Berichtsvorlage DiP/004/2023
Beratung Datum Behandlung Ziel
Personal- und Organisationsausschuss 25.04.2023 öffentlich Bericht
Betreff:
Etablierung des Geschäftsprozessmanagements (GPM) bei der Stadt Nürnberg
hier: Bericht über das Konzeptionsprojekt und erste Umsetzungen
Anlagen: Sachbericht
Bericht:
Die Beschäftigung mit Prozessen ist für die Stadtverwaltung kein neues Thema. Seit vielen Jahren werden Arbeitsabläufe dokumentiert und optimiert, bislang jedoch weit überwiegend zweckbezogen im Rahmen von Projekten und auf einzelne Abläufe bezogen. Dies hat zur Folge, dass viele Potenziale des Prozessmanagements bisher ungenutzt bleiben.
Die gestiegene Dynamik und Komplexität von Verwaltungsaufgaben, u. a. getrieben durch die digitale Transformation, gesellschaftliche Entwicklungen und Ansprüche, knappe Kapazitäten und Krisen erfordern von den Dienststellen erhöhte Eigenverantwortung bei der kontinuierlichen Optimierung und Weiterentwicklung ihrer wesentlichen Arbeitsabläufe. Um dieser Anforderung aus organisatorischer Sicht gerecht zu werden, hat das Amt für Digitalisierung und Prozessorganisation ein GPM-Konzept erarbeitet, mit dem die Prozessorientierung der Verwaltung systematisch gestärkt werden soll. Das Konzept umfasst fünf wesentliche Themenfelder: Standards und Regelungen, die Modellierungssoftware, ein Rollenkonzept, ein Vorgehensmodell mit anwendbaren Tools sowie Kommunikationsformate.
Seit Ende 2022 werden Teile des Vorgehensmodells in zwei übergreifenden Prozessen pilotiert. Zudem ist das GPM Bestandteil der digitalen Fachstrategien der Dienststellen und Referate. Die Umsetzung soll an aktuelle Projekte und Programmen anknüpfen und diese sukzessive um GPM-Bestandteil ergänzen. Die Erfahrungen aus der Umsetzung fließen in die weitere Ausarbeitung ein. Durch die entstehenden Erfolge soll im Laufe der Zeit ein zunehmendes Interesse an GPM erreicht werden und dadurch in der gesamten Breite der Stadtverwaltung eine kontinuierliche Prozess- und Kundenorientierung gefördert werden.
- Finanzielle Auswirkungen:
Noch offen, ob finanzielle Auswirkungen Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich:
(→ weiter bei 2.)
Nein (→ weiter bei 2.)
Ja
Kosten noch nicht bekannt
Kosten bekannt
Gesamtkosten € Folgekosten € pro Jahr
dauerhaft nur für einen begrenzten Zeitraum
davon investiv € davon Sachkosten € pro Jahr
davon konsumtiv € davon Personalkosten € pro Jahr
Stehen Haushaltsmittel/Verpflichtungsermächtigungen ausreichend zur Verfügung?
(mit Ref. I/II / Stk - entsprechend der vereinbarten Haushaltsregelungen - abgestimmt, ansonsten Ref. I/II / Stk in Kenntnis gesetzt) Ja Nein Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich:
2a. Auswirkungen auf den Stellenplan:
Nein (→ weiter bei 3.)
Ja
Deckung im Rahmen des bestehenden Stellenplans
Auswirkungen auf den Stellenplan im Umfang von Vollkraftstellen (Einbringung und Prüfung im Rahmen des Stellenschaffungsverfahrens)
Siehe gesonderte Darstellung im Sachverhalt
2b. Abstimmung mit DIP ist erfolgt (Nur bei Auswirkungen auf den Stellenplan auszufüllen)
Ja Nein Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich:
- Diversity-Relevanz:
Nein Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich: Ja GPM ist ein themenunabhängiges Instrument, das die Ablauforganisation der Stadtverwaltung allgemein zum Gegenstand hat. Es hat deshalb keine eigene Diversity-Relevanz.
- Abstimmung mit weiteren Geschäftsbereichen / Dienststellen: