Anlage 1
Bericht aus den Teilprojekten
Im Folgenden werden die Projektfortschritte der bereits im Berichtszeitraum angelaufenen, der neu gestarteten und der derzeit geplanten Teilprojekte gegeben:
TP Jugendamt (Produktivphase für den Pilotanwender J/B3-5)
Ziel des Teilprojekts bei J/B3-5 war die Umsetzung der Ablage sowie ausgewählter Geschäftsprozesse für die Aufgaben Prozessvertretung, fremde Sorgeerklärungen, Vormundschaft / Ergänzungspflegschaft sowie Beistandschaft im DMS. Zudem sollte das Fachverfahren PROSOZ, mit dem die Kolleginnen und Kollegen bei J/B3-5 überwiegend arbeiten, an das DMS angebunden werden.
Die Ablage im DMS konnte bereits vollumfänglich umgesetzt werden und wird zum Teil über die Schnittstelle aus der angebundenen Fachanwendung PROSOZ heraus initialisiert. Im DMS umgesetzt wurden außerdem die ausgewählten Geschäftsprozesse aus den Bereichen Prozessvertretung und fremde Sorgeerklärungen. Die Umsetzung der noch offenen Geschäftsprozesse aus den Bereichen Vormundschaft / Ergänzungspflegschaft und Beistandschaft soll bis Mitte des Jahres 2018 erfolgen.
TP OA/3-GW/P Vollzug Prostituiertenschutzgesetz (Umsetzungsphase)
Am 01. Juli 2017 ist das Prostituiertenschutzgesetz (ProstSchG) in Kraft getreten und wird seitdem durch OA/3-GW/P vollzogen. Ziel des Teilprojekts war zunächst die Bereitstellung eines Aktenplans für OA/3-GW/P im DMS, um das Entstehen einer Papierablage von Beginn an zu vermeiden. Im Anschluss sollte ein dann bei OA/3-GW/P im Einsatz befindliches Fachverfahren an das DMS angebunden werden.
Zum Berichtszeitpunkt arbeiten die Kolleginnen und Kollegen bei OA/3-GW/P bereits aktiv im DMS. Sowohl die Ablage als auch ein erster Genehmigungsprozess wurden umgesetzt. Die Beschaffung des Fachverfahrens soll im Mai 2018 abgeschlossen sein. Die Implementierung des Fachverfahrens sowie dessen Anbindung an das DMS sind bis Mitte 2018 geplant.
TP ZD/3 (Umsetzungsphase / Produktivsetzung)
Das Ziel des Teilprojekts ist die produktive Nutzung der Fabasoft eGov-Suite in allen ZD/3- Sachgebieten. Für den Einstieg wurden die Prozesse „Arbeitszeitkarte und Urlaubsanträge“ bis zur Einführung von ELAZ/PSP eingeführt. In Abstimmung mit Av wurde die Ablage der drei Sachgebiete im DMS festgelegt. Die Sachgebiete erproben die konzipierten Lösungen mit Hilfe von Übungsakten in der DMS-Demoumgebung. Das Sachgebiet ZD/3-IT ist 03/2018 produktiv gegangen. Die Beschaffungsvorgänge von ZD/3-IT werden im DMS abgelegt. Dazugehörigen Lauf- und Genehmigungswege, welche nicht in der E- Vergabe realisiert sind, werden im DMS umgesetzt. Die Sachgebiete ZD/3-EK und ZD/3-G befinden sich in der Umsetzungsphase. Sie werden zeitnah versetzt produktiv gehen.
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TP Ref. I/II (Produktivsetzung / Projektabschluss)
Die komplette Ablage des Referates II wird im DMS abgebildet. Für den Großteil des Referates befindet sich das Projekt im Abschluss. Teile des Gebäudemanagements sind aufgrund der komplexen Ablagestruktur noch bei der Produktivsetzung. Dokumente werden sukzessive aus dem File-System und den Outlook-Archiven in das DMS transferiert. Der aktenrelevante Posteingang wird vom Vorzimmer ins DMS überführt und bei Bedarf an den Referenten bzw. Sachbearbeiter verfügt. Die Prozesse für den Personal- und Organisationsausschuss werden ebenso wie die Bürgeranliegen im DMS durchgeführt. Der Ausblick auf die zeitnahe DMS-Anbindung von Stk und KaSt bietet neue Möglichkeiten der Prozessabwicklung zwischen Referat und Dienststelle.
TP EP/2 Ausländerbehörde (Produktivphase)
Die Ausländerbehörde arbeitet produktiv im DMS. Zusammen mit dem ADVIS (Fachverfahrenshersteller) und Fabasoft wurden im Sommer 2016 Verbesserungspotenziale identifiziert, die in beiden Verfahren umgesetzt werden müssen, um den Ablauf weiter zu optimieren. Die digitale Anbindung des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge via EGVP ist im Dezember 2016 erfolgt. Die Aktenvorlagen an den bayer. Verwaltungsgerichtshofes erfolgen zwischenzeitlich auch über eine ownCloud-Lösung. Als weiterer Schritt steht die Einführung der elektronischen Verfahrensakte im Sachgebiet „Einbürgerung“ (EP2-3) auf der Agenda. Im Zuge der Digitalisierung von Verfahrensabläufen ist EP2 bundesweit in verschiedene Projekte (XAusländer: Digitalisierung des Asylverfahrens, digitaler Aktenaustausch zwischen den Ausländerbehörden) eingebunden.
TP SÖR/1-B (Produktivphase)
Der Fachbereich SÖR/1-B arbeitet produktiv im DMS. Die Teams SÖR/1-B/1 Ingenieurbauten (Brückenneubauten und –sanierungen) und SÖR/1-B/2 Brückenüberwachung nutzen das DMS für die Ablage ihrer umfangreichen Baudokumentationen. Die DMS-Produktivsetzung erfolgte im Dezember 2017.
TP SHA/3-3/3 (Produktivphase)
Die Fachstelle für Flüchtlingswesen im Amt für Existenzsicherung und soziale Integration – Sozialamt arbeitet produktiv im DMS. Für die Verwaltung SHA/3-3/3 wurde die Fachanwendung „TAU OFFICE“ eingeführt und über die SOAP-Schnittstelle an das DMS angebunden. Das aktenrelevante Schriftgut (Zuweisungsbescheide, Unterbringungsnachweise, Abrechnungsnachweise und Schriftverkehr) wird über die Schnittstelle automatisch ans DMS übergeben.