Haushaltssperre

← Sitzung des Bau- und Vergabeausschusses (30.03.2023)

Entscheidungsvorlage

Anlage · 30.03.2023 · PDF ansehen · Originaldokument im RIS ↗

Maschinell extrahierter Text. Verbindlich ist das Originaldokument.

Sachstand und Auswirkungen der Stelleneinsparungen im Hochbauamt

Sachverhalt

Im Gesamtpaket der Stelleneinsparungen wurden den Geschäftsbereichen unterschiedliche Einsparquoten zugewiesen. Das Planungs- und Baureferat hat zum Stellenplan vom 01.01.2023 perspektivisch eine Reduktion von etwa 11% zu erreichen. Zu unterscheiden sind „ausgenommene“ Stellen und „nicht ausgenommene“ Stellen. Im Planungs- und Baureferat sind nur sehr wenige Stellen von der Abbauverpflichtung „ausgenommen“. Die entsprechend hohe Reduktion wurde intern pauschal auf die Ämter im Geschäftsbereich übertragen, im Detail sind aber fachspezifische Steuerungen nötig.

Die rechnerische Quote ist schon zum 02.01.2023 erreicht gewesen, weil eine Vielzahl von technischen Stellen nach wie vor trotz intensivster Bemühungen nicht besetzt werden können. Damit entzieht sich die Personalentwicklung in gewissem Umfang der aktiven Steuerung, die nötige Aufgabenkritik wird leider durch die personelle Wirklichkeit geleitet.

Dem Beschluss des Stadtrates entsprechend berichtet das Planungs- und Baureferat ämterspezifisch kleinteilig über die Konsequenzen in den zuständigen Fachausschüssen.

  1. Zielerreichungsgrad des Hochbauamtes: Auswertung zum Stichtag 01.02.2023

a. Stellen (VKS) im nicht ausgenommenen Bereich: 211,19 VKS

b. davon frei (VKS): 44,84 VKS

c. aktuelle Freihaltequote (Bezugswert 11%): 21,23%

d. Darstellung der Entwicklung der Quote: entfällt

e. Prozentzahl der nicht ausgenommenen Stellen im Geschäftsbereich: 82,35%

  1. Auswirkungen auf die Aufgabenerfüllung im Hochbauamt: Trotz intensiven Bemühens um Fachkräfte weist auch das Hochbauamt zahlreiche unbesetzte Stellen aus. Die haustechnischen Abteilungen sind dabei etwas stärker als die Bau- Abteilungen vom Fachkräftemangel betroffen. Die Freihaltequote wird dadurch bereits deutlich übererfüllt, sie wird sich aufgrund der aktuellen Vorgaben zur Haushaltkonsolidierung trotz Unterstützung der Kernverwaltung voraussichtlich noch weiter erhöhen, was die zukünftige Handlungsfähigkeit des Amtes zusätzlich erschweren wird.

Aufgabenkritik wird insofern mehr vom Fachkräftemangel geleitet als dass steuernde Maßnahmen ergriffen werden können.

a. Welche Prozesse können/konnten wie verbessert/digitalisiert werden?

Gebäudemanagement: In der Weiterentwicklung des 2012 beschlossenen „Stadtmodells zur Neuaufstellung des Gebäudemanagements“ werden Ansätze zur Verbesserung erkannt. Im Hochbauamt wurden sechs Formen des Bauunterhaltes (HVE-SuS, HVE-KVS, HvD Budgetierte Dienststellen, Stiftungsverwaltung und Eigenbetreibe) identifiziert, mit unterschiedlichen Regeln, Schnittstellen und Schwellenwerten.

Hier wird in Zusammenarbeit mit den Hausverwaltenden Einheiten (HVE) nach Ansätzen gesucht, unter Berücksichtigung der bisherigen Erfahrungen den Prozessen, mit Schnittstellen und Schwellenwerte besser gerecht zu werden. Die Abschaffung von Doppelstrukturen und mehr Flexibilität für die HVEs werden das Ziel sein.Des Weiteren werden durch Einführung

Computer-Aided Facility Managements (CAFM)
mögliche Verbesserungen erkannt, die bei der softwaregestützten Bewirtschaftung und
Verwaltung von Immobilien sowie deren Ausstattungen und Datenverwaltung über den
gesamten Lebenszyklus hinweg helfen können.

