Beilage zur Sitzung des Personal- und Organisationsausschusses vom 14.12.2021
Onboarding von neuen Mitarbeitenden bei der Stadt Nürnberg
I. Bericht
Ein guter Einarbeitungsprozess läuft auf zwei Ebenen ab. Der Prozess wird auf zentraler Ebene durch das Personalamt gesteuert. Dazu gehören die nachfolgend beschriebenen zentralen Maßnahmen und zur Verfügung gestellten Hilfsmittel und Unterlagen zum Thema Onboarding.
Auf der zweiten, dezentralen Ebene, wird das Onboarding durch die direkte Führungskraft in der Dienststelle gesteuert. Hierbei hat die Führungskraft eine wichtige Rolle. Um die Führungskräfte vor Ort zu unterstützen, hält das Personalamt verschiedene Vorlagen und Leitfäden vor.
Im Folgenden werden die zentralen Maßnahmen und die zur Verfügung gestellten Personalentwicklungsinstrumente (Vorlagen und Leitfäden) beschrieben.
1. Zentrales Onboarding durch das Personalamt
Das Onboarding steht für Maßnahmen, welche neue Kolleginnen bzw. neue Kollegen zum Arbeits-
start bei der Stadt Nürnberg unterstützen. Diese Maßnahmen finden normalerweise ab dem ersten
Arbeitstag bis ca. zum Ende der Probezeit statt. Zusätzlich kommt dem PreBoarding neuerdings im-
mer größere Bedeutung zu, welches sich bereits auf den Zeitraum von der Einstellungszusage bzw.
Vertragsunterschrift bis zum 1. Arbeitstag bezieht.
Allgemein werden Maßnahmen zum Onboarding angesichts zunehmendem Führungs- und Fachkräf-
temangels sowie der anhaltenden Entwicklung zum Bewerbermarkt und längerer Kündigungsfristen
immer wichtiger. Zur Unterstützung der Dienststellen bzw. Eigenbetrieben gibt es von PA gesteuerte
Maßnahmen für ein erfolgreiches Pre- bzw. Onboarding:
Willkommensmappe
Informationen 1. Arbeitstag
Einarbeitungsplan (siehe separate Dokumente)
Begrüßungsveranstaltung
Grundsätzlich müssen Onboarding-Maßnahmen vermehrt von der neuen Führungskraft bzw. dem neuen Fachbereich ausgehen und können je nach Zielgruppe unterschiedlich gestaltet werden. Innerhalb der Stadtverwaltung gibt es zusätzlich zu den von PA gesteuerten Maßnahmen daher weitere, vielfältige Aktivitäten der Dienststellen und Eigenbetrieben, z. B. Einladung zu Teamevents oder fachbereichsbezogene Einführungsveranstaltungen. Besonders im Bereich Ausbildung sind derartige Maßnahmen essentiell, da die Zeit bis Ausbildungsstart hier mit bis zu einem Jahr sehr lange sein kann. Daher gibt es hier vermehrt Unterstützung durch die Ausbilderinnen und Ausbilder der Personalentwicklung wie beispielsweise Meet&Greet-Events.
Willkommensmappe
Die Willkommensmappe enthält wichtige Informationen zum Start bei der Stadt Nürnberg, u. a. die ADON, Informationen zum Datenschutz und zur Arbeitssicherheit, Vorstellung des GPR und der GSBV und vieles mehr. Seit Mai 2020 wird den neuen Mitarbeitenden die Willkommensmappe in einem neuen, frischen Layout zusammen mit einem Begrüßungsschreiben des OBM übergeben. Die früher in Papier ausgegebenen Unterlagen erhalten die neuen Mitarbeitenden mittels eines USB-
Sticks digital. So tragen wir zu einem papierarmen bzw. umweltschonenderen und moderneren Erscheinungsbild der Arbeitgeberin bei. Zusätzlich findet man die Informationen der Willkommensmappe bzw. des Willkommens-Sticks auch online im passwortgeschützten Bereich der Karriereseite. Als kleine Startgeschenke erhalten die neuen Mitarbeitenden mit der Willkommensmappe auch Werbemittel der Stadt Nürnberg ausgehändigt, wie Bleistifte und Schreibblöcke. Damit die neuen Kolleginnen und Kollegen frühzeitig über ihre Kontaktpersonen informiert sind, erhalten diese zudem auch eine namentliche Übersicht ihrer zukünftigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner beim Personalamt sowie bei der Dienststelle im Flyer-Format. Auf diese Weise sind die neuen Kolleginnen und Kollegen umfassend für den Start bei der Stadt Nürnberg informiert.
Informationen zum 1. Arbeitstag
Ein wichtiger Baustein des Preboarding-Prozesses sind Informationen für den 1. Arbeitstag für die neue Kollegin bzw. den neuen Kollegen. Durch Feedback der neuen Beschäftigten und Befragungen, wie beispielsweise in der Begrüßungsveranstaltung, kam heraus, dass diese bei der Stadt teilweise leider keine Informationen zu ihrem ersten Arbeitstag erhalten haben, sich hier aber umfassende und vor allem frühzeitige Informationen z. B. zum Tagesablauf und Patenbegleitung gewünscht hätten. Um den Informationsfluss für einen erfolgreicheren Start bei der Stadtverwaltung zu verbessern, startete bereits im Mai ein Pilot-Prozess für frühzeitige und umfassende Informationen zum 1. Arbeitstag. Dabei erhalten die neuen Mitarbeitenden vor Ihrem Start die Informationen, wie Ihr erster Arbeitstag ablaufen wird. Dies trägt dazu bei, dass die neue Kollegin bzw. der neue Kollege sich auf den Stellenantritt vorbereiten kann und von Beginn an eine positive Bindung zur Stadt Nürnberg aufbaut. An dem Piloten nahmen bisher IT, SHA, UwA und SUN teil. Der Pilot war ursprünglich bis Ende des Jahres angesetzt. Erfreulicherweise ist der Pilot bereits jetzt ein voller Erfolg. Die Rückmeldungen der Pilot- Bereiche und vor allem der neuen Mitarbeitenden fallen durchweg sehr positiv aus, sodass der Prozess baldmöglichst als fester Bestandteil des Onboardings stadtweit ausgerollt wird.
