Dazu gehört insbesondere die Vernetzung mit relevanten Softwareherstellern, Beratungsfirmen und Coaches. Im Rahmen des DIGiN-Projektes steht der Fachanwendungshersteller in einem besonderen Fokus.

Prozessdigitalisierung

7. PROZESSDIGITALISIERUNG

Die Erhöhung des digitalen Reifegrades auf Stufe 3 Mindestanforderung „Digitales Gesundheitsamt 2025“ in der Prozessdigitalisierung stellt eine der drei zentralen Dimensionen des DIGiN-Projektes dar.

Prozessmanagement in der Stadtverwaltung der

Stadt Nürnberg

Der besonderen Relevanz eines umfassenden Prozessmanagements und der Prozessorganisation für gelungene, digitale Transformation wurde in der Stadtverwaltung Nürnberg durch die Einrichtung eines dedizierten Amtes für Digitalisierung und Prozessorganisation Rechnung getragen.

Von dieser zentralen Stelle werden Standards des Prozessmanagements für die Stadtverwaltung festgelegt. Demnach hat die Erfassung und Darstellung von Prozessen nach der standardisierten Modellierungssprache Business Process Model and Notation (BPMN) zu erfolgen. Hierzu wurde stadtweit eine einheitliche Softwareanwendung des Prozessdesigns bereitgestellt und im Gesundheitsamt eingeführt.

Gemeinschaftliche Prozesserfassung mit den

Mitarbeitenden

Für die Visualisierung der Vielfalt der Prozesse und Prozessabhängigkeiten im Gesundheitsamt wird in einem ersten Schritt eine Prozesslandkarte erstellt. Die Erarbeitung erfolgt im Rahmen von Workshops mit aktiver Einbindung der Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen. Das Ergebnis wird allen Mitarbeitenden digital zur Verfügung gestellt.

Anschließend können die Prozesse in regelmäßigen Abständen, strukturiert anhand eines festzulegenden Katalogs von Gütekriterien (z.B. Durchlaufzeiten, Abbruchquoten) evaluiert werden. Die Parameter der einzelnen Prozesse sollen aus den Fachanwendungen in die Evaluation einfließen. Anhand der dokumentierten Prozessabläufe werden Veränderungsaspekte bei Einführung und Updates von Fachanwendungen ermittelt und berücksichtigt.

Für die Aufnahme des Ist-Zustandes werden Workshops mit den zuständigen Mitarbeitenden organisiert und durchgeführt. Pro Prozess wird ein oder mehrere Verantwortliche benannt. Anschließend werden die IST-Prozesse gemeinsam mit den Mitarbeitenden auf Digitalisierungspotenziale untersucht. Auf dieser Basis und unter Berücksichtigung der vom LGL zu erarbeitenden Modellprozessen, erfolgt die Modellierung von digitalisierten, medienbrucharmen SOLL-Prozessen. Dabei wird mit den Kernprozessen begonnen und später werden Support- und Managementprozesse bearbeitet.

Es wird regelmäßiger regionaler und überregionaler Austausch auf verschiedenen Ebenen zum Prozessmanagement angestrebt und wahrgenommen.

8. SOFTWARE, DATEN, INTEROPERABILITÄT

Der Begriff Interoperabilität bezieht sich auf die Funktion von Informationssystemen,

Daten auszutauschen und die Weitergabe von Informationen zu ermöglichen.

– European Data Protection Supervisor

Softwaresysteme und Softwarelandschaft

Ein Gesundheitsamt hat unterschiedlichste Aufgabenbereiche, die verschiedenste Anforderungen an Softwaresysteme stellen. Diese Vielfalt an Anforderungen kann nicht wirtschaftlich sinnvoll von einer einzigen Anwendung abgedeckt werden. Daneben gibt es in den verschiedenen Kommunen zentral vorgegebene zu nutzende Systeme. Daher ist eine modulare, vernetzte und integrierende Softwarelandschaft zu erstellen und zu managen.

Im Gesundheitsamt der Stadt Nürnberg stellt sich der Ist-Zustand der Softwarelandschaft im Sommer 2023 wie folgt dar:

Kern der Softwarelandschaft ist eine Fachanwendung für den ÖGD, die den Großteil der Geschäftsprozesse im Gesundheitsamt und dabei auch den Infektionsschutz, abdeckt. Sie wird ergänzt durch zentral vorgegebene Systeme unter anderem zur Prüfung von Personendaten, zum digitalen Terminmanagement und zur Untersuchungsbeauftragung beim LGL. Systeme die speziell für das Containment der Corona-Pandemie eingeführt und eingesetzt wurden, werden im Archiv-Modus und zur Auskunftserteilung verwendet.

Durch modular vernetzte Systeme sollen Geschäftsprozesse unterstützt digital abgewickelt werden. Dazu bedarf es der simultanen Bearbeitung von Datensätzen durch mehrere Mitarbeiter in vernetzten Systemen.

Der Zielzustand der Softwarelandschaft im Gesundheitsamt der Stadt Nürnberg zeichnet sich durch modular vernetzte und auf die speziellen Anforderungen der verschiedenen Geschäftsprozesse abgestimmte Systeme aus. Der Informationsfluss zwischen den verschiedenen Systemen soll medienbruchfrei über Schnittstellen erfolgen. Für den ÖGD zentral bereitgestellte Fachanwendungen werden genutzt bzw. sind in die Softwarelandschaft integriert. Langfristig soll die Softwarelandschaft durch die Nutzung neuer technischer Möglichkeiten, wie Sprach- und Texterkennung und RPA kontinuierlich ergänzt werden.

Schnittstellen

Schnittstellen stellen essenzielle Bausteine der technischen Interoperabilität und für den institutionsübergreifenden Datenaustausch dar. Insellösungen sind mit Medienbrüchen, doppelter Datenhaltung und manuellen Eingabeaufwänden verbunden und sollen daher vermieden und verringert werden. Unter Einhaltung der Vorgaben des Datenschutzes werden Datensätze so weit wie zulässig in einem gemeinsamen Bestand gehalten, verwaltet und genutzt.

Wie die Corona-Pandemie eindrucksvoll vor Augen geführt hat, erfordert überregional vernetztes Gesundheitsmanagement einheitliche Parameter, um Mehraufwände durch individual-Anforderungen zu vermeiden. Einen zentralen Baustein hierbei stellen Schnittstellen zwischen den Systemen der verschiedenen Akteure des ÖGD dar, wie zum Beispiel DEMIS.

Da Gesundheitsämter die Symbiose aus Medizin und Verwaltung in einer Organisationseinheit verkörpern, ist eine Verknüpfung von Systemen der elektronischen Aktenführung mit fachlichen Software-Anwendungen von zentraler Bedeutung. Zunächst soll dafür die Schnittstelle von der zentralen Fachanwendung des Gesundheitsamtes zum städtischen DMS-System erstellt werden.

Datenanalyse und Berichterstattung

Datenanalyse und Berichterstattung sind zur zielgerichteten Maßnahmenableitung und – Monitoring der Gesundheitsprävention unerlässlich. Zur effizienten Erstellung von Berichten bedarf es der Nutzung und des Zugriffs auf die eingesetzten Softwaresysteme. Die Möglichkeiten der automatisierten und individuellen Berichterstellung sollen eingesetzt und genutzt werden, ohne dabei eine mitarbeiterbezogene Leistungskontrolle durchzuführen. Monetäres und fachliches Controlling ist eingeführt und soll fortgesetzt und ausgeweitet werden.

Anforderungen und Dokumentation

Zum qualifizierten Management der vorhandenen und auszubauenden Softwarelandschaft bedarf es konkreter Anforderungen und der kontinuierlichen Dokumentation. Hierzu sind detaillierte technische Dokumentationen von den Herstellern der Softwaresysteme bereitzustellen und werden vor der Einführung und bei grundlegenden Änderungen vom Gesundheitsamt eingefordert. Anforderungen an zentrale, stadtweite Fachanwendungen erfolgen gebündelt über Ansprechpartner bei der zentralen städtischen IT. Für die kontinuierliche Verbesserung der gesundheitsamtsspezifischen Software besteht daneben ein reger Austausch mit den Softwareherstellern, Distributoren und Institutionen. Bei der Auswahl neuer Tools ist die Nutzerfreundlichkeit entsprechend der städtischen Vorgaben auch zu Barrierefreiheit und Barrierearmut zu berücksichtigen.

Datenschutz

Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten stellt hinsichtlich des Datenschutzes besondere Anforderungen, um das Vertrauen in die verarbeitenden Institutionen zu gewährleisten und zu stärken. Rechtlich kommt die Besonderheit in der Datenschutzgrundverordnung in der Einordnung als besondere Kategorie personenbezogener Daten zur Geltung. Entsprechend sind im Gesundheitsamt weitergehende Maßnahmen zur Sicherung des Datenschutzes zu ergreifen.

Für das Gesundheitsamt ist ein lokaler Datenschutzbeauftragter benannt. Da der Datenschutz im Gesundheitsbereich eine besondere Tragweite hat, besteht zusätzlich ein besonders enger Austausch mit dem Datenschutzbeauftragten der Stadt Nürnberg.

Hinsichtlich der verwendeten Softwaresysteme bedarf es einer dedizierten Betrachtung des Datenschutzes und einer entsprechenden Dokumentation in Form einer Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA). Datenschutzfolgeabschätzungen die noch nicht vorliegen, sollen ergänzt, vorhandene sollen bei Änderungen angepasst werden. Ein zwingender Bestandteil von Datenschutzfolgenabschätzungen sind festzulegende technische und organisatorische Maßnahmen (TOM).

Zur Vermittlung des Datenschutzes in der Belegschaft finden regelmäßige, verpflichtende Schulungen statt und sollen fortgesetzt werden.

IT-Bereitstellung

9. IT-BEREITSTELLUNG

Es bedarf adäquater IT-Ausstattung, damit die aufgeführten Softwaresysteme sinnvoll genutzt werden und ihre Wirkung entfalten können. Zur Bereitstellung der IT-Ausstattung wird nach den in der Stadtverwaltung vorgegebenen Verfahrensweisen vorgegangen. Die IT-Infrastruktur inklusive Rechenzentren und Servern wird zentral durch das Amt für Informationstechnologie geplant, verwaltet und den Dienststellen zur Verfügung gestellt. Die Beschaffung dezentraler IT- Komponenten und Ausstattung erfolgt bedarfsorientiert durch eine zentrale Stelle über ein stadtweites Katalog-System.

IT-Arbeitsplatz

Ziel ist es eine dem Aufgabenfeld entsprechende Ausstattung bereitzustellen. Bei den stationären Arbeitsplätzen wird dabei das bereits vorhandene Equipment durch Elemente zur digitalen Kollaboration, wie Webcams und Headsets, ergänzt. Die Bereitstellung von Laptops zur Ermöglichung des Arbeitens im HomeOffice wird im Rahmen einer gesamtstädtischen Strategie auch im Gesundheitsamt ausgebaut. Zusätzlich wird im Gesundheitsamt die IT- Ausstattung für den mobilen Außeneinsatz ausgebaut werden. Bestehende und neue Standorte sollen hinsichtlich einer stabilen und leistungsstarken Netzwerkverbindung überprüft und gegebenenfalls nach- oder ausgerüstet werden.

Eingehende Faxe werden bereits digital auf Gruppen-Postfächer gesendet. Multifunktionskopierer sind an allen Standorten vorhanden und stehen den Beschäftigten zur Verfügung. Im Rahmen der Etablierung der digitalen Aktenführung sollen für die Digitalisierung eingehender analoger Dokumente an ausgewählten Standorten Durchlaufscanner installiert werden.

Anwendung IT-Service Prozesse

Die stadtweiten IT-Services stehen den Beschäftigten zur Verfügung und unterliegen einem strukturierten IT-Service-Management. Entsprechend der Priorität insbesondere zur Prepardness für Krisenfälle sollen Betriebskonzepte inklusive Wiederanlaufplanung für die verschiedenen Softwaresysteme festgelegt werden.

IT-Sicherheit

10. IT-SICHERHEIT

Die Erhöhung des digitalen Reifegrades auf Stufe 3 Mindestanforderung „Digitales Gesundheitsamt 2025“ im Bereich der IT-Sicherheit stellt eine der drei zentralen Dimensionen des DIGiN-Projektes dar. Langfristig soll IT-Sicherheit verstärkt als eigenständige Disziplin etabliert werden, um aktuellen und künftigen Bedrohungslagen kompetent begegnen zu können.

IT-Sicherheitsmanagement

Die Zuständigkeit für IT-Sicherheit innerhalb der Stadtverwaltung Nürnberg liegt zentral beim ISB. Für jede Dienststelle wurden lokale Ansprechpartner für Informationssicherheit (ISA) benannt, so auch für das Gesundheitsamt. Zur Steigerung der IT-Sicherheit soll ein Information Security Management System (ISMS) gemäß ISO 27001 stadtweit eingeführt werden. Das ISMS legt einen Katalog von Prinzipien und Pflichten zur Absicherung, Steuerung und Monitoring der Informationssicherheit in der Organisation fest. Innerhalb des Roll-Outs wurde das Gesundheitsamt priorisiert.

Zum Auftakt wurde auf Grundlage einer Ortsbegehung ein Maßnahmenkatalog erstellt. Die Umsetzung der ausgearbeiteten Maßnahmen erfolgt anhand zugeordneter Prioritäten. Die lokalen Ansprechpartner für Informationssicherheit des Gesundheitsamtes haben in einem ersten Schritt eine Inventarliste der vorhandenen Hard- und Software erstellt. Diese soll turnusmäßig geprüft und aktualisiert werden.

Zur Sensibilisierung aller Mitarbeitenden des Gesundheitsamtes hinsichtlich der IT-Sicherheitsmaßnahmen finden turnusmäßig verpflichtende Schulungen statt.

Umgang mit IT-Sicherheitsrisiken und Angriffen

Der ISB stellt eine stadtweite zentrale Anlaufstelle als Ansprechpartner für Angriffe dar. Von dieser zentralen Stelle werden Vorgehensweisen und Richtlinien für Angriffs- und Störungssituationen festgelegt. Es soll eine Kommunikationsstrategie für die festgelegten Verfahrensweisen im Angriffs- und Fehlerfall entwickelt und auf das Gesundheitsamt abgestimmt werden.

Identitäts- und Zugangsmanagement

Wie der Zugang zu Gebäuden, Räumen und Systemen zu regeln ist, wurde stadtweit vorgeschrieben und soll für alle Bereiche und Systeme des Gesundheitsamtes bestimmt werden. Ebenso ist der Passwortgebrauch stadtweit in einer eigenen Informationssicherheitsrichtlinie geregelt und wird zusätzlich durch ein digitales Tool des Passwortmanagements unterstützt. Bei der Einführung neuer Systeme ist der ISB zur Berücksichtigung der Informationssicherheit nach einem festgelegten Schema einzubeziehen und ein Steckbrief zur Dokumentation zu erstellen.

Im Rahmen des DIGiN-Projektes soll das Zugangskonzept zum Hauptgebäude des Gesundheitsamtes überarbeitet und neu geregelt werden. Zur Umsetzung des neuen Konzeptes soll ein elektronisches Identitäts- und Zugangsmanagement installiert werden.

Bürgerzentrierung

11. BÜRGERZENTRIERUNG

Der Fortschritt der Technologie basiert darauf, sie so anzupassen, dass man

sie nicht einmal wirklich bemerkt, dass sie also Teil des täglichen Lebens ist.

– Bill Gates

Sich in die Sichtweise der Bürgerinnen und Bürger hineinzuversetzen, bildet die Basis für Interaktionen auf Augenhöhe und fördert das Vertrauen der Bevölkerung in die Institution Gesundheitsamt. Die Gesellschaft erwartet von einer zeitgemäßen Verwaltung, dass sie neue Wege geht und digitale Möglichkeiten zur Kommunikation anbietet. Insbesondere die Generationen der Digital Natives sind mit digitalen Technologien aufgewachsen und wollen Leistungen in digitaler Form in Anspruch nehmen. Dabei müssen analoge Wege weiterhin zur Verfügung gestellt werden, um weiterhin für alle Bürger offen und erreichbar zu sein.

Für die digitale Kommunikation vom Bürger zum Gesundheitsamt stehen verschiedene Kanäle zur Verfügung. Vielfältige, aktuelle Informationen werden dem Bürger online auf der Website des Gesundheitsamtes zur Verfügung gestellt. Zur weiteren zielführenden Kanalisierung der Anliegen sollen Online- und Kontaktformulare erweitert und ausgebaut werden. Langfristig sollen Leistungen dem Bürger in einem Portal wie Mein Nürnberg oder dem ÖGD-Bürgerportal digital angeboten werden können. Erste digital anzubietende Leistungen ergeben sich aus den Vorgaben des OZG und den von den Landesebenen bereitzustellenden ELFA-Maßnahmen, insbesondere die digitale Infektionsschutzbelehrung und Anzeigepflichten nach der Trinkwasserverordnung.

Ausblick in die Zukunft

12. AUSBLICK IN DIE ZUKUNFT

Damit die hier erarbeitete Digitalisierungsstrategie ihre strategische Wirksamkeit entfalten kann, liegt der Betrachtungshorizont für die benannten Maßnahmen auf der näheren Zukunft. Dabei dürfen langfristige Entwicklungen und aktuelle Trends nicht aus dem Blick verloren gehen. Daher ist die Digitalisierungsstrategie ein lebendiges Dokument das laufend angepasst und ergänzt wird.

Dazu soll vernetztes Denken über Grenzen von Anwendungen und Organisationseinheiten hinweg etabliert und gelebt werden. Dies ermöglicht die Wahrnehmung der digitalen Transformation als Bereicherung des eigenen Arbeitens und der aktiven Inanspruchnahme und Mitgestaltung. Damit dies gelingen kann müssen prozessuale Denkweisen zur Selbstverständlichkeit werden. Dadurch kann die besondere Interdisziplinarität des Gesundheitsamtes von allen Beschäftigten als Stärke und Bereicherung wahrgenommen werden.

Damit soll das künftige Handeln weg vom derzeitigen Aufholen von Rückständen in der Digitalisierung hin zum Gang mit dem Zeitgeist transformiert werden. Dazu sollen neue Technologien immer aktuell Berücksichtigung finden und ihre Eignung für das Gesundheitsamt geprüft werden.