Records Services Die Fachstelle Schriftgutverwaltung des Stadtarchivs stellt sich vor
Querschnittsaufgaben des Stadtarchivs
für die Stadtverwaltung
Gesamtstädtische Federführung in der Schriftgutverwaltung
Beratungs- und Schulungsangebote Transformation zur digitalen, rechtssicheren und effizienten Verwaltung » Vermittlung von Informationskompetenzen und Konventionen » Konzeption von Ablagestrukturen insbesondere im Rahmen der DMS-Einführung » Sicherstellung von nachvollziehbaren Zugriffen (Datenschutz) » Pflege des gesamtstädtischen Aktenplans » Koordination und Unterstützung bei der Digitalisierung von Schriftgut Verwahrung der Altregistraturen im Original Bewertung des Schriftguts auf Archivwürdigkeit Dauerhafte Archivierung oder Freigabe zur Vernichtung »
Die Geschäftsanweisung
Schriftgutverwaltung (GA-SGV)
Gesamtstädtische Regeln für die Schriftgutverwaltung Die Regelungen gewährleisten Rechtmäßigkeit, Effizienz und Transparenz des Verwaltungshandelns Es liegt daher im Eigeninteresse der Dienststellen die Regelungen der GA- » SGV zu berücksichtigen.
Link zur GA-SGV im Intranet (HdV 412.01)
1. Records Management
Das Records Management unterstützt die Verwaltung in rechtlichen und organisatorischen Anforderungen, z. B.
Effiziente Arbeitsprozesse » Rasche Auffindbarkeit von Informationen » Informations- und Wissensmanagement Rechenschaftsfähigkeit » durch die Dokumentation des Verwaltungshandelns (z. B. in DMS) Nachvollziehbarkeit » des Verwaltungshandelns durch verbindliche Festlegungen z. B. von Aufbewahrungsfristen, Zugriffsberechtigungen etc.
Bildnachweis: Sascha Kirchhoff (Stadtarchiv Nürnberg)
1.1 Records Management
Einführung oder Überarbeitung Ihrer Aktenplan- und Ablagestrukturen Sinnvolle und einheitliche Struktur- und Betreffbildung auf allen Gliederungsebenen (Akte – Vorgang – Dokument) z. B. im Rahmen der DMS- Einführung oder in Vorbereitung auf die digitale Verwaltungsarbeit
2. Records Center
Records Center
Digitales Digitalisierung Zwischenarchiv Zwischenarchiv
Scannen Ihrer Verwahrung Ihrer Speicherlösung für Ihre nicht mehr benötigten Bestandsakten Altregistratur digitalen Informationen (in Vorbereitung)
2.1 Digitalisierung
Gemeinsame Analyse Ihrer Schriftgutbestände und Identifizierung der zu scannenden Bestandteile Etablierte Workflows und enge Kooperation mit DiP/PrO und IT/DMS Unterstützung bei der Erstellung einer technischen Leistungsbeschreibung Vermittlung an einen geeigneten Scandienstleister Gewährleistung rechtssicheren Scannens
2.2 Auftragsverwahrung
Entlastung Ihrer Registratur durch Übernahme von Unterlagen mit geringer Rückgriffshäufigkeit Schriftliche Verwahrungsvereinbarung Verwahrung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist Lagerung in sicheren Magazinräumen des Zwischenarchivs Bereitstellung in analoger Form oder als Scan on Demand Vorbereitung der Aussonderung und ggf. datenschutzkonforme Vernichtung Zukünftig: Speicherlösungen für nicht mehr benötigte digitale Informationen
3. Records Appraisal
Aussonderung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen: Bewertung des Stadtarchivs: Vernichtung oder dauerhafte Archivierung Sicherstellung datenschutzrechtlicher Anforderungen durch Vernichtung » oder Archivierung Entlastung Ihrer Registraturen, Datenspeicher und Mitarbeitenden » sichere Verwahrung und Konservierung Ihrer bedeutenden Unterlagen » Bereitstellung von Erschließungsinformationen in einer Datenbank
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Kontakt: records.services@stadt.nuernberg.de
Weitere Informationen zu allen Records Services finden Sie im Intranet: https://go.nuernberg.de/X6VWwvpx