Arbeitsprozesse: Dem Fachkräftemangel wird mit einer Überprüfung, Neuordnung von Arbeitsprozessen und Entwicklung angepasster Strukturen im Hochbauamt begegnet. Weitere amtsinterne strukturelle Anpassungen werden in der Prozessorientierten Verwaltung mit Fokus auf unsere Kernprozesse und Schnittstellen gesehen. Zudem sehen wir Fach- bzw. Funktionsbündelungen als einen möglichen Ansatz für Verbesserungen im Hochbauamt.

Digitalisierung: Die weitere Digitalisierung der Stadtverwaltung bleibt dabei ein wichtiges Instrument auch im Hochbauamt. So werden im Rahmen der digitalisierten Plan-Archivierung, der Weiterentwicklung der E-Vergabe in der Nachtragsbearbeitung und der Weiterentwicklung der E-Rechnung im Bauwesen (ohne Medienbruch) Potentiale gesehen.

b. Welche Aufgaben fallen temporär weg, bzw. können nur eingeschränkt oder in geringerem Umfang realisiert werden? Welche Standards werden temporär abgesenkt?

Im Rahmen der Aufgabenkritik wurden von den Geschäftsbereichen bereits im Dezember, Januar und Februar Maßnahmen zur Disposition gestellt bzw. bei der Ausführung bestimmter Maßnahmen Aufschub vereinbart.

Maßnahmen mit neuem Projektbeginn:

Bereich OBM:

Bereich 2.BM:

Bereich Ref. III

Bereich Ref. IV:

Bereich Ref. V:

Bereich Ref.VII:

Mit der aktuellen Auswertung der noch verbleibenden Personalkapazitäten wird unter Einbeziehung der nicht besetzten Stellen trotz der o.g. Verschiebungen ein Defizit von ca. 19 VKS im Hochbauamt für das Jahr 2023 ausgewiesen. Viele Projekte sind somit strukturell unterbesetzt und damit erhöhten Risiken ausgesetzt. Diese Risiken sollen durch Stellenbesetzungen - wann immer möglich -minimiert werden.

c. Welche Aufgaben/Stellen/Standards sind dauerhaft zur Einsparung vorgesehen (soweit zum aktuellen Zeitpunkt schon bekannt)? (Klammerzusatz entfällt spätestens im November 2024)

Aktuell ist nicht absehbar, welche Stellen durch die in 2a erwähnten Ansätze eingespart werden könnten. Es ist jedoch mittelfristig davon auszugehen, dass sich die Arbeitsschwerpunkte stärker hin zur Hochbaupauschale und BIC Maßnahmen verschieben, als dass tatsächlich Personal eingespart werden kann, da die Bauaufgaben, wie unter 2b beschrieben, nur verschoben werden.

d. Welche Folgen (verwaltungsintern/politisch/rechtlich/gesellschaftlich) sind zu erwarten?

Aktuell befinden sich im Verantwortungsbereich des Hochbauamtes 66 Maßnahmen in der BIC Sachstandliste (= nicht begonnen oder noch vor Projekt Freeze).

In der wachsenden Stadt werden weitere Anforderungen an die städtische Infrastruktur gestellt werden. Mit jedem errichteten Neubau wächst jedoch auch die Verantwortung zum Betrieb und Erhalt der Immobilie. Es ist zu erwarten, dass sich der jetzt schon vorhandene Sanierungsstau verschärfen wird - nicht allein, weil seit Jahrzehnten zu wenig Mittel für den Gebäudebestand zur Verfügung gestellt werden, sondern auch künftig das Fachpersonal zur Bearbeitung fehlen wird. Die Folge sind eine wachsende Zahl an nicht planbaren Notmaßnahmen zur Verkehrssicherung bei städtischem Gebäudebestand.

Es muss entsprechend eine Prioritätenverschiebung der Geschäftsbereiche, weg vom Neubau und hin zum Werterhalt und zur Verbesserung der bestehenden städtischen Gebäudeinfrastruktur, erfolgen.

Weitere von der Stadt gesteckten Ziele zum klimaneutralen Gebäudebestand werden ohne deutlich mehr real verfügbares Personal nicht erreichbar sein, diese werden aktuell weder finanziell im Haushaltsplan noch personell im Hochbauamt abgebildet.

Das Hochbauamt schlägt vor, die in den Vorjahren vom Stadtrat beschlossenen Ziele im Focus zu behalten, ggf. neu zu bewerten und künftige Aufgaben an die Baudienststellen darauf abzustimmen.

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