Sitzung gesamt - Öffentlich Stand: 15.06.2022

Sitzungsunterlagen

Sitzung des Personal- und

Organisationsausschusses

21.06.2022

Inhaltsverzeichnis

Sitzungsdokumente 3 Tagesordnung -öffentlich- 3 Nachreichung Öffentlich 4 Vorlagendokumente 5 TOP Ö 1 Übertragung der Zuständigkeit für staatliche Schulverwaltungs-IT von Ref.IV auf 5 das Amt für Informationstechnologie Sitzungsvorlage IT/002/2022 5 Vorlage_IT Betreuungszuständigkeit IT/002/2022 8 * TOP Ö 1.1 Unbefristete Übernahme von Auszubildenden bzw. Nachwuchskräften 20 Bericht PA/044/2022 20 Bericht zur Übernahme PA/044/2022 23

TAGESORDNUNG

Sitzung

Sitzung des Personal- und Organisationsausschusses

Sitzungszeit

Dienstag, 21.06.2022, 15:00 Uhr

Sitzungsort

Rathaus, Fünferplatz 2, Großer Sitzungssaal

TAGESORDNUNG

Öffentliche Sitzung

1. Übertragung der Zuständigkeit für staatliche Schulverwaltungs-IT Beschluss

von Ref.IV auf das Amt für Informationstechnologie IT/002/2022

Riedel, Harald

2. Genehmigung der Niederschrift der Sitzung vom 17.05.2022,

öffentlicher Teil

Stadt Nürnberg - Rathausplatz 2 - 90403 Nürnberg

An die Mitglieder des Personal- und Organisationsausschusses

E-Mail: obm@stadt.nuernberg.de

Internet: www.nuernberg.de

Datum: 10.06.2022

NACHREICHUNG

ZUR SITZUNG

DES PERSONAL- UND ORGANISATIONSAUSSCHUSSES AM 21.06.2022

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

im Nachgang zur bereits zugestellten Einladung/Tagesordnung übermittle ich die Unterlagen zu

Öffentliche Sitzung

1.1 Unbefristete Übernahme von Auszubildenden bzw. Bericht

Nachwuchskräften

Riedel, Harald

Mit freundlichen Grüßen

Marcus König Oberbürgermeister

ÖÖ 11

Beschlussvorlage IT/002/2022

Beratung Datum Behandlung Ziel

Personal- und Organisationsausschuss 21.06.2022 öffentlich Beschluss

Betreff: Übertragung der Zuständigkeit für staatliche Schulverwaltungs-IT von Ref.IV auf das Amt

für Informationstechnologie

Anlagen: Vorlage_IT Betreuungszuständigkeit

Sachverhalt (kurz):

Mit Stadtratsbeschluss vom 29.09.2021 wurde die Verwaltung beauftragt, das bereits vorbereitete und in Abstimmung zwischen Schul-IT und IT befindliche Konzept zur Übernahme der Verwaltungen in staatlichen Schulen durch IT zu konkretisieren und für einen Beschluss vorzubereiten. Mit dieser Vorlage kommt die Verwaltung diesem Auftrag nach.

1. Finanzielle Auswirkungen:

Noch offen, ob finanzielle Auswirkungen Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich:

(→ weiter bei 2.)

Nein (→ weiter bei 2.)

Ja

Kosten noch nicht bekannt

Kosten bekannt

Gesamtkosten € Folgekosten 579.346 € pro Jahr

dauerhaft nur für einen begrenzten Zeitraum

davon investiv € davon Sachkosten € pro Jahr

davon konsumtiv € davon Personalkosten 579.346 € pro Jahr

Stadt Nürnberg Beschlussvorlage IT/002/2022

Stehen Haushaltsmittel/Verpflichtungsermächtigungen ausreichend zur Verfügung?

(mit Ref. I/II / Stk - entsprechend der vereinbarten Haushaltsregelungen - abgestimmt, ansonsten Ref. I/II / Stk in Kenntnis gesetzt) Ja Nein Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich: Das Wachstum im Sachkostenbereich aufgrund größerer Nutzungszahlen wird bei der Planung in den jeweiligen HH-Positionen für 2023 berücksichtigt.

2a. Auswirkungen auf den Stellenplan:

Nein (→ weiter bei 3.)

Ja

Deckung im Rahmen des bestehenden Stellenplans

Auswirkungen auf den Stellenplan im Umfang von 7,5 Vollkraftstellen (Einbringung und Prüfung im Rahmen des Stellenschaffungsverfahrens)

Siehe gesonderte Darstellung im Sachverhalt

2b. Abstimmung mit DIP ist erfolgt (Nur bei Auswirkungen auf den Stellenplan auszufüllen)

Ja Nein Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich:

3. Diversity-Relevanz:

Nein Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich: Ja gemäß Checkliste keine Relevanz ersichtlich.

4. Abstimmung mit weiteren Geschäftsbereichen / Dienststellen:

RA (verpflichtend bei Satzungen und Verordnungen)

DiP

Ref. IV

Stadt Nürnberg Beschlussvorlage IT/002/2022

Beschlussvorschlag:

1. Die Kernkompetenzen für die IT getrennt nach Schulverwaltung (IT) und Schulpädagogik (Ref.IV) sollen gebündelt werden. Daher wird die Zuständigkeit für die IT-Betreuung der staatlichen Schulverwaltungen von Ref.IV mit der Besetzung der dazu notwendigen Stellen auf die Dienststelle IT übertragen. 2. Der benötigte Stellenbedarf von 7,5 Stellen ist im Rahmen des Stellenschaffungsverfahrens zum Haushalt 2023 zu beantragen 3. Mit Übertragung der Zuständigkeit für die IT-Betreuung der staatlichen Schulverwaltungen auf die IT, wird diese beauftragt, die IT-Standards der Stadtverwaltung auch den staatlichen Schulverwaltungen zur Verfügung zu stellen. Damit einher geht eine Verbesserung der IT-Sicherheit an den Schulen.

