Umorganisation PA 4-1

Personal- und Organisationsausschuss vom 13.12.2022

Bericht zur Familienkassenreform

Hier: Umorganisation in der Personalabrechnung (PA/4-1) ab 01.01.2023

I. 1. Ausgangsituation

Mit dem Gesetz zur Beendigung der Sonderzuständigkeit der Familienkassen des öffentlichen Dienstes im Bereich des Bundes vom 08.12.2016 (BGBl I S. 2835) wurden die Zuständigkeit und die Struktur der Familienkassen des öffentlichen Dienstes neu geregelt. Aufgrund der Gesetzesänderung hat die Stadt Nürnberg ab 01.03.2022 auf die Sonderzuständigkeit verzichtet und offiziell an die Bundesagentur für Arbeit (BA) abgegeben.

2. Neuausrichtung

Die Aufgaben der Familienkasse wurden bisher durch folgende Stellen im Sachgebiet PA/4-1 wahrgenommen:

Durch die Abgabe der Kindergeldsachbearbeitung werden auf der einen Seite Kapazitäten auf diesen Stellen frei, auf der anderen Seite sind gerade in der Personalabrechnung in den letzten Jahren zusätzliche Aufgaben angefallen. Zukünftig werden sich noch weitere Herausforderungen stellen, die auch von den Mitarbeitenden der bisherigen Familienkasse bewältigt werden müssen:

Die Mitarbeitenden der bisherigen Familienkasse sind auch nach der Abgabe der Kindergeldsachbearbeitung weiterhin für die Prüfung und Gewährung von Besitzstandszulagen nach den verschiedenen Tarifverträgen (TVÜ-VKA, TVÜ-L, TVK bzw. NV-Bühne) auf Grundlage der regelmäßigen Mitteilungen von der Familienkasse der BA zuständig.

Für die Beamtinnen und Beamten sowie die Versorgungsempfänger und -empfängerinnen müssen die Ansprüche auf den Familienzuschlag ebenfalls nach wie vor geprüft und angeordnet werden.

Für die Bearbeitung der familienbezogenen Leistungen für Kinder ist zwingend die Meldung der Familienkasse der BA notwendig. Die (Änderungs-) Meldungen werden für das Staatstheater Nürnberg und die Stadt Nürnberg einmal monatlich durch die Familienkasse der BA über den sogenannten “Bezügestellenservice“ zur Verfügung gestellt. Neben dem eigentlichen Vollzug umfasst die Tätigkeit auch die Beantwortung von Anfragen aus Belegschaft und die Klärung von Abweichungen und Störfällen mit der BA.

Zusätzlich zu den verbleibenden besoldungs- und tarifvertragsrechtlichen Aufgaben ist geplant, dass die Sachbearbeitung des Zuschusses zu den Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträgen für Beamtinnen und Beamte während der Elternzeit auf die bisherigen Mitarbeitenden der Familienkasse übergeht. Diese Aufgabe wird bisher durch Mitarbeitende des Sachgebiets PA/4-2 „Abrechnungsservice“ erledigt. Um Schnittstellen zu reduzieren und den Prozess zu optimieren werden diese Aufgaben nun zu PA/4-1 verlagert.

Des Weiteren soll die Prüfung der Sachbearbeitung und Erfassung der Daten in SAP HCM in Zukunft primär durch die Mitarbeitenden im „4-Augen-Prinzip“ erfolgen. Bisher erfolgte dies ausschließlich durch die Sachgebietsleitung, die dadurch nun mehr Zeit für steuernde Aufgaben gewinnt.

Ebenfalls bei PA/4-1 angesiedelt ist der Bereich „Grundsatzsachbearbeitung“, hier sind bereits jetzt zusätzliche und umfangreiche Aufgabenstellungen zur Unterstützung zu erledigen. Dies bezieht sich sowohl auf die Vorarbeiten als auch auf die künftigen Aufgaben in der Umsetzung und Sachbearbeitung, wie z. B.  Mitarbeit im Projekt Langzeitarbeitszeitkonto (Wertguthabenvereinbarungen, Sabbatregelung),  Mitarbeit beim Fahrradleasing  notwendige Anpassungen zur Umsetzung der häufigen Änderungen im Bereich der Sozialversicherung (z. B. Änderung der Grenzwerte im Bereich der geringfügig Beschäftigten (u.a. Veranstaltungshilfskräfte), Anhebung der Geringfügigkeitsgrenze und der Grenzen für den Übergangsbereich („Midi-Job“) ab 01.10.2022 mit Übergangsregelungen bis 31.12.2023, was eine manuelle Überprüfung der Einzelfälle erfordert, Anpassung bei Erhöhung des Mindestlohns),  Mitarbeit im Projekt zur Einführung der elektronischen Personalakte (Einführung ab 2023)

In den letzten Jahren entwickelten sich die relevanten Leistungsmengen in der Personalabrechnung wie folgt:

Der oben dargestellte Personal- und Fallzuwachs verursacht neben der Zunahme der Arbeitsmenge im Abrechnungsservice auch im Sachgebiet PA/4-1 eine Aufgabenmehrung, da insgesamt mehr Fallkonstellationen bei der Grundsatzsachbearbeitung und an familienbezogenen Leistungen bearbeitet werden müssen. Im Hinblick auf die Abgabe der Familienkasse an die BA wurden für die Abteilung Personalabrechnung (PA/4) in der Vergangenheit keine zusätzlichen Stellen beantragt, obgleich der Zuwachs beim Aufgabenvolumen dies gerechtfertigt hätte.

Das Sachgebiet trägt ab 01.01.2023 den Titel „Grundsatzfragen, Zahlungsabwicklung, Familienbezogene Leistungen“.

3. Auswirkungen auf den Stellenplan

Die Stellen 120.4160 - 120.4170 übernehmen zukünftig die o. g. Aufgaben(-mehrungen) und bleiben in ihrem bisherigen Umfang erhalten. Aufgrund aktueller und noch erwarteter Aufgabenzuwächse, insbesondere im Bereich der Grundsatzsachbearbeitung, ist geplant, für eine Stelle der bisherigen Familienkasse im Jahr 2023 eine Stellenwertüberprüfung zu beantragen.

Die Stellen 120.4125 und 120.4155 (jeweils Sachbearbeiter/in, 0,50 VK, EGr. E10) werden saldoneutral unter der Stellenplan-Nr. 120.4125 zusammengelegt. Die Stellenplannummer 120.4155 entfällt zukünftig.

Für die oben genannten Stellen wurden neue Arbeitsplatzbeschreibungen erstellt, organisatorisch geprüft und neu bewertet. Veränderungen in der Wertigkeit der Tätigkeiten haben sich dabei nicht ergeben, sodass die Aufgabenanpassungen zu keinen Stellenwertänderungen führen.

II. Laufweg im DMS 〈Unterschriftenliste〉

III. Ref.I/II/POA

Nürnberg, 17.11.2022 Personalamt

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