Beschlussvorlage BDR/007/2022
Beratung Datum Behandlung Ziel
Personal- und Organisationsausschuss 18.10.2022 öffentlich Beschluss
Betreff: Bildung einer Shared-Service-Einheit beim Direktorium Bürgerservice, Digitales und Recht; Gemeinsame Erledigung von Verwaltungsaufgaben für BDR, BAM, BA/NOS, DiP, MI und RA
Anlagen: Sachverhaltsdarstellung
Sachverhalt (kurz):
Im Zusammenhang mit der Bildung des Direktoriums Bürgerservice, Digitales und Recht (BDR), des Bürgeramtes Mitte (BAM) sowie des Amtes für Migration und Integration (MI) wurde eine Shared-Service-Einheit (SSE) gegründet, die derzeit organisatorisch bei BAM angesiedelt ist.
Die Shared-Service-Einheit ist bei den genannten Dienststellen zuständig für Querschnittsthemen, die dem Grunde nach bei allen Dienststellen in ähnlicher Weise anfallen (z. B. Personal, Haushalt, Beschaffung). Die SSE bietet den angeschlossenen Bereichen wichtige Unterstützungsprozesse an, so dass sich diese auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Gerade vor dem Hintergrund knapper Ressourcen und Problemen bei der Gewinnung von geeignetem Personal ist die Professionalisierung und die Hebung von Synergieeffekten durch Skaleneffekte bei gleichartig gelagerten Prozesse von zentraler Bedeutung.
Da sich die SSE aus Sicht der bisher beteiligten Dienststellen (BDR, BAM und MI) sehr bewährt hat, soll der Verantwortungsbereich der SSE auf weitere Dienststellen (BA/NOS, DiP und RA) ausgeweitet werden.
- Finanzielle Auswirkungen:
Noch offen, ob finanzielle Auswirkungen Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich:
(→ weiter bei 2.)
Nein (→ weiter bei 2.)
Ja
Kosten noch nicht bekannt
Kosten bekannt
Gesamtkosten € Folgekosten € pro Jahr
dauerhaft nur für einen begrenzten Zeitraum
davon investiv € davon Sachkosten € pro Jahr
davon konsumtiv € davon Personalkosten € pro Jahr
Stehen Haushaltsmittel/Verpflichtungsermächtigungen ausreichend zur Verfügung?
(mit Ref. I/II / Stk - entsprechend der vereinbarten Haushaltsregelungen - abgestimmt, ansonsten Ref. I/II / Stk in Kenntnis gesetzt) Ja Nein Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich:
2a. Auswirkungen auf den Stellenplan:
Nein (→ weiter bei 3.)
Ja
Deckung im Rahmen des bestehenden Stellenplans
Auswirkungen auf den Stellenplan im Umfang von Vollkraftstellen (Einbringung und Prüfung im Rahmen des Stellenschaffungsverfahrens)
Siehe gesonderte Darstellung im Sachverhalt
2b. Abstimmung mit DIP ist erfolgt (Nur bei Auswirkungen auf den Stellenplan auszufüllen)
Ja Nein Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich:
- Diversity-Relevanz:
Nein Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich: Ja
- Abstimmung mit weiteren Geschäftsbereichen / Dienststellen:
RA (verpflichtend bei Satzungen und Verordnungen)
BA/NOS
DiP
Beschlussvorschlag:
Der beschriebenen Umstrukturierung der Shared-Service-Einheit wird zugestimmt. Die Shared- Service-Einheit wird ab 01.01.2023 unmittelbar bei BDR angesiedelt.