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Arbeitsplatzbeschreibung
Kurzübersicht der einzelnen Aufgabenbereiche
Hinweis: Für jeden einzelnen Aufgabenbereich ist eine Anlage „APB Aufgabenbereich“ zu erstellen
1 | Koordinationsaufgaben, Personalentwicklung u 10 2 | Personalbewirtschaftung 45 3 | Personalverwaltung 35 4 5 6 7 8 9 10 | Sonstige Arbeiten nach Zuteilung (Einzelaufträge) 19 Summe: 100%
Arbeitsplatzbeschreibung
NÜRNB
Unabdingbare Stellenanforderung
Drs g der Dienste
OD Keine Ausbildung DEE g
m 3-jährige Berufsausbildung {GE 2) D Aufbauqualifikation (Meister, Techniker) Befähigung für die dritte Qualifizierungsebene in der Fachlaufbahn . Verwaltung und Finanzen, fachlicher Schwerpunkt nichttechnischer &% Studium (Bachelor) (QE 3) Verwaltungsdienst bzw. abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r (w/m/d) mit Fachprüfung Il. OD Studium (Master) (QE 4)
OD Zwingende Zusatzqualifikation
Organisatorische Antördarımgen (Arbeitszeitgestältungsvorgaben wie Schichfärkelt, nach Dienstplan, Rufbereitschaft und ähnliches)
Stetlenspezifische Anforderungen (wie Führerschein, besondere IT-Kenntnisse, spezielle berufliche Kenntnisse wie 2.B. Brückenbau, Anlagenbuchhaftung) we Einschlägige Berufserfahrung und sehr gute Kenntnisse im Bereich Personalbewirtschaftung und -verwaltung, Arbeitsrecht, Beamtenrecht. Vertiefte PC-Anwenderkenntnisse, insbesondere der gängigen Softwareprodukte (MS Access, MS Excel, MS Word und MS Outlook) sowie im SAP-Modul HR
Besöndere Befugnisse (2.B. Anordnungsbafignis, Bestelllmg zum Stantesbeamten, Vertretungsvollmachten, Aushildungsbeatiftragter) =
Allgemeine gesundheitliche Anforderungen
. Spezielle gesundheitliche Anforderungen (It Katalog AMU-Schlüssel)
AMU-Schlüssel Beschreibung 370 Bildschirmarbeitsplätze
20.07.2022
BefähigungfürdiedritteQualifizierungsebeneinderFachlaufbahnVerwaltungundFinanzen, X fachlicherSchwerpunktnichttechnischerVerwaltungsdienstbzw.abgeschlosseneAusbildungals Verwaltungsfachangestellte/r(w/m/d)mitFachprüfungII.
APB- Anlage Aufgabenbereich
- | Aufgabenbereich:
1 | Koordinationsaufgaben, Personalentwicklung Beschreibung der damit verbundenen Tätigkeiten (Täligkeitswört, Arkeitscbjekt, Arkeitsinhalt): \ Bitte Abkürzungen erläutern! Organisatorische Betreuung der Auszubildenden sowie der Praktikantinnen und Praktikanten Erarbeiten von Ausbildungsplänen in Zusammenarbeit mit den Bereichen Erstellen von Entwürfen für Ausbildungszeugnisse und Praktikantenbeurteilungen Wahrnehmen der weiteren Schriftgutverwaltung im Dokumentenmanagementsystem (DMS) für ASN Fortlaufendes Studieren der Gesetzgebungen bzw. Rechtsgrundlagen zur detaillierten Beratung der ASN Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
| Tätigkeitshezogener Delegationsherelch & = Entscheidungs- und Unterschriftsbefugnis mit voller Verantwortung DO Dienstleistungsfunktion (keine Entscheidungsbefugnis, Ausführungsverantwortung) DO Stabsfunktion (keine Entscheidungsbefugnis, Beratungsverantwortung) Tätigkeitsbezogener Handlungsspielraum ” DE ing der Aufgabenerledigung & Ermessens-, Beurteilungs- und Gestaltungsspielraum (falls ja, kurze Beschreibung) Gestaltungsspieiraum bei der organisatorischen Betreuung der Auszubildenden sowie der Praktikantinnen und Praktikanten bei der Steuerung der Arbeitseinsätze im Hinblick auf zeitliche und arbeitsinhaltliche Belange sowie bei der Fertigung von Entwürfen für Ausbildungszeugnisse und Praktikantenbeurteilungen;
| Tätigkeitshezogene dienstliche Beziehungen (mundiiche und fernmündliche Kontakte innerhalb und außerhalb der Verwaitung) unter Angabe von Zielsetzungen, von erläuterungshedürftigen oder strittigen Thenten und von Gesprächspartnerinrien/Gesprächspartnern _ Kommunikation mit PA/1, allen Bereichen bei ASN, mit PR ASN, SBV ASN sowie den zugeteilten Auszubildenden und der Praktikantinnen und Praktikanten.
