Aufbau eines modernen
IT-Arbeitsplatz auf Basis
von Microsoft M365
Vorstellung im Personal- und Organisationsausschuss
am 17.09.2024
Amt für Informationstechnologie der Stadtverwaltung Nürnberg
Datenschutz und Datensicherheit
Inhalt
Ausgangslage
Startpunkt
Begründung für die Einführung von M365
Zielsetzung
Vorgehen zur Einführung von M365 innerhalb
Umsetzung
der Stadtverwaltung Nürnberg
Regelungen Datenschutz und Datensicherheit
Umfang Lizenzbetrachtung
Unsere Basis und der Weg nach vorn zur Verbesserung
der Arbeitsabläufe und der Produktivität
Rund 10.000 IT-Arbeitsplätze und 2.400 mobile Endgeräte in der Stadt Nürnberg
Gegenwärtig Einsatz der „De-facto Standards“ MS Windows 10 Enterprise & MS Office 2016
Ende des Sicherheitssupports für beider Produkte zum Oktober 2025
AUSGANGSLAGE
Häufige Abhängigkeit der städtischen Fachverfahren von MS Windows/Office
Seit Corona Einsatz von MS Teams als Videokonferenztool
Steigende IT-Sicherheitsanforderungen aufgrund vielfältiger Angriffsvektoren
Knappe städtische IT-Personalressourcen (Fachkräftemangel)
Unsere Ziel ist es eine Basis zur Verbesserung der
Arbeitsabläufe und der Produktivität zu schaffen
Bereitstellung eines
modernen IT-Arbeitsplatzes
auf Basis einer zukunftsfähige Einführung eine Online-Identität Arbeitsplatz-Software zur sicheren Nutzung von
Cloud-Anwendungen
Minimierung des Aufwands durch Vereinheitlichung der
Standard-Lizenzpaket
für
Benutzerverwaltung
städtischen Benutzer/innen auf Basis des M365 E3-Lizenzplan
Mehrfaktorauthentifizierung
Kompatibilität
zur Erhöhung des Datenschutzes & mit Fachverfahren der Informationssicherheit
Steigerung der Produktivität und Zusammenarbeit
durch die Einführung von M365
Einsatz des
Sicherstellung der
De-Facto-Standards Abbildung der
M365 als Handlungsfähigkeit der
MS Office mangels IT-Security
strategische Plattform Verwaltung und der
gleichwertiger Anforderungen
Nutzerakzeptanz
Alternativen
Der integrierte Plattformansatz MS stellt aktuell den De-Facto- Sicherstellung der In der Microsoft M365 Suite Standard im Office und Funktionsfähigkeit von ermöglicht, bei eingesetzten sind eine Vielzahl von IT- Kollaborationsbereich Fachverfahren Softwareprodukte ein Security-Funktionen abgedeckt, die klare Mehrwerte nahtloses interagieren, um die Fortschreitenden Digitalisierung Umstieg auf eine hybride und Synergien bieten. Komplexität der IT-Landschaft fordert den Bedarf an einer OnPrem/cloudbasierte zu reduzieren, Prozesse zu modernen Bürosoftware Dienste führt zu einer Zum Teil können sogar bereits Entlastung der gesamtautomatisieren und zu aktuell lizenzierte Produkte Qualifiziertes Fachpersonal städtischen IT digitalisieren. fordert zeitgemäße & anderer Hersteller ersetzt werden. zukunftsfähige IT Landschaft Steigende Anforderungen im und modernen Funktionalitäten Rahmen der Digitalisierung erfordert die Nutzung Prüfung und Integration der hybrider Möglichkeiten Möglichkeiten von künstliche Intelligenz in den Office-Bereich
Vorgehen zur Einführung von M365 in der Stadt Nürnberg – Die Einführung Produktsuite erfolgt in drei Phasen Phase 02 bis Ende 2026 ZIEL Einführung moderner IT-Arbeitsplatz Gestaltung • bestmögliche Ausschöpfung der eines modernen Funktionalität des M365 / E3 • Untersuchung der enthaltenden IT- Arbeitsplatz Phase 01 Produkte in Bezug auf Verwendbarkeit, Datenschutz und Sicherheit Phase 03 bis 10/2025 Kontinuierliche Technische Installation von Office Weiterentwicklungen 365 und Windows 11 Enterprise • Monitoring neuer Innovationen • Anpassung/ Feintuning • Dinglichkeit auf Grund Supportende von Prozessen unter Nutzung • Weiterbetrieb der bisherigen neuer Möglichkeiten (z.B. KI). MS Teams-Installationen • Bedarfsabhängige Prüfung & • Aufbau einer Online-Identität Einführung erweiterter Funktionalitäten 2024 Vorbereitungen und Tests 2024 2025 2026 11/2027 Amt für Informationstechnologie | Moderner IT-Arbeitsplatz auf Basis von M365 | Vorstellung POA am 17.09.2024
Vorgehen zur Einführung von M365 in der Stadt Nürnberg – Die Einführung Produktsuite erfolgt in drei Phasen Phase 02 bis Ende 2026 ZIEL Einführung moderner IT-Arbeitsplatz Gestaltung • bestmögliche Ausschöpfung der eines modernen Funktionalität des M365 / E3 • Untersuchung der enthaltenden IT- Arbeitsplatz Phase 01 Produkte in Bezug auf Verwendbarkeit, Datenschutz und Sicherheit Phase 03 bis 10/2025 Kontinuierliche Technische Installation von Office Weiterentwicklungen 365 und Windows 11 Enterprise • Monitoring neuer Innovationen • Anpassung/ Feintuning • Dinglichkeit auf Grund Supportende von Prozessen unter Nutzung • Weiterbetrieb der bisherigen neuer Möglichkeiten (z.B. KI). MS Teams-Installationen • Bedarfsabhängige Prüfung & • Aufbau einer Online-Identität Einführung erweiterter Funktionalitäten 2024 Vorbereitungen und Tests 2024 2025 2026 11/2027 Amt für Informationstechnologie | Moderner IT-Arbeitsplatz auf Basis von M365 | Vorstellung POA am 17.09.2024
Datenschutz und Informationssicherheit stellen
Herausforderungen dar, die jedoch bewältigt werden können
M365 kann NICHT ohne Cloud-Anbindung betrieben werden:
M365 prüft Benutzer-Lizenz von Office durch Abgleich mit der Cloud-Identität:
Microsoft Plattform selbst ist mehrfach nach anerkannten Informationssicherheitsstandards zertifiziert. (u. a. ISO27001, C5)
Die größte Bundesbehörde (Bundesagentur für Arbeit) setzt voll auf M365, es werden in der Cloud aber keine Kundendaten (=Arbeitssuchende) gehalten.
Datenverarbeitung in EU Rechenzentren = EU Datengrenze.
Angemessenheitsbeschluss der EU seit 07/2023, d.h. für die Datenverarbeitung in den USA wird dem europäischen Datenschutzrecht vergleichbare Schutz attestiert.
Bei Nutzung weitergehender M365 Funktionalitäten ab Phase 2 werden Daten in der Cloud abgelegt. Restrisiken werden im Rahmen einer Datenschutzfolge-abschätzung begegnet.
Lizenzbetrachtung – Der Umstieg auf Microsoft 365
ist de facto alternativlos
Umstellung von Kauf- auf Mietlizenzen (Abonnement)
Wechsel von Endgeräte- auf Benutzer-Lizenzierung
Microsoft Office künftig nur im Mietmodell möglich Abhängigkeit von Microsoft steigt (Vendor-Lock-in),