ÖÖ 11

Übernahme der Zuständigkeit für

staatliche Schulverwaltungs-IT

durch Amt für Informationstechnologie

05/2022

Umsetzung IT-Strategie “Lernen und Lehren an städti-

schen und staatlichen Schulen in Nürnberg im Digitalen

Zeitalter”, Stadtratsvorlage Ref IV, 09/2021

INHALTSVERZEICHNIS

Inhalt

1. Zusammenfassung ................................................................................................... 4

2. Ausgangslage ............................................................................................................ 4

3. Aktuelle Beschlusslage ............................................................................................ 4

4. Mengengerüst als Basis für die Konzeption ......................................................... 4

5. Ziele, die mit der Übernahme der staatlichen Schulverwaltungen durch die IT

der Stadtverwaltung erreicht werden können: ..................................................... 7

6. Konkretisierung der Maßnahmen zur Verwirklichung der Ziele: ........................ 8

7. Übersicht über die Zuständigkeiten ..................................................................... 10

8. IT-Sicherheit ............................................................................................................ 11

9. Anbindungsmöglichkeit an ein stadtweites Dokumentenmanagementsystem

.................................................................................................................................. 11

10. Ressourcenbedarf bei IT ....................................................................................... 11

11. Fazit: ......................................................................................................................... 13 12. Beschlussvorschlag: ............................................................................................... 13

12. Zusammenfassung

Die technischen Infrastrukturen und Lösungen in den Verwaltungen und pädagogischen Bereichen der städtischen und staatlichen Schulen in Nürnberg stehen vor großen Herausforderungen. Die Anbindung der Schulen an das Glasfasernetz der Stadt und die fortschreitende Verbesserung der Inhouse-Netze der Schulen eröffnet dabei neue Möglichkeiten. Dabei darf es nicht nur um die Pädagogik gehen, sondern auch der Verwaltungsbereich muss betrachtet werden. Der Aufbau von Doppelstrukturen zur Softwareverteilung bei Ref.IV wäre nicht sinnvoll. Der Transfer der Zuständigkeit entlastet Ref.IV/IT und ermöglicht es, dass man sich dort auf die pädagogischen Geräte konzentrieren kann. Die Aufgabenverlagerung generiert einen Ressourcenbedarf bei IT von 7,5 Stellen.

2. Ausgangslage

Derzeit werden die Mitarbeiter*Innen der staatlichen Schulverwaltungen, für die die Stadt Nürnberg als Sachaufwandsträger zuständig ist, von Ref.IV-IT betreut.

Die IT-Zuständigkeit für diese Personen in den 90er Jahren bei der Schul-IT anzusiedeln, war zum damaligen Zeitpunkt pragmatisch und sinnvoll, da die Schul-IT ohnehin in den Schulen präsent war um die pädagogischen Geräte zu betreuen. Es gab in den Schulen zunächst nur Einzelplatzgeräte, die später zu lokalen Netzen zusammengefasst wurden. Da die Schulen nicht am städt. Feuerwehr-Glasfasernetz angebunden waren, wurde an der Betreuung durch Vor-Ort-Einsätze bis heute festgehalten.

3. Aktuelle Beschlusslage

Mit Stadtratsbeschluss vom 29.09.2021 wurde die Verwaltung beauftragt, das bereits vorbereitete und in Abstimmung zwischen Schul-IT und IT befindliche Konzept zur Übernahme der Verwaltungen in staatlichen Schulen durch IT zu konkretisieren und für einen Beschluss vorzubereiten. Mit dieser Vorlage kommt die Verwaltung diesem Auftrag nach.

4. Mengengerüst als Basis für die Konzeption

Die Aufgabenverlagerung von Ref.IV zu IT führt auch zu budgetmäßigen und personellem Mehrbedarf bei IT. Das Mengengerüst ist daher näher zu betrachten. Im Herbst 2021 fand eine Begehung aller Schulen statt, um zu einer Bestandsaufnahme der dort befindlichen Geräte sowie zu einer Aussage über die netzwerktechnischen Voraussetzungen innerhalb der Gebäude zu kommen.

4.1 Zu betreuende Personen

Es handelt sich um folgende Personengruppen an rund 100 staatlichen Schulen:

 (Erweiterte) Schulleitungen

 Funktionsstellen (Stundenplanung, Bereichsleitungen, Oberstufenbetreuer)  Sekretariatskräfte  Schulpsychologen  Ministerialbeauftragte  Schulsozialarbeiter (staatl.) an Mittelschulen  staatliches Schulamt

Insgesamt handelt es sich um rund 1.000 zu betreuende Personen.

4.2 Zu verwaltende Geräte:

PCs: Ermittelt wurden 572 PCs (die Verwaltungs-PCs in den staatlichen Schulen entsprechen zu 95 % den BlueChip- Modellen in der Stadtverwaltung)

Gerätebezeichnung Computer vor Bluechip 2016 23 4% Bluechip 2016 59 10% Bluechip 2018 130 23% Bluechip 2019 322 56% Bluechip 2020 30 5% Bluechip 2021 8 1%

Notebooks: Von den 60 Notebooks entsprechen 43 dem städt. Standard und sind insoweit Softwareverteilungskompatibel. Die alten Notebooks sollten durch aktuelle Geräte ausgetauscht werden.

Drucker: 420 Druckgeräte wurden in den Schulverwaltungen identifiziert. Die Zahl der unterschiedlichen Druckertypen ist immens. Lediglich 98 Geräte sind Multifunktionskopierer. Bei der scheinbar größten Zahl handelt es sich um „sonstige Drucker“, die ebenfalls keiner größeren Gruppe zuzurechnen sind.

Insgesamt 420 Drucker/MFK

40 2 0 20 1 1 4 7 3 6

Aus Gründen der Sicherheit und der zentralen Administrierbarkeit sollte die Zahl (sonstige Drucker) der unterschiedlichen Druckertypen nicht zu groß sein. Es wird vorgeschlagen, die 322 Druckgeräte, die vom derzeitigen Verwaltungsstandard abweichen im Zuge der Neuausschreibung der Multifunktionsgeräte zu ersetzen oder eine gesonderte Ausschreibung eines einheitlichen Schuldruckertyps vorzunehmen.

Telefonie: Rund die Hälfte (49) aller staatlichen Schulen ist an das städt. 231-Netz angebunden. Teilweise befinden sich in den Schulen noch eigene Telefonanlagen, die durch die zentrale VoIP-Anlage der Stadtverwaltung sinnvollerweise abgelöst werden sollten.

4.3 Zu betreuende Fachverfahren

Die Schulverwaltungen der staatlichen Schulen werden bereits jetzt mit Rechenzentrumsdienstleistung unterstützt. Dadurch wurde verhindert, dass in den vielen Schulstandorten Mini-Rechenzentren aufgebaut werden. Zu nennen sind hier insbesondere die im Auftrag der Schulverwaltungsämter für die staatlichen Schulen bereitgestellten Verfahren

 Amtliche Schulsoftware ASV  SAP im Rahmen der eRechnung

sowie weitere Verwaltungsprogramme zur Personal/Lehrer oder Notenverwaltung.

Derzeit erfolgt die Anbindung der staatlichen Schulen an die Systeme im Rechenzentrum über aufwändige Terminalserververfahren und 2-Faktorauthentifizierung.

Die verbliebenen 8 staatliche Schulen, die ihr ASV-Verfahren noch selbst betreiben, sollen im Jahr 2022 hinsichtlich dieses Verfahrens in das Rechenzentrum umgezogen und damit wirtschaftlicher betrieben werden. ND5607-PCD rehtorB WDC0153L-PCD rehtorB WDC0553L-PCD rehtorB ND0522-LH rehtorB ND0632L-LH rehtorB WDC0323L-LH rehtorB WDC0723L-LH rehtorB ND0015L-LH rehtorB WD0025L-LH rehtorB NDC0528L-LH rehtorB WDC0628L-LH rehtorB NDC2419-CFM rehtorB WDC2439-CFM rehtorB WD0375J-CFM rehtorB ND0172L-CFM rehtorB NDC0373L-CFM rehtorB …-CFM rehtorB …orP teJresaLroloC PH …PFM orP teJresaL PH orP teJeciffO PH orP teJeciffO PH NDC6255M arecoyK WND265CM IKO DN086-PLC gnusmaS …sserpXorP gnusmaS …sserpXorP gnusmaS …sserpXorP gnusmaS rekcurD regitsnoS …sysocE arecoyK …sysocE arecoyK nd5413P sysocE arecoyK 0586Xi nonaC d5302P arecoyK …sysocE arecoyK ic6004 reldA hpmuirT i6508 reldA hpmuirT i053C reldA hpmuirT i5653C-P reldA hpmuirT

4.4 Netzwerktechnischer Zustand

Die Schulen sind erfreulicherweise zwischenzeitlich am Glasfasernetz der Feuerwehr angebunden. Der Netzwerktechnische Zustand der Inhousevernetzung wird im Zuge der Umsetzung der IT-Strategie an Schulen kontinuierlich besser. Bis zum Ende des Jahres 2024 sollen alle Schulen qualitativ angemessen inhousevernetzt sein. Insofern ist die Übernahme der staatlichen Schulverwaltungen durch IT vom Projektfortschritt der IT-Strategie abhängig. Bereits jetzt sind rd. 30 Schulen sehr gut ausgestattet und weitere Schulen werden bis zum Projektstart einer Übernahme hinzukommen. Ziel sollte sein, im Gleichklang mit der IT-Strategie bis 2024 auch bei der Übernahme der staatlichen Schulverwaltungen zum Abschluss zu kommen.

4.5 Benötigte Services der Schulverwaltungen

Benötigte Services insbesondere a) Internet (bisher über private Provider bereitgestellt) b) Kollaborationssoftware c) sichere Dateiablage (z.B.Filer) d) eMail (für viele Schulverwaltungsmitarbeiter gibt es bislang keinen personifizierter Mailaccount) e) Verzeichnisdienst zur personifizierten Berechtigungssteuerung f) Telefonie (in 50 % aller Schulen haben bislang eigene Telefonanlagen und schulspezifische Telefonieverträge.) g) Bereitstellung mobiler Endgeräte (Schulräte/Psychologen) –aktuell nur im pädagogischen Umfeld und nicht für Schulverwaltungszwecke gedacht. h) IT-Support für sicheren Betrieb der Hardware (insbesondere Softwareverteilung, Hotline).

5. Ziele, die mit der Übernahme der staatlichen Schulverwaltungen durch die IT der Stadtverwaltung erreicht werden können:

5.1 Beibehaltung der Flexibilität im Bereich der Pädagogik bei gleichzeitiger Verbes serung der IT-Sicherheit im Bereich der Schulverwaltungen.

5.2 Gleichbehandlung von städtischen und staatlichen Schulen in Bezug auf die Be reitstellung städt. IT-Services, die den staatlichen Schulen bislang in einfacherer Form bereitgestellt wurden.

5.3 Konzentration auf die jeweiligen Kernkompetenzen der IT der Stadt für die Ver waltung sowie von Ref.IV-IT für die pädagogischen Bedarf.

5.4 Entlastung der Schul-IT durch Übergabe der Aufgabe an die IT.

5.5 Entlastung der Schulleitungen durch Nutzung zentraler IT-Administrationswerk zeuge.

5.6 Langfristige Einsparmöglichkeiten beim Sachaufwandsträger durch Nutzung zentraler Systeme.

6. Konkretisierung der Maßnahmen zur Verwirklichung der Ziele:

Der Stadtratsbeschluss zur IT-Strategie an Schulen vom Februar 2017 war wegweisend und richtig. Seither kamen neue Herausforderungen hinzu, die die Schul-IT stark belasten. Zu nennen sind hier insbesondere die für pädagogische Zwecke bereitzustellenden mobilen Lehrer- und Schülergeräte. Verwaltungsgeräte im Schulbereich werden nach wie vor nicht gefördert. Auch sind diese netzwerktechnisch weiterhin konsequent von der Pädagogik zu trennen. Die Anforderungen an Sicherheitsstandards und die benötigten Services für Schulverwaltungen weichen von den Anforderungen Pädagogik ab und ähneln eher denen der Stadtverwaltung.

Die wesentlichen Unterschiede in der Gegenüberstellung:

Aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen von Pädagogik und Verwaltung an benötigte Services und an Datenschutz und Datensicherheit ist es strategisch wichtig, bei Ref.VI-IT Doppelstrukturen zu vermeiden.

Die Administration von Schüler- und Lehrergeräten im Eigentum der Stadt Nürnberg kann nicht über die Verwaltungs-Softwareverteilung erfolgen. Diese Geräte befinden sich überwiegend im häuslichen Umfeld der Nutzer. Daher verfolgt die Schul-IT hier einen Cloud-Ansatz, um diese Geräte zentral administrieren zu können. Diesen Ansatz kann die Schul-IT jedoch nicht für Schulverwaltungsgeräte verfolgen. Deshalb müsste die Schul-IT für diesen Personenkreis entweder ein eigenes Softwareverteilungssystem zur Administration der staatlichen Schulverwaltungen betreiben, oder die bisherige Form der Vor-Ort-Administration fortsetzen. Da die Kapazitäten der Schul-IT mit der Administration der Schüler- und Lehrergeräte bereits stark ausgelastet sind, ist mit einer Verschlechterung der Situation in Bezug auf die IT-Sicherheit an Schulen zu rechnen. Der Betrieb eines eigenen Verwaltungs-Softwareverteilungssystems würde zu unnötigem Mehraufwand (Software, Server, Erstellung von SW-Paketen) führen. Es ist also entweder mit unnötigen Kosten oder einer Verschlechterung der IT-Sicherheit zu rechnen.

Durch die Anbindung an das Glasfasernetz der Stadt Nürnberg ergeben sich zusätzliche Möglichkeiten, zentrale Services der Stadtverwaltungen zu nutzen.

a) PCs könnten per städt. Softwareverteilung aufgesetzt werden und zentral mit den nötigen (Sicherheits-)Updates und Programmen versorgt werden. IT-Administratoren müssen nicht mehr in die Schule gehen, um dort die Geräte zu betreuen, sondern können zentrale Dienste dafür nutzen. Der Emotet-Angriff im Jahre 2019 im Schulbereich hat gezeigt, wie anfällig die Systeme sind. Teilweise mussten einzelne Schulen über mehrere Wochen vom Netz genommen werden. b) Die Mitarbeitenden der Hotline können besseren Support bieten, da man sich innerhalb eines Netzes bewegen würde und damit die Möglichkeiten des Aufschaltens der Hotline auf die betroffenen Geräte erleichtert werden. Die Supportstruktur wird für die Nutzer einfacher, da durchgängig eine Hotline für alle schulischen Verwaltungen zuständig wäre; das Zuständigkeiten-/Schnittstellenproblem wäre hier gelöst. c) Geschützte Filerbereiche für die Schulen können im Rechenzentrum zur sicheren Dateiablage bereitgestellt werden. Damit müssen die Daten nicht in der Cloud oder auf Servern in der Schule gespeichert werden. Eine regelmäßige Sicherung und der Schutz vor versehentlichem Löschen wäre ebenfalls im RZ- Service enthalten. d) Der Dateiaustausch zwischen den Schulen und insbesondere zwischen Schule und Städt. Schulamt könnte sicherer und einfacher gestaltet werden. e) Die Netzstruktur wäre insgesamt weniger komplex. f) Der Freistaat Bayern bereitet derzeit die Bayerncloud mit dienstlichen E-Mailadressen für alle staatlichen Lehrkräfte (nicht für die Verwaltungskräfte) vor. g) Egal wie es im pädagogischen Bereich hinsichtlich der Nutzung von M365 weitergeht, könnte man für die Schulverwaltungen auch das städt. Mailsystem mitnutzen. h) Mit der Anbindung an das Feuerwehrnetz können auch die bisherigen Telekom- Anschlüsse für die Telefonie gekündigt und durch 231-Nummern der bestehenden VoIP-Anlage ersetzt werden. Die Bereitstellung eines schulübergreifenden Telefonnetzes erleichtert die interschulische Kommunikation und die Zusammenarbeit mit dem Sachaufwandsträger sowie dessen Servicestellen. i) Die zu beachtende datenschutzrechtliche Schutzstufe im Schulverwaltungsbereich ist grundsätzlich höher einzustufen als in der Pädagogik. Während man in der Pädagogik daher leichter auf Cloud-Dienste setzen kann, bietet eine klare

organisatorische Trennung von Pädagogik und Verwaltung den Vorteil, die sensibleren Daten des Verwaltungsbereichs ausschließlich im städt. Rechenzentrum zu speichern. j) Steuerung von Benutzerrechten k) Die Steuerung von Benutzerrechten der verschiedenen Benutzerinnen und Benutzer bedarf zentraler Steuerung über einen Verzeichnisdienst. Es muss im Endausbau für rund 68.000 Schülerinnen und Schüler und 5.500 Lehrerinnen und Lehrer die Möglichkeit geben, sich im pädagogischen Netz anzumelden. l) Die Einbeziehung der Schulverwaltungen in einen cloudbasierten Verzeichnisdienst wäre eine unzulässige Durchbrechung des Grundsatzes, dass Pädagogik und Verwaltung strikt zu trennen sind. Also wären auch auf diesem Gebiet Doppelstrukturen notwendig, die es zu vermeiden gilt.

7. Übersicht über die Zuständigkeiten

Neue Services, die für die staatl. Schulverwaltungen durch IT erbracht werden:

städt. Email für staatliche Verwaltungskräfte

Telefonie (231-Nummern) für alle staatl. Schulverwaltungen – (an einigen Schulen bereits Realität).

8. IT-Sicherheit

Der IT-Sicherheitsbeauftragte der Stadt Nürnberg ist auch für die IT an staatlichen Schulen in Nürnberg zuständig. Der Einsatz von Informationstechnik ist mit beständigen Risiken verbunden, die zudem permanentem Wandel unterworfen sind. Wie sich bei den Emotet-Vorfällen zum Ende des Jahres 2019 gezeigt hat, können unzureichende Sicherheitsmaßnahmen zu großen materiellen und immateriellen Schäden führen. Gleichzeitig ist die Verwaltung in steigendem Maße bei ihrer Aufgabenwahrnehmung vom IT-Einsatz abhängig; somit ist das Erreichen der Verwaltungsziele nur bei sicheren IT-Systemen möglich. Der IT-Sicherheitsbeauftragte wurde in die Überlegungen zur Verlagerung der Zuständigkeit für die IT an staatlichen Schulverwaltungen eingebunden und sieht darin einen wichtigen Beitrag, die IT-Sicherheit an staatlichen Schulen zu erhöhen. Der Ansatz, nach Möglichkeit 100% der Software per Softwareverteilung auf den Clients zu installieren, muss weiterverfolgt werden.

9. Anbindungsmöglichkeit an ein stadtweites Dokumentenmanagementsystem

Mit der Anbindung der staatlichen Schulen ergibt sich grundsätzlich auch dort die Möglichkeit zur Nutzung des stadtweiten Dokumentenmanagementsystems.

10. Ressourcenbedarf bei IT

Rund 1.000 zusätzlich zu betreuende Mitarbeiter*Innen verteilt auf über 100 Standorte führen zu Aufwänden insbesondere im Bereich Hotline, Anwenderbetreuung, Active- Directory, Exchange-Service, Netzwerkbetreuung Softwareverteilung, Mobile Device Management (MDM) und Telefonie.

Initialaufwand entsteht beim Übergang der Zuständigkeit, da die vorhandenen Geräte netzwerktechnisch dem städt. Verwaltungsnetz zugewiesen werden müssen, die vorhandenen Geräte vor Ort neu aufgesetzt werden müssen, organisatorisch geklärt werden muss, welche Software aufgespielt werden muss und welche Rechte am Filesystem eingerichtet werden müssen. Außerdem wird eine Mailadresse für die betroffenen Personen eingerichtet. Von Vorteil ist, dass sich Ref. IV und IT in den letzten Jahren hinsichtlich der PC- und Notebook-Beschaffungen abgestimmt haben und daher hinsichtlich der von IT zu verwaltenden unterschiedlichen Gerätetypen keine große Steigerung zu erwarten ist. Zur Steuerung und Administration sollte ein Projekt aufgesetzt werden. Standards für die jeweiligen Schularten sind zu definieren und das Serviceportfolio gegenüber den staatlichen Schulen muss geklärt sein.

Erwartete personelle Aufwände bei IT Mit Bereitstellung des benötigten Personals kann die Übernahme der IT der Schulverwaltung beginnen. Der Initialaufwand, der im Rahmen der Übernahmen an den einzelnen Schulen entsteht, wird durch den anfangs noch nicht so hohen Betriebsaufwand ausgeglichen

Auch wenn gegenüber den staatlichen Schulen seitens der Stadt Nürnberg kein Direktions- und Weisungsrecht besteht, sind die städtischen Standards von Hard- und Software inkl. Beschaffungswege, Supportleistungen und IT-Sicherheit von der IT vorgegeben.

