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Digitale Aktenführung bei der Stadt Nürnberg
hier: Abschluss des Basis-Rollouts des Dokumentenmanagementsystems (im Folgenden
DMS genannt) und Sachstand des DMS-Einsatzes bei der Stadtverwaltung Nürnberg
I. Im Folgenden wird über den Abschluss des DMS-Basis-Rollouts berichtet und der aktuelle Sachstand des DMS-Einsatzes bei der Stadtverwaltung Nürnberg dargestellt
1. Zielsetzung des DMS-Basis-Rollouts
In der POA-Sitzung im Mai 2019 wurde über den Abschluss des DMS-Einführungsprojektes berichtet und die Durchführung eines Basis-Rollouts des Dokumentenmanagementsystems (DMS) in allen Dienststellen der Stadt Nürnberg beschlossen.
Das Einführungsprojekt hatte unter Einsatz des Produktes Fabasoft eGov-Suite zum Ziel alle organisatorischen und technischen Maßnahmen für einen dauerhaften Regelbetrieb zu schaffen, um digitale Aktenführung und digitale Workflows flächendeckend in der Verwaltung nutzen zu können. Mit dem Abschluss des Einführungsprojektes steht das DMS den Dienststellen und Eigenbetrieben der Stadt Nürnberg als Basis-Infrastruktur für eine einheitliche, strukturierte, rechts- und revisionssichere digitale Aktenführung, die Abwicklung von digitalen Geschäftsprozessen und die Integration von Fachsoftware zur Verfügung.
Im Gegensatz zu Einführungsmodellen bei anderen Städten, Landes- und Bundesbehörden, die sich vorrangig auf die Einführung der digitalen Akte fokussiert haben, hat die Stadt Nürnberg bereits frühzeitig digitale Geschäftsprozesse per DMS und die Koppelung von Fachanwendungen mit der digitalen Akte über Schnittstellen realisiert.
Die ursprünglich verfolgte Einführungsstrategie basierte auf dem Ansatz, das DMS vorrangig aufgabenund prozessorientiert bei Dienststellen einzuführen, die akuten Handlungsbedarf hatten. Dies hatte jedoch zu einer fragmentierten DMS-Nutzung in der Stadtverwaltung geführt, so dass Nutzenpotenziale, wie durchgängig medienbruchfreie Geschäftsprozesse, nicht gehoben werden konnten. Der DMS-Basis-Rollout hatte zum Ziel durch einen hohen Standardisierungsgrad eine zügige und einheitliche Anbindung aller Referate und Dienststellen erreichen, DMS-Inseln zu verbinden und die Kommunikation zwischen Dienststellen und der Querschnittsverwaltung zu ermöglichen.
Hierfür eigneten sich insbesondere die Verwaltungsaufgaben mit Themenfeldern, die in jeder Dienststelle gleichermaßen vorkommen (Haushalt, Personal, Controlling, Beschaffungen etc.). Wesentlicher Vorteil dieses Ansatzes war, dass die Leitungsebene als Vorbild in der Dienststelle fungiert und so zur Akzeptanz für ein Arbeiten mit DMS beiträgt.
2. Was wurde mit dem DMS-Basis-Rollout erreicht?
Mit dem Basis-Rollout wurden Grundlagen geschaffen, auf deren Basis die Verwaltung ihre Digitalisierung weiter ausbauen kann:
Je Dienststelle wurde ein definierter Personenkreis mit standardisierten Anwendungen an das DMS angebunden Dienststellenleitung Verwaltungsleitung Vorzimmerkräfte / Sekretariate Verwaltungsmitarbeitende Stabs-Mitarbeitende Alle Organisationseinheiten (Ämter, Eigenbetriebe) der Stadt Nürnberg sind auf Leitungsebene und Verwaltungsleitungsebene per DMS adressierbar
(Abbildung: Im DMS-Rollout berücksichtigte Geschäftsbereiche, Dienststellen und Gremien)
Die Interessensvertretungen (Gesamtpersonalrat, örtliche Personalvertretungen, Gesamtschwerbehinderten Vertretung, örtliche Schwerbehindertenvertretungen) wurden ebenfalls an das DMS angeschlossen und können an digitalen Geschäftsprozessen partizipieren. Für die Verwaltungsablage steht ein stadtweit einheitlicher Aktenplan zur Verfügung, somit kann eine strukturierte rechts- und revisionssichere digitale Aktenführung im Verwaltungsbereich erfolgen. Es wurden Musterlaufwege für übergeordnete Prozesse im DMS zur Verfügung gestellt, die eine standardisierte, digitalisierte Abwicklung einzelner Workflows ermöglichen. Digitale Geschäftsprozesse sind organisationsübergreifend möglich. dadurch kann eine Geschäftsprozessoptimierung Durch Vermeidung von Medienbrüchen und den Wegfall von Transport- und Wegzeiten können Geschäftsprozessoptimierungen erzielt werden.
Diese sind (beispielhaft): Bearbeitung von Bürgeranliegen Antragsverfahren für Stellenschaffungen, Stellenhebungen, Stellenwertüberprüfungen Antragsverfahren Budgetfinanzierte Stellenbesetzung Controllingbericht Prüfungsankündigung/Kassenprüfung und –bericht durch das Rechnungsprüfungsamt
Einstellungsgutachten NIM Nürnberger Ideenmanagement Homeoffice-Anträge Beschaffungsanträge an die Zentralen Dienste – Beschaffungsmanagement
Durch Transparenz über den Bearbeitungsstand entsteht eine verbesserte Auskunftsfähigkeit Dokumente können durch eine strukturierte Ablage mit der Möglichkeit zur Volltextsuche leichter aufgefunden werden
durch die im System implementierte Versionierung wird die Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Dokumenten sichergestellt.
Der Basis-Rollout wurde 2022 erfolgreich abgeschlossen und damit ein wesentlicher Beitrag zur Digitalisierung der Stadtverwaltung geleistet.
3. Entwicklung der DMS-Nutzung und weiterer Ausbau
Ergänzend zum DMS-Basis-Rollout wurde die digitale Akte und digitale Geschäftsprozesse auch für die Fachaufgaben der Dienststellen kontinuierlich ausgerollt. Insbesondere die Dienststellen, die ab 2024 in „The Q“ umziehen und dort papierlos mit einem aktivitätsbasierten Bürokonzept arbeiten, sind bei der digitalen Transformation der Verwaltungsarbeit schon weit fortgeschritten.
Der Wunsch der Mitarbeitenden und die Möglichkeit alternierend im Homeoffice zu arbeiten hat die Notwendigkeit einer digitalen Aktenführung weiter beflügelt.
In nahezu allen Dienststellen und Eigenbetrieben werden Fachanwendungen zur Erfüllung fachlicher Aufgaben eingesetzt, mit deren Hilfe akten- und vorgangsrelevantes Schriftgut erzeugt wird. Das Zusammenspiel dieser Anwendungen und die Integration in das DMS sind notwendig, um die Anforderungen an eine ordnungsmäße Aktenführung zu erfüllen, arbeitsorganisatorische Zusammenhänge umzusetzen und Synergien in einer modernen Arbeitswelt zu heben. Das DMS bietet offene, standardisierte Schnittstellen zur Anbindung bestehender Fachanwendungen und Portale.
Mittlerweile sind mehr als 20 Fachanwendungen über Schnittstellen mit der digitalen Akte verknüpft, um den Schriftverkehr, der aus der Sachbearbeitung entsteht, lückenlos und nachvollziehbar zu dokumentieren. Insbesondere die Fachanwendungen großer Publikumsdienststellen, wie KFZ-Zulassungsbehörde, Fahrerlaubnisbehörde, Amt für Migration und Integration, Jugendamt, Sozialamt wurden angebunden, aber auch Dienststellen, die SAP im Einsatz haben. Hier seien das Kassen- und Steueramt mit der Grundsteuer, aber auch SÖR sowie der Tiergarten erwähnt.
Der weitere fachliche DMS-Rollout erfolgt auf Initiative der Dienststellen und ihrer Anforderungen, resultierend aus: den Digitalen Fachstrategien der Dienststellen Gesetzlichen Anforderungen Sonstigen Erfordernissen (Umzug, neue Aufgaben, Platzmangel…) Für jedes größere DMS-Einführungsprojekt muss eine von der Referentenrunde priorisierte IT-Maßnahme vorliegen und somit die Mittel für die Umsetzung sowie die personellen Ressourcen eingeplant sein.