Begrüßungsveranstaltung
Die Begrüßungsveranstaltung ist für alle neuen Mitarbeitenden (ohne kurzfristig Beschäftigte) ge-
dacht, um die Stadtverwaltung als Ganzes besser kennenzulernen. Sie wird ca. viermal im Jahr an-
geboten, damit sich die neuen Beschäftigten kennenlernen und netzwerken können. Für gewöhnlich
findet die Veranstaltung dienstagnachmittags im großen Sitzungssaal (Fünferplatz) statt. Die neuen
Beschäftigten erhalten die Einladung zur Begrüßungsveranstaltung per Willkommensstick und können
sich im Intranet online bzw. telefonisch für einen der Termine anmelden. Programmpunkte sind unter
anderem die Begrüßung durch Herrn Riedel (Referent für Finanzen, Personal und IT), ein Überblick
über die Aufgaben der Stadtverwaltung, die Vorstellung der Personalentwicklung inkl. Bewegte Pause
sowie eine erste Einführung in das Intranet der Stadt Nürnberg. Die Präsenzveranstaltungen werden
stets sehr gut angenommen und von den Teilnehmenden selbst positiv bewertet, u. a. als gelungene
und informative Veranstaltung. Sollte die Begrüßungsveranstaltung nicht stattfinden können (z. B.
während Corona) oder eine persönliche Teilnahme nicht möglich sein, gibt es seit Anfang 2021 ein
alternatives Online-Angebot für die angemeldeten Teilnehmerinnen und Teilnehmer in Form einer
sprechenden PowerPoint-Präsentation mit Videos, welche die Beschäftigten selbst durcharbeiten
können. Nachwuchskräfte erhalten zum Ausbildungsstart eine separate Einführungsveranstaltung
bzw. Einführungstage durch die Ausbilderinnen und Ausbilder der Personalentwicklung.
2. Personalentwicklungsinstrumente für dezentrale Maßnahmen in den Dienststellen
Einarbeitungsplan
Die Einarbeitung und Eingliederung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Arbeitsplatz ist ein
wichtiger Baustein der Personalentwicklung. Wie beschrieben hat die Führungskraft vor Ort eine zent-
rale Rolle. Aus diesem Grund wurden im Rahmen des Führungsleitbilds unter dem diesjährigen Jah-
resmotto „Orientierung und Gestaltung“ die Personalentwicklungsinstrumente zum Thema Einarbei-
tung überarbeitet.
Die Einarbeitung ist Grundvoraussetzung für eine vertrauensvolle und erfolgreiche Zusammenarbeit
und stellt den Übergang zwischen dem Onboarding von neuen Kolleginnen und Kollegen zur langfris-
tigen Bindung des Beschäftigten an den Arbeitsplatz und an die Stadtverwaltung dar.
So wurden der Leitfaden und die Vorlagen zum Einarbeitungsplan neugestaltet bzw. aufbereitet. Hier
stehen Führungskräften und Beschäftigten aktualisierte und benutzerfreundliche Vorlagen zur Verfü-
gung, die nun individuell an die Gegebenheiten vor Ort anpassbar und auch digital beschreibbar sind.
Mitarbeiter/innengespräch
Im Zuge der Aktualisierung der bestehenden Personalentwicklungsinstrumente wurden die Leitfäden
und Checklisten zum Mitarbeiter/innengespräch ebenfalls benutzerfreundlicher gestaltet und auf den
neuesten Stand gebracht. Die Checklisten sind für die Berufsgruppen Büroberufe, gewerblich-techni-
scher Bereich, sozialer Bereich sowie Lehrkräfte individualisiert. Exemplarisch sind dem Bericht die
Unterlagen für Büroberufe beigefügt.
Das strukturierte (Jahres-)Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden ist seit 2007 ein ver-
bindliches Instrument innerhalb der Stadtverwaltung und kann von der Führungskraft am Ende des
Einarbeitungsprozesses als mögliches Angebot dem neuen Mitarbeitenden unterbreitet werden. Als
Grundlage des ersten Mitarbeiter/innengesprächs bietet es sich an, den Einarbeitungsplan zur Hand
zu nehmen.
Die aktualisierten Leitfäden und Checklisten zum Thema Einarbeitung und Eingliederung neuer Mit-
arbeitenden (Anlage 1) sowie zum Mitarbeiter/innengespräch (Anlage 2) liegen diesem Bericht bei.
II. Herrn Ref. I/II Zeichnung erfolgt in Session
III. GPR
IV. GSBV
V. GST
VI. PA/2 PA/1-1
VII. Ref. I/II POA
Nürnberg, 11.11.2021 Personalamt
(16177, 15576)
Anlagen Anlage 1: Unterlagen Einarbeitung und Eingliederung neuer Mitarbeitenden Anlage 2: Unterlagen Mitarbeiter/innengespräch (exemplarisch Checklisten für Büroberufe)