Zu berücksichtigen sind organisatorische Aufwände für Konzeptionierung, Ausarbeitung, Abstimmungen, Migration der künftigen Schul-Strukturen, Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung je Schule. Betroffen hiervon sind die IT-Bereiche IT-SYS, IT/SD, IT/NET, IT-KC

Die erwarteten bereichsspezifischen Aufwände sind nachfolgend aufgeführt:

Netzwerk und Telefonie Im Bereich Netzwerke bedeuten die notwendige netzwerktechnische Anbindung und Integration von rund 100 Schulgebäuden sowie die Weiterentwicklung der Netzwerk- Infrastruktur einen dauerhaften zusätzlichen administrativen und konzeptionellen Aufwand.

Wesentliche Aufgaben liegen in der Beschaffung, Administration und Konfiguration der Verwaltungsswitche und Patchmanagement der Netzwerkdosen in den Schulverwaltungen. Planung und Bereitstellung der notwendigen Netzwerksegmente (VLANs und IP-Adressen) und Telefoniekomponenten.

Bei der Telefonie liegt der Schwerpunkt in der Erweiterung des VoIP-Systems sowie Life-Cycle-Management der benötigten Geräte sowie dem Support von der Bereitstellung von PC-Telefonie für Mobiles Arbeiten, der Rufnummernverwaltung bis zur Einrichtung von Sekretariatssystemen.

Der zusätzliche Stellenbedarf ergibt 2 VK.

Systemmanagement: Diesem Bereich obliegt die Bereitstellung der benötigten Services rund um die Erstellung von Softwarepaketen, die Bereitstellung von Terminalserver oder VDI-Ressourcen aufgrund der zunehmenden Anforderung im Schulverwaltungsbereich, auch vom häuslichen Arbeitsplatz gewisse Dispositionstätigkeiten wie die Vertretungsplanung am Abend oder am Wochenende vornehmen zu können. Weiterhin gehört es zu den Aufgaben des Systemmanagements in diesem Zusammenhang, den Einsatz digitaler Systemplattformen und die Integration in Clouddienste (hybride Cloudsysteme unter Einhaltung der IT-Sicherheitsanforderungen und) zu konzeptionieren sowie deren Vernetzung mit den pädagogischen System sicherzustellen.

Der zusätzliche Stellenbedarf ergibt 1 VK.

Service-Desk: Dieser Bereich ist schwerpunktmäßig bei IT betroffen, da viele Services dort zu erbringen sind. Zu nennen sind hier insbesondere folgende Aufgaben:  Life-Cycle und Administration Windows Endgeräte  Betreuung der User (Hotline/Anwenderbetreuung)  Benutzerverwaltung und Verwaltung der Zugriffsberechtigungen  Bestandsmanagement  SW-Verteilung  Anpassung der UEFI/BIOS Einstellungen vor Ort an städtischen Standard  Neuinstallation aller vorhandenen Rechner inkl. ggfs. Datenübernahme lokaler

Daten  Anlage und Pflege benötigter Filervolumes  Konzipierung und Weiterentwicklung der Rechtestruktur pro Schule am Filer;  Umzug der „alten“ Daten in die neue Filerstruktur;  Anlegen von Loginskripten;  Erstellen und Zugriffsrechteverwaltung von Shared Mailboxen;  Einweisung der MA vor Ort über städt. „Eigenheiten“;  Übernahme „alter“ Mailboxen;  Administration der vorhandenen Drucker/Multifunktionsgeräte. o Austausch von Druckern, die nicht dem städt. Standard entsprechen durch Multifunktionsgeräte. o Vorhandene Besonderheiten der Schulkonfiguration rückgängig machen, im Notfall vor Ort am Gerät; o Einpflegen der Geräte in vorhandene zentrale Print/Scan Managementsysteme; o Zuweisung neue IP-Adressen o Bereitstellen der Drucker auf den zentralen Printservern  Bereitstellung und Administration von Mobiltelefonen

Der zusätzliche Stellenbedarf ergibt 4,5 VK.

11. Fazit:

Referat IV und IT empfehlen die Übernahme der Aufgaben für die IT-Betreuung der staatlichen Schulverwaltungen durch IT.

12. Beschlussvorschlag:

13. Die Kernkompetenzen für die IT getrennt nach Schulverwaltung (IT) und Schulpädagogik (Ref.IV) sollen gebündelt werden. Daher wird die Zuständigkeit für die IT-Betreuung der staatlichen Schulverwaltungen von Ref.IV mit der Besetzung der dazu notwendigen Stellen auf die Dienststelle IT übertragen. 2. Der benötigte Stellenbedarf von 7,5 Stellen ist im Rahmen des Stellenschaffungsverfahrens zum Haushalt 2023 zu beantragen 3. Mit Übertragung der Zuständigkeit für die IT-Betreuung der staatlichen Schulverwaltungen auf die IT, wird diese beauftragt, die IT-Standards der Stadtverwaltung auch den staatlichen Schulverwaltungen zur Verfügung zu stellen. Damit einher geht eine Verbesserung der IT-Sicherheit an den Schulen.

ÖÖ 11..11

Berichtsvorlage PA/044/2022

Beratung Datum Behandlung Ziel

Personal- und Organisationsausschuss 21.06.2022 öffentlich Bericht

Betreff:

Unbefristete Übernahme von Auszubildenden bzw. Nachwuchskräften

Anlagen: Bericht zur Übernahme

Bericht:

Aufgrund der geänderten Beschlusslage aus dem Jahr 2021 werden die aktuellen Einstellungszahlen als auch die Herausforderungen für die Zukunft beschrieben.

1. Finanzielle Auswirkungen:

Noch offen, ob finanzielle Auswirkungen Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich:

(→ weiter bei 2.)

Nein (→ weiter bei 2.)