4. DMS der Stadtverwaltung Nürnberg im interkommunalen Vergleich
Der Smart City Index ist das Digitalranking der deutschen Großstädte. Im Jahresturnus informiert er über Status quo, Entwicklungen und Trends. Expertinnen und Experten der Bitkom Research (Tochterunternehmen des Digitalverband Deutschlands) haben dafür in fünf Themenbereichen rund 11.000 Datenpunkte erfasst, überprüft und qualifiziert. In den letzten beiden Jahren wurde die Stadt Nürnberg insbesondere im Bereich Verwaltung hervorgehoben (2022 Platz 1). Ausschlaggebend für die Bewertung waren neben den digitalen Bürgerservices und der frühe und ämterübergreifende Einsatz einer Digitalen Akte. Die Stadt Nürnberg nutzt die Chancen der Vernetzung. Mit den Behörden im Freistaat Bayern und der DMS-Koordinierungsstelle beim Bayrischen Finanzministerium, aber auch mit anderen Großstädten, erfolgt ein regelmäßiger Austausch zu unterschiedlichen Themenstellungen. Insbesondere mit den Städten München und Frankfurt, die ebenfalls das Produkt Fabasoft eGov-Suite im Einsatz haben, gibt es ein gemeinsames Forum, auch um sich gegenüber dem Software-Hersteller zu positionieren und gemeinsam Anforderungen an das Produkt einzubringen.
5. Erfahrungen und Erkenntnisse aus dem bisherigen DMS-Einsatz
Das Dokumentenmanagementsystem ist ein Kernstück einer digitalen Stadtverwaltung. Während die digitalen Bürgerservices nach außen wirken sind Maßnahmen zur Digitalisierung innerhalb der Verwaltung ein unerlässliches Erfordernis. Die Umstellung der Verwaltung auf digitale Aktenführung und digitale Geschäftsprozesse sind dabei ein wesentlicher Aspekt. Eine weitere sehr wichtige Rolle spielen die jeweiligen Fachverfahren, in denen die Verwaltungsverfahren digital bearbeitet werden und die dadurch notwendigen Schnittstellen zum DMS und weiteren zentralen Anwendungen. Durch diese Schnittstellen und der finalen Dokumentenablage im DMS ist ein komplett papierloser Arbeitsablauf umsetzbar.
Verantwortung der Dienststellen
Das DMS-Kompetenzteam betreibt DMS als Basisinfrastruktur, berät die Dienststellen und Eigenbetriebe zum DMS-Einsatz, zur Integration von Fachverfahren und begleitet die Umsetzung in Einführungs- und Erweiterungsprojekten. Um DMS nachhaltig zu etablieren, müssen die Dienststellen Verantwortung für ihre Schriftgutverwaltung übernehmen, ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und über Multiplikatorinnen und Multiplikatoren mit Unterstützung und Beratung durch das DMS-Team und anderer beteiligter Fachbereiche den Ausbau voranbringen (z.B. Stadtarchiv für die Schriftgutverwaltung oder DiP für die Prozessberatung).
Betrieb
Die DMS-Infrastruktur besteht aus einer Vielzahl an Komponenten und bedient sich verschiedener Technologien, deren Beherrschung umfängliche Expertise erfordert. Die performante und hochverfügbare Bereitstellung des DMS verlangt es, komplexe IT-technische Infrastrukturen zu konzipieren, bereitzustellen und technologisch weiterzuentwickeln. Daher bedarf es auch bei den zuständigen technischen IT-Services stabiler Strukturen, um der Bedeutung des DMS als einer zentralen städtischen Basiskomponente gerecht zu werden ohne die ein digitalisierter Dienstbetrieb nicht mehr möglich ist.
Schulung
Die Arbeit mit dem DMS ist nicht selbsterklärend und bedarf einer gewissen Schulung. Nicht nur neue Anwenderinnen und Anwender müssen geschult werden, es entsteht auch Knowhow-Verluste durch wechselnde bzw. ausscheidende Mitarbeitende. Allein in 2022 haben über 1.000 Mitarbeitende an rund 130 (Online-) Kursen teilgenommen. Für das ergänzende Selbststudium stehen mehr als 55 Online-
Tutorials und Arbeitsanleitungen zur Verfügung.
Ausblick
Ein „Fertig“ gibt es nicht, die Entwicklung ist dynamisch. Die Stadtverwaltung ändert sich, die Aufgaben ändern sich, die Prozesse sind Änderungen unterworfen, das Produkt entwickelt sich weiter, die Vernetzung mit anderen Anwendungen schreitet weiter voran. Eine kontinuierliche Fortentwicklung des DMS ist daher unabdingbar.
II. Laufweg und Unterschriften im DMS
Herrn Ref. I/II zur Genehmigung im Ratsinformationssystem Ref. I/II/ POA zur Bearbeitung GPR zur Kenntnisnahme per DMS Pr Ref. I/II zur Kenntnisnahme per DMS
Nürnberg, 07.06.2023 Amt für Informationstechnologie
gez. Roesch (86 20) (Unterschrift liegt elektronisch vor)