| Unmitteibarer Wirkiwrgsbereidcehs einzelnen Arbeitsergebnisses
Innerhalb der Gesamte Mehrere : . Intern D 1} . & eigenen EO Keine Verwaltung Dienststellen Dienststelle Gesamte Bestimmte n
Extern 7 Stadtbevölke- | DI Bewölke- a Fred [1 Keine
rung rungsgruppen | Tragweite der Auswirkungen (z.B. finanzielle Auswirkungen, Öffentlichkeitswirksamkeit, Wirkung auf Lehensverhältnisse Dritter) BE m Durch engagierte und seriöse Wahrnehmung der Aufgaben wird eine kompetente und wahrheitsgernäße Einschätzung von Auszubildenden sowie der Praktikantinnen und Praktikanten erreicht, die — im Falle der Auszubildenden — deren Kompetenz für die künftige Arbeit in der Stadtverwaltung verbessert. Die ordnungsgemäße Wahrnehmung der Aufgaben der weiteren Schriftgutverwalterin im DMS bei ASN sichert eine effektive Aufgabenwahrnehmung sowohl bei ASN als auch in der Stadtverwaltung. jebenen Tätigkeiten sind auch folgenden weiteren Stellen zugeordnet Stelle Nr. (ggf. ‚bit
APB - Anlage Aufgabenbereich
urchrhrung schwieriger Stellenbesetzungsveriahren ii n Zusammenarbeit mit den Bedarfsträgern (sog. Recruiting mit z. B. Vorbereiten von Ausschreibungstexten sowie Veranlassen ihrer Veröffentlichung, verantwortliches Betreuen des elektronischen Bewerberverfahrens mit Sichten und Bewerten, inwieweit konstitutive Anforderungskriterien erfüllt sind, Führen der Bewerberkorrespondenz, Vormerken von Bewerbungen, Organisation und inhaltliche Dokumentation der Auswahlgespräche, Beratung der Fachbereiche zu Auswahlentscheidungen im Kontext rechtlicher Rahmenbedingungen und Erforderlichkeiten, etc.), ausgenommen „Verwaltungsberufe“, mit entscheidungsreifer Fertigstellung der Dokumente. » Erstellung von Gutachten zu Stellenbesetzungen (z. B. Einstellungen, Umsetzungen etc.). ® _ Veranlassen der notwendigen Änderungen bei Personalbewirtschaftungsmaßnahmen im Stellenplan,
& Entscheidungs- und Unterschriftsbefugnis mit voller Verantwortung OD Dienstleistungsfunktion (keine Entscheidungsbefugnis, Ausführungsverantwortung) DO Stabsfunktion (keine Entscheidungsbefugnis, Beratungsverantwortung) gkeitsbezogen: diungsspielra DO Einteilung der Aufgabenerledigung X Eirmessens-, Beurteilungs- und Gestaltungsspielraum (falls ja, kurze Beschreibung) Gestaltungsspielraum beim zielgruppengerechten Vorbereiten von Ausschreibungstexten, so dass diese eine optimale Wahmehmung und Attraktivität erreichen sowie bei der Organisation von Auswahlgesprächen in zeitlicher Hinsicht in Abstimmung mit den Fachbereichen; Beurteilungsspielraum bei der Beratung der Fachbereiche zu Auswahlentscheidungen im Kontext rechtlicher Rahmenbedingungen und Erforderlichkeiten;
Tätigkeilsbezogene kienstliche Bezishungen (mündliche und fernmündliche Kontakte Innerhalbund außerhalb der Verwaltung) unter Angabe von Zielsetzungen, von erläuterungsbedürftigen oder stritti- ‚senT hemen und von Gesprächspartnerinnen/Gesprächsparinern u Kommunikation mit allen Bedarfsträgern bei ASN, mit PA, PR ASN, SBV ASN, Gh, Kh, den Bewerbenden, sowie ggfs. mit den zuständigen Inklusionsämtern, der Agentur für Arbeit;
Innerhalb der on Gesamte Mehrere Intern R R O eigenen Verwaltung Dienststellen Dienststelle Gesamte Bestimmte Einzelne Extern DI Stadtbevölke- | DI Bevwölke- 4 Akteure OD Keine rung rungsgri en |’ Tragdewr eAusiwirtkuenge n (z.B. finanzielle Auswirkungen, OffentlichkeitswirksWaimrkkuengi ta,uf | kebansverhältnisse Britter) Durch seriöse und engagierte Wahrnehmung der Aufgaben wird ein rechtssicheres Recruiting mit einer optimalen Personalauswahl gewährleistet, das die Gewinnung der bestmöglichen Bewerbenden für vakante Stellen bei ASN sichert. Eine qualitativ unzureichende Aufgabenwahrnehmung erhöht schnell das Risiko von rechtswidrigen Auswahlentscheidungen oder von Auswahlentscheidungen zugunsten von für den vakanten Aufgabenbereich ungeeigneten Bewerbenden mit u. U. äußerst kostspieligen Korrekturmaßnahmen, die finanzielle Auswirkungen bis hin zu sechsstelligen Beträgen reichen können, Die ordnungsgemäße Wahrnehmung der Aufgaben sichert ferner eine Personalausstattung, die die betriebliche Leistungsfähigkeit erhält bzw. bestenfalls steigert und damit eine effektive Aufgabenwahrnehmung sowohl bei ASN als auch in der Stadtverwaltung gewährleistet.
APB - Anlage Aufgabenbereich
NURNBERC Die haschriebenen Tätigkeiten sind auch folgenden weiteren Stellen zugeordnet Stefle Nr. ggf. von...his...)
APB - Anlage Aufgabenbereich NÜRNBERG
3 Personalverwaltung 3
Erteilen von Auskünften und Beratung zu tarif- und sozialrechtlichen Fragen. » Durchführen von schwierigen Personalgesprächen aller Art. « Erstellen von Gutachten zu Maßnahmen der Personalverwaltung in Zusammenarbeit mit den Bereichen (z. B. Höhergruppierungen, Beförderungen, Arbeitszeitänderungen/Arbeitszeitmodelle/Arbeitszeitkonten, Beurlaubungen} sowie Veranlassen notwendiger Änderungen im Stellenplan. » Inhaltliche Vorbereitung/Grundlagenermittlung und Mitwirkung beim Abwickeln von schwierigen disziplinar- und sonstigen arbeitsrechtlichen Angelegenheiten, einschl. der Protokollführung und der Erstellung unterschriftsreifer Vorlagen. « Organisation, Administration und Überwachung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements und des Betrieblichen Gesundheitsmanagements. « Erarbeiten der Grundlagen und Führen aller erforderlichen Personalstatistiken und -listen des Arbeitsbereichs (z. B. Krankenstatistik, Altersteilzeit, leistungsgewandelte Mitarbeiter/innen, Schwerbehindertenverzeichnis, Nebentätigkeiten, Altersstruktur, Funktionsstatistik, freie Stellen, Fluktuationsquote). « Inhaltliche Erarbeitung von Grundlagen zur Erstellung des Personalberichts mit Beschreibung notwendiger Maßnahmen (z. B. zur Begegnung der demografischen Entwicklung). « Erarbeitung von Grundlagen aus dem Personalbereich für Berichte und Vorlagen für den Werkausschuss und Stadtrat. « Allgemeiner interner und externer Schriftverkehr zu Personalangelegenheiten einschl. Erstellen von Bescheinigungen. « Führen von Verhandlungen und Korrespondenzen mit Sozialleistungsträgern.
[<] Entscheidungs- und Unterschriftsbefugnis mit voller Verantwortung DT Dienstleistungsfunktion (keine Entscheidungsbefugnis, Ausführungsverantwortung) OD Stabsfunktion (keine Entscheidungsbefugnis, Beratungsverantwortung)
OD Einteilung der Aufgabenerledigung &l Ermessens-, Beurteilungs- und Gestaltungsspielraum (falls ja, kurze Beschreibung) Ermessens- und Beurteilungsspielraum beim Führen des internen und externen Schriftverkehrs zu Personalangelegenheiten einschi. Erstellen von Bescheinigungen, dem Erteilen von Auskünften zu tarifund sozialrechtlichen Fragen sowie in Verhandlungen und Korrespondenzen mit Sozialleistungsträgern, abhängig von den themenspezifischen Fragestellungen; hier sind oftmals auch Beratungstätigkeiten erforderlich sowie Entscheidungen darüber, ob und ggfs. welche Vorgehensweise angemessen ist und eingeschlagen werden soll; Gestaltungsspielraum bei der inhaltlichen Vorbereitung/Grundiagenermittlung und Mitwirkung beim Abwickeln von disziplinar- und sonstigen arbeitsrechtlichen Angelegenheiten, einschl. der Protokollführung, da Art und Tiefe der Grundlagenermittlung je nach Fallgestaltung oftmals stark variieren können und hier jeweils adäquate Ermittlungsmaßnahmen getroffen werden müssen;
Kommunikation mit allen Beschäftigten bei ASN, mit PA, PR ASN, SBV ASN, Gh, Kh, sowie ggfs. mit den zu-
ständigen inklusionsämtern, der Agentur für Arbeit:
Innerhalb der Gesamte Mehrere . . Intern je} & n & eigenen [m] Keine Verwaltung Dienststellen Dienststelle Gesamte Bestimmte .
Extern OD Stadtbevölke- | LI Bevölke- R Azeine D Keine
rung rungsgruppen
NURNBERG
tet, die die Seriosität des Arbeitsbereichs bei den Kommunikationspartnern sowie deren Vertrauen in die Integrität und Verlässlichkeit des Arbeitsbereichs sichern bzw. stärken. Eine unzureichende Wahrnehmung dieser Aufgaben zieht i. d. Regel eine Zerstörung des Vertrauens, insbesondere der Belegschaft von ASN, nach sich, deren Auswirkungen sich meist in niedriger Arbeitszufriedenheit, damit wiederum in einem höheren Krankenstand und einer niedrigeren Produktivität niederschlagen und aus diesem Grund einen kaum zu beziffernden hohen Kostenfaktor für einen derart personalintensiven Betrieb sowie für die Stadt Nürnberg mit ihren dienstleistenden Querschnittseinheiten darstellen können.
Eine ebensolche Wirkung kann sich auch im Fall einer nicht ausreichenden oder zeitlich unangemessenen Mitwirkung bei arbeits- und disziplinarrechtlichen Maßnahmen einstellen, da es hier einerseits schnell zu Fristversäumnissen und damit zur Undurchführbarkeit von arbeitsrechtlichen Maßnahmen, im ungünstigsten Fall auch von Kündigungen kommen kann.
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