Ja

Kosten noch nicht bekannt

Kosten bekannt

Gesamtkosten € Folgekosten € pro Jahr

dauerhaft nur für einen begrenzten Zeitraum

davon investiv € davon Sachkosten € pro Jahr

davon konsumtiv € davon Personalkosten € pro Jahr

Stehen Haushaltsmittel/Verpflichtungsermächtigungen ausreichend zur Verfügung?

(mit Ref. I/II / Stk - entsprechend der vereinbarten Haushaltsregelungen - abgestimmt, ansonsten Ref. I/II / Stk in Kenntnis gesetzt) Ja Nein Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich:

Stadt Nürnberg Berichtsvorlage PA/044/2022

2a. Auswirkungen auf den Stellenplan:

Nein (→ weiter bei 3.)

Ja

Deckung im Rahmen des bestehenden Stellenplans

Auswirkungen auf den Stellenplan im Umfang von Vollkraftstellen (Einbringung und Prüfung im Rahmen des Stellenschaffungsverfahrens)

Siehe gesonderte Darstellung im Sachverhalt

2b. Abstimmung mit DIP ist erfolgt (Nur bei Auswirkungen auf den Stellenplan auszufüllen)

Ja Nein Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich:

3. Diversity-Relevanz:

Nein Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich: Ja Der gewerblich-technische Bereich ist nach wie vorher eher männlich geprägt, weshalb junge Frauen in der Ausbildung in der Regel unterrepräsentiert sind.

4. Abstimmung mit weiteren Geschäftsbereichen / Dienststellen:

RA (verpflichtend bei Satzungen und Verordnungen)

Stadt Nürnberg Berichtsvorlage PA/044/2022

ÖÖ 11..11

Beilage zur Sitzung des Personal- und Organisationsausschusses vom 21.06.2022

Unbefristete Übernahme von Auszubildenden bzw. Nachwuchskräften

I. Bericht

In der Sitzung des POA vom 21.05.2021 wurde eine Übernahmegarantie für alle Auszubildenden der Stadtverwaltung beschlossen:

„Die Verwaltung garantiert ab dem Ausbildungsbeginn 2023 allen Auszubildenden die unbefristete Übernahme bei bestandener Prüfung und persönlicher Eignung. Im Zuge dessen passt die Verwaltung die Anzahl der Ausbildungsstellen an den jeweiligen Bedarf an.“

Schon bisher hat die Stadtverwaltung einen großen Teil der Auszubildenden nach erfolgreichem Abschluss in ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis übernommen. Im Verwaltungsdienst ist dies 2022 für 81 und im Sozial- und Erziehungsdienst für 23 Absolventinnen und Absolventen möglich. Darüber hinaus werden perspektivisch 11 befristete Verträge im Verwaltungsdienst sowie 2 für den Sozial- und Erziehungsdienst angeboten. In der Regel schließt sich daran die Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis an. Da der Personalbedarf die Ausbildungsmöglichkeiten regelmäßig überschreitet und zudem eine breite Verwendbarkeit der Absolventinnen und Absolventen dieser beiden Ausbildungsrichtungen in den städtischen Dienststellen bzw. den mehr als 100 Kindertagesstätten gegeben ist, stellt die Ausbildungsgarantie in diesem Zusammenhang voraussichtlich auch zukünftig kein Problem dar.

Im gewerblich-technischen Bereich wurde bisher über den planbaren Bedarf hinaus ausgebildet, um den Ausbildungsmarkt zu unterstützen und möglichst vielen jungen Menschen den Erwerb einer beruflichen Qualifikation zu ermöglichen. Aufgrund der teilweise sehr spezifischen Berufsbilder (z. B. Abwassertechnik, Bestattungswesen, Bäderbetriebe, Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste, Straßenwärter, Tierpflege, Veranstaltungstechnik, Veranstaltungskauffrau/-mann, Wasserbau) ist der Abschluss eines unbefristeten Arbeitsvertrags nach der Ausbildung nur bei Besetzung qualifizierter freier Stellen möglich. Zusätzlich hält die Stadt 34 „Überbrückungsstellen“ (gem. Stadtratsbeschluss aus 1984) vor, um Absolventinnen und Absolventen, denen keine freie adäquate Planstelle angeboten werden kann, für ein halbes Jahr nach dem erfolgreichen Berufsabschluss weiter zu beschäftigen. Häufig kann in diesem Zeitraum noch eine passende Beschäftigung in der Stadtverwaltung gefunden werden. In den letzten beiden Jahren ergab sich folgendes Bild:

Aufgrund fehlender geeigneter Stellen konnten trotz großer Bemühungen der ausbildenden Stellen und des Personalamtes in der Vergangenheit nicht alle geeigneten Absolventinnen und Absolventen mit gewerblich-technischer Ausbildung in den städtischen Dienst übernom-

A 120.171 - 2 -

men werden. Für alle ab 2023 abgeschlossenen Ausbildungsverhältnisse gilt bereits mit Unterschrift unter den Ausbildungsvertrag das Versprechen auf den Abschluss eines unbefristeten Beschäftigungsverhältnisses bei Bestehen der Abschlussprüfung.

