Beilage 1.1
zur Sitzung des Jugendhilfeausschusses vom 09.12.2020
Entscheidungsvorlage
Digitale Kommunikation für Kitas
Die Möglichkeiten der einfachen, digitalen und sicheren Kommunikation zwischen Bürgerinnen und Bürgern und der Stadt sind in den letzten Jahren zu einem zentralen Thema einer jeden Stadtverwaltung geworden. Auch in den städtischen Kindertageseinrichtungen Nürnbergs ist die Weiterentwicklung der Kommunikation zwischen Eltern und Einrichtung seit längerer Zeit ein wichtiges Anliegen. Viele Eltern wünschen sich für bestimmte Anliegen und Absprachen eine schnelle und vor allem digitale Form der Kommunikation. Zwar ist das Telefon immer noch ein wichtiges Instrument für kurzfristige Absprachen und Klärungen, aber es erfordert ein gemeinsames zeitliches Fenster. Dies lässt sich in einem häufig durchgetakteten Familien- und Arbeitsleben aber nicht mehr so einfach realisieren. Darüber hinaus ist eine rein sachliche Informationsweitergabe in der Regel nicht an Zeiten und ein persönliches Gespräch gebunden. Von daher müssen auch für die Kitas neue und vor allem digitale Formen der Kommunikation erprobt und ermöglicht werden. Gerade die vergangenen Monate haben gezeigt, welche Bedeutung die digitale Kommunikation hat. Beispielsweise wurde über E-Mail mit Grüßen und Bastelanregungen während der Notbetreuungszeit Kontakt zwischen Kitas und Familien aufrechterhalten.
Bereits im Jahr 2019 wurde in den städtischen Kitas mit der Einführung des Kita-Portals Nürnberg ein wichtiger Schritt in Richtung der digitalen Kommunikation zwischen Einrichtung und Eltern gegangen. Das Kita-Portal ersetzt selbstverständlich weder das Kennenlernen der Eltern noch die so wichtigen Aufnahmegespräche. Aber der sonst begleitende hohe Aufwand für Abstimmungen von Informationen und Unterlagen zwischen Eltern und Kita kann zwischenzeitlich überwiegend digital erfolgen und je nach persönlicher Verfügbarkeit erledigt werden.
Für die fortlaufende und alltägliche Kommunikation im Alltag fehlen aber bisher zeitgemäße digitale Formate in den städtischen Einrichtungen. Der Markt bietet dafür schon seit längerer Zeit sogenannte Kita-Apps an, die die Kommunikation zwischen Kita und Familien optimieren und vereinfachen können. Die Angebote sind zwischenzeitlich sehr vielfältig und ausgereift, viele freigemeinnützige Träger in Nürnberg wie auch andere Kommunale Träger nutzen diese bereits.
Auch das Jugendamt hat sich zum Ziel gesetzt, diese Art der digitalen Kommunikation für Kitas zu prüfen und zu ermöglichen, mit folgenden Verfahren:
1. Markterkundung und Erstellung eines Anforderungsprofils
Das Jugendamt hat sich mit interessierten Einrichtungsvertretungen einen Überblick über verschiedene Kita-Apps und die damit verbundenen Möglichkeiten und Anwendungen verschafft. Dabei wurde deutlich, dass die verschiedenen Anbieter über ein breites Spektrum an Anwendungen verfügen: Von der klassischen Übermittlung von Nachrichten über die Dokumentation des Tagesgeschäfts und von Entwicklungsverläufen bis zur Verwaltung von Personal- und Gruppendaten.
In einem zweiten Schritt wurde ein Anforderungsprofil erstellt, mit den aus Sicht der städtischen Kitas sinnvollen und notwendigen Funktionen und Anwendungen. In Abgrenzung zum Kita-Portal, das bereits die Kinder- und Gruppendaten verwaltet, wurde sich bezüglich der Anwendungen vor allem auf die Übermittlung von Nachrichten und eine reduzierte Dokumentation und Kommunikation des Tagesgeschäfts verständigt.
Folgendes Anforderungsprofil wurde festgelegt:
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Individuelle Kommunikation zwischen einzelnen Familien und Kita, z.B. für Krankmeldungen
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Abstimmung von Terminen zwischen Kita und Eltern, mit Funktionen zum Bestätigen von Ter-
minen, Zu- und Absagen, Eintragung in Listen etc.
- Erstellung von Sammel-Nachrichten für Untergruppen, wie z.B. für Häuser für Kinder für die
Unterkategorien Krippe, Kindergarten und Hort, oder Gruppen wie Elternbeirat, Sommerfest- Orga-Gruppe
- Empfangsbestätigung von Schreiben und Terminanfragen der Kita an die Eltern per Klick /
Unterschrift
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Versand von Informationsmaterialien, Elternschreiben und Einladungen etc.
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Mehrere Zugänge pro Familie
Für die modellhafte Einführung und Erprobung der Kita-App braucht es klare und eindeutige Regelungen für die Erreichbarkeit der Kita, bezüglich der Zugriffsrechte der Eltern und den Umgang mit dieser App für das Kitapersonal sowie zum Datenschutz für alle App-Nutzer/innen.
Die Einrichtungen sehen in einer solchen Kita-App gute Möglichkeiten, bisher sehr zeitintensive Absprachen und Terminabstimmungen sowie die regelmäßige und allgemeine Informationsweitergabe zu optimieren. Ausdrücklich wurde sich gegen eine Chat-Funktion zwischen Kita und Eltern sowie der Eltern untereinander ausgesprochen, damit nicht persönliche und personenbezogene Sachverhalte und Anliegen zum Gegenstand der digitalen Kommunikation werden. Die nachvollziehbaren Bedenken der Fachkräfte sind, dass durch eine Chatfunktion kindbezogene Einzelanfragen gestellt werden könnten, die aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht beantwortet werden können. Darüber hinaus wurde auch die Kommunikation der Eltern untereinander über diese App abgelehnt, nachdem die Eltern durchaus andere Möglichkeiten haben, sich medial bzw. digital auszutauschen. Außerdem ginge der zeitliche Aufwand, eine solche Chatfunktion regelmäßig zu bedienen, zu Lasten der Arbeit mit den Kindern. Auch haftungstechnische Fragen ständen im Raum, wenn zwischen den Eltern über eine entsprechende Funktion unangemessene, diskriminierende oder sogar rechtlich unzulässige Informationen ausgetauscht würden.
Das Vorgehen und das Anforderungsprofil ist mit DiP, IT und dem Datenschutz abgesprochen und die geplante Anwendung ist in die digitale Gesamtstrategie der Stadt Nürnberg eingepasst.
2. Geplante Umsetzung
Aus dem Anforderungsprofil der Kitas wurde zwischenzeitlich ein fachliches und technisches Leistungsverzeichnis für eine Ausschreibung erstellt. Die Umsetzung soll modellhaft in circa 15 städtischen Kitas erfolgen, mit rund 1.600 Familien. Nach einer einjährigen Erprobung ist eine Auswertung mit Kitas und Eltern geplant, um den Nutzen und die Wirkung der Kita-App ausführlich erfassen zu können. Für die Eltern fallen für die Nutzung keine Kosten an, die Kosten für die Lizenz der App im Rahmen der modellhaften Umsetzung trägt das Jugendamt.
Die Auftragserteilung ist für Ende 2020 geplant, so dass die Erprobung der Kita-App im Frühjahr 2021 starten kann.
3. Perspektive
Die flächendeckende Implementierung ist abhängig von der Auswertung bzw. Bewertung der modellhaften Erprobung. Das Interesse von Eltern und Kitas ist groß, ohne jedoch konkret mit einer vergleichbaren App bisher gearbeitet zu haben. Sollte der Modellversuch erfolgreich verlaufen, ist zu prüfen, mit welchen Kosten eine flächendeckende Implementierung in städtischen Kitas verbunden ist.
Die Einführung einer Kita-App in städtischen Kitas ist Teil der digitalen Strategie des Jugendamts zur Weiterentwicklung der digitalen Kundenkommunikation und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Gerade der Kitabereich ist von der Digitalisierung der Gesellschaft und der Familien stark betrof-
fen. Aus den Chancen der Digitalisierung resultieren klare und neue Anforderungen an die Organisation und Gestaltung von Bildung in Schule und Kita und zwar auf den verschiedenen Ebenen: Kinder, Eltern und Fachkräfte. Die Fachliteratur begrenzt deswegen auch das Thema nicht nur auf die digitale Bildung von Kindern, sondern benennt „eine digitale Transformation des gesamten Kitasystems“1 als erforderlich. Von daher muss eine digitale Strategie erstens die digitale Medienerziehung in den Blick nehmen, zweitens die digitale Infrastruktur und Ausstattung der Kitas ausbauen und drittens die Kompetenzsicherung des pädagogischen Personals fördern. Der städtische Träger nimmt am bayernweiten Modellversuch „Medienkompetenz in der Frühpädagogik“ mit zwei Standorten teil. Die Ergebnisse aus dem Versuch werden in 2021 erwartet. Unter Punkt 2 fallen sowohl das Kita-Portal, die jetzt geplante modellhafte Erprobung einer Kita-App, die weiter geplante Erprobung einer Beobachtungssoftware, die Netzanbindung der Kitas sowie die Beschaffung einer Verwaltungssoftware für die städtischen Kitas und die dafür notwendige Hardware. Zur Kompetenzsicherung der pädagogischen Fachkräfte setzt das Jugendamt auf Fort- und Weiterbildung sowie die Erprobung von digitalen Qualifizierungen und technische Schulungen.
1 Eva Reichert-Garschhammer, Kita 4.9 – Digitalisierung als Chance und Herausforderung,