Beschlussvorlage

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I.

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Personal- und Organisationsausschuss

Sitzungsdatum 05.06.2018

öffentlich

Betreff:

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bei der Stadt Nürnberg

hier: Zwischenbericht und Strategieerweiterung „Basis-Rollout DMS"

Anlagen: Anlage 1: Bericht aus den Teilprojekten Anlage 2: Übergeordnete Prozesse für das Leistungspaket 2 des Basis-Rollouts Anlage 3: Phasen des Basis-Rollouts in einer Dienststelle und zugehörige Arbeitspakete

Bisherige Beratungsfolge:

Sachverhalt (kurz): Nach Durchführung eines Pilotprojektes zur Einführung der elektronischen Aktenführung (ELAN) hat der POA im Dezember 2009 die Einführung eines DMS bei der Stadtverwaltung beschlossen. Im POA wird zweimal jährlich zum Projektfortschritt berichtet. In Ergänzung zu der turnusmäßigen Berichterstattung erfolgt in diesem Bericht die Erläuterungen eines Strategiewechsels bzgl. des DMS- Rollouts.

Beschluss-/Gutachtenvorschlag: siehe Beilage

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1. Finanzielle Auswirkungen:

Noch offen, ob finanzielle Auswirkungen Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich: Das veränderte Projektvorgangsmodell wird in einer Pilotphase getestet. Auf Grundlage der Ergebnisse können sich gegenenfalls finanzielle Auswirkungen ergeben.

(→ weiter bei 2.)

Nein (→ weiter bei 2.)

Ja

Kosten noch nicht bekannt

Kosten bekannt

Gesamtkosten € Folgekosten € pro Jahr

dauerhaft nur für einen begrenzten Zeