Beilage Neuorganisation

Stellenplan SÖR

Neuorganisation der Gruppe Zentrale Aufgaben und Materialwirtschaft – SÖR/V-2/MZA

Entscheidungsvorlage

1. Ausgangslage

Die Organisationseinheit SÖR/V-2/MZA besteht derzeit aus zwei Untergruppen:

• Materialwirtschaft

• Zentrale Aufgaben

Diese Struktur hat sich in den vergangenen Jahren grundsätzlich bewährt, stößt jedoch aufgrund wachsender Aufgaben und struktureller Veränderungen an ihre Grenzen.

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1.1 Materialwirtschaft (Einkauf und Beschaffung)

Die Materialwirtschaft ist die zentrale Einkaufs- und Beschaffungsstelle für SÖR.

Sie beschafft insbesondere:

• den gesamtstädtischen Fuhrpark (außer Spezial- und Blaulichtfahrzeuge)

• Bau- und Betriebsmaterialien für den Straßen- und Grünflächenunterhalt

• Materialien für die Straßenbeleuchtung

• Werkzeuge, Maschinen und Geräte für den laufenden Betrieb

• Ersatzteile und Verbrauchsmaterial für die Kfz-Werkstatt

• Gartenbau- und Betriebsbedarf

Darüber hinaus werden Liefer- und Dienstleistungsverträge sowie Rahmenverträge für diese Bereiche abgeschlossen.

Die Materialwirtschaft steuert jährlich ca. 100 Vergabeverfahren (ab 10.000 €) mit einem Finanzvolumen von rund 4 Millionen Euro sowie eine Vielzahl an Beschaffungsvorgängen (unter 10.000 €) mit einem Finanzvolumen von ca. 1 Millionen Euro und Lagernachschubbestellungen für die Lagerstandorte (siehe 1.2.1).

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1.2 Zentrale Aufgaben

Die Untergruppe Zentrale Aufgaben bündelt derzeit zwei große Funktionsbereiche:

• Lagerverwaltung

• Objektmanagement (Liegenschaftsverwaltung)

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1.2.1 Lagerverwaltung

Die Lagerverwaltung betreut aktuell mehrere Lagerstandorte:

• Großreuther Straße

• Donaustraße

• Hans-Kalb-Straße

• Braillestraße

Nach Abschluss der Verlagerung und Inbetriebnahme des Standorts Am Pferdemarkt erfolgt künftig eine Konzentration auf:

• Am Pferdemarkt (Hauptlagerstandort)

• Donaustraße (Bestands- und Ergänzungslager)

Im Lager werden derzeit rund:

• 3.500 Artikelpositionen

• mit einem Gesamtwert von ca. 3,6 Mio. Euro

verwaltet.

Die Lager umfassen u. a. folgende Materialgruppen:

• Kfz-Bedarf und Reifen

• Elektro- und Straßenbeleuchtungsmaterial

• Holz- und Spielplatzmaterial

• Baustoffe

• allgemeine Betriebsmittel und Ersatzteile

Der anstehende Umzug an den Standort Am Pferdemarkt stellt eine grundlegende organisatorische Neuausrichtung der Lagerstruktur dar.

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1.2.2 Objektmanagement

Das Objektmanagement ist verantwortlich für die Betreuung und Verwaltung der von SÖR genutzten Standorte und Gebäude.

Hierzu gehören insbesondere folgende Liegenschaften:

• Würzburger Straße

• Großreuther Straße

• Löffelholzstraße

• Laufertormauer

• Hans-Kalb-Straße

• Neuseser Straße

• Sulzbacher Straße

• Hohfederstraße

• Hans-Bunte-Straße

• Katharinengasse

• Köhnstraße

• Erlenstraße

• Sandreuthstraße

• Donaustraße

• Maxtormauer

• Braillestraße

• Am Pferdemarkt

• Dickensstraße

• Jakob-Wolff-Straße

• Rheinstraße

Das Aufgabenspektrum umfasst insbesondere:

• Verwaltung und Betreuung der Gebäude und Standorte

• Organisation von Instandhaltung und Betrieb

• Koordination der Nutzung durch verschiedene Dienststellen

• künftig auch Betrieb und Organisation der Pforte inkl. Personal

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2. Anlass und Ziel der Neuorganisation

Die Aufgaben der Untergruppe Zentrale Aufgaben haben sich in den letzten Jahren deutlich verändert:

• steigende Anforderungen durch die Neuordnung und Zentralisierung der

Lagerstruktur

• zunehmende Komplexität im Objektmanagement

• neue Aufgaben durch die Integration der Pforte am Standort Am Pferdemarkt

• insgesamt deutlich gestiegene Arbeits- und Steuerungsanforderungen

Ziel ist es, die Organisation so anzupassen, dass:

• Aufgaben klarer zugeordnet sind

• Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sind

• beide Bereiche arbeitsfähig und zukunftssicher aufgestellt sind

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3. Entscheidung und Begründung

Es wird vorgeschlagen, die bisherige Untergruppe Zentrale Aufgaben neu zu gliedern in:

• Objektmanagement

• Lager

beide als eigenständige Untergruppen innerhalb von SÖR/V-2/MZA.

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3.1 Objektmanagement

• Die bisherige Leitung Zentrale Aufgaben übernimmt künftig die Leitung des

Objektmanagements.

• Das Aufgabenfeld wird um die Zuständigkeit für die Pforte und das Pförtnerpersonal

erweitert.

• Ziel ist eine stärkere Bündelung aller standortbezogenen Aufgaben.

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3.2 Lager

Für den Bereich Lager wird eine eigene Leitung eingerichtet.

Diese Funktion entsteht durch die Umwidmung der freiwerdenden Stelle eines Lagerverwalters, sodass keine zusätzliche Stelle geschaffen wird.

Die neue Struktur ermöglicht:

• gezielte Steuerung des Umzugs an den Standort Am Pferdemarkt

• Aufbau und Weiterentwicklung einer modernen, zentralisierten Lagerstruktur

• Digitalisierung und Optimierung der Lagerprozesse

• verbesserte Bestandsführung und Materialsteuerung

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4. Gesamteffekt der Neuorganisation

Die Neuorganisation führt zu:

• klar getrennten Verantwortungsbereichen (Lager / Objektmanagement)

• effizienteren Abläufen durch Spezialisierung

• besserer Steuerbarkeit wachsender Aufgaben

• Entlastung der Führungsebene durch klarere Zuständigkeiten

• zukunftsfähiger Struktur für die anstehenden Veränderungen (insbesondere Umzug

Am Pferdemarkt)

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5. Zusammenfassung

Die Neuorganisation ist erforderlich, um die deutlich gewachsenen Anforderungen in den Bereichen Lager und Objektmanagement strukturell abzubilden.

Sie erfolgt stellenneutral und verbessert die Handlungsfähigkeit von SÖR/V-2/MZA nachhaltig.

Aufgrund der Neuorganisation von SÖR/V-2/MZA ist es notwendig, die Aufgaben neu zu verteilen und einzelne Planstellen neu zu bewerten.

Übersicht der geplanten Stellenplanänderungen (Änderungen fett gedruckt):

Die neue Sachgebietsstruktur wurde mit DiP abgestimmt. Die notwendigen Stellenwertüberprüfungen wurden durch DiP/PrO-2 bzw. Ref.I/II-CC geprüft und bewertet.