Gemäß Stadtratsbeschluss soll deshalb die Zahl der Ausbildungsverhältnisse an die zu erwartende Zahl verfügbarer Stellen angepasst werden. PA hat deshalb bei den auszubildenden Dienststellen und Eigenbetriebe die Zahl der Ausbildungsverhältnisse ab 2023 abgefragt. Aufgrund der am 21.05.2021 neu beschlossenen Beschäftigungsgarantie ist von den Ausbildungsstellen auch zu berücksichtigen, dass die Übernahme nach Abschluss der Ausbildung eine besetzbare Planstelle im Abschlussjahr voraussetzt (§ 5 Abs. 1 Satz 1 KommHV-Doppik). Dies ist vor allem deshalb notwendig, da der spätere Einsatz i. d. R. ausschließlich in der ausbildenden Dienststelle bzw. dem Eigenbetrieb erfolgen kann. Unter Berücksichtigung bekannter zusätzlicher Bedarfe (z. B. bei NüBad und SUN) wurden von den Dienststellen und Eigenbetrieben folgende Zahlen gemeldet.

Insgesamt können 2023 in sieben verschiedenen Ausbildungsberufen im gewerblich-technischen Bereich 12 Ausbildungsplätze mit einer anschließenden Übernahmegarantie für die neuen Kolleginnen und Kollegen angeboten werden. Die Vergleichszahl von 43 Ausbildungsverhältnissen im Jahr 2022 liegt deutlich über dem Durchschnitt (rechnerisch 29,2) der Vorjahre, wie der nachfolgenden Tabelle zu entnehmen ist.

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PA geht davon aus, dass in einigen Fällen noch von der Möglichkeit Gebrauch gemacht wurde, Ausbildungsverträge ohne Übernahmegarantie abzuschließen. In der Folge geht die Anzahl der geplanten Ausbildungen zurück. Auch wenn es haushaltsrechtlich vertretbar erscheint, für heute nicht planbare Bedarfe (durch Kündigungen, Langzeiterkrankungen, Umorientierungen, Erziehungszeiten, vorgezogene Renteneintritte, Sabbat, Altersteilzeit oder Weiterbildungen) in den Jahren 2026 ff. in geringem Umfang noch zusätzliche Ausbildungsverhältnisse abzuschließen, wird die Anzahl gewerblicher-technischer Ausbildungen insgesamt deutlich zurückgehen. Dies erscheint zwar im Hinblick auf die aktuelle Situation am Ausbildungsmarkt, die durch einen eklatanten Mangel an geeigneten Bewerberinnen und Bewerbern gekennzeichnet ist, vertretbar; im Hinblick auf die flexible Nachbesetzung heute nicht absehbarer Bedarfe bei der Stadt Nürnberg nicht unproblematisch. Verschärfend kommt hinzu, dass nicht alle ausgewählten Bewerberinnen und Bewerber ihre Ausbildung bei der Stadt auch tatsächlich antreten und nicht alle Auszubildenden auch erfolgreich abschließen.

PA hält deshalb eine angemessene Ausweitung der Ausbildungszahlen über den konkreten Bedarf hinaus und im Sinne einer Kontinuität in Anbetracht der schwierigen Situation auf dem Arbeitsmarkt für Fachkräfte für durchaus sinnvoll. Hierfür sind jedoch haushaltsrechtskonforme Lösungen notwendig, die weitere Abstimmungen innerhalb der Verwaltung notwendig machen. Die Besetzung „beliebiger“ freier Stellen bei den städtischen Dienststellen und Eigenbetrieben wäre u. U. zwar haushaltsrechtlich möglich, dürfte aber in den wenigsten Fällen organisatorisch sinnvoll umsetzbar sein. Die vorhandenen 34 Überbrückungsstellen (Beschäftigung nach Ausbildung über Bedarf) sind aktuell nur für ein halbes Jahr mit Personalkosten hinterlegt. Längere Überbrückungszeiträume erfordern deshalb zusätzliche Haushaltsmittel. Zudem ist zu klären, welche Anzahl von Stellen für ein mittel- bis langfristiges Szenario notwendig wären. Es sind verbindliche Absprachen und Regelungen zwischen den Akteuren erforderlich, um einerseits ausreichende Ausbildungszahlen sicherzustellen und andererseits unnötige Belastungen des Haushaltsplans zu vermeiden. Bei den bisherigen Verhandlungen mit dem GPR und der GJAV zur Lösung des beschriebenen Dilemmas konnte noch keine Einigung erzielt werden.

Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass es keine praktischen Erfahrungen mit der Übernahmegarantie in den gewerblich-technischen Bereichen gibt. Die Rahmenbedingungen durch Stellenplan und Haushaltsrecht sind klar und eindeutig und müssen von der Verwaltung beachtet werden. Die ausbildenden Dienststellen und Eigenbetriebe befinden sich mit PA in enger Abstimmung zur Klärung der zukünftigen Ausbildungsangebote. Ob und wie hier nachgesteuert werden muss, ist mit den Dienststellen und Eigenbetrieben in der zweiten Jahreshälfte 2022 für den Ausbildungsbeginn in 2024 abzustimmen sowie mit dem GPR und der GJAV zu klären.

Der Abschluss zusätzlicher über den konkreten Bedarf hinausgehender Ausbildungsverträge setzt eine Anpassung des Beschlusses vom 21.05.2021 für den gewerblich-technischen Bereich sowie die Schaffung der notwendigen Instrumente zur Verbuchung von Absolventinnen und Absolventen, für die keine freiwerdende Planstelle zur Verfügung steht, voraus. Die Verwaltung berichtet hierzu nach erfolgter Abstimmung Anfang 2023 und unterbreitet nach Möglichkeit einen ergänzenden Beschlussvorschlag.

III. Herrn Ref. I/II

IV. a) GPR b) GJAV

V. PA

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VI. Ref. I/II / POA

Nürnberg, 27.05.2022 Personalamt

(2900)

Abdruck je an: BgA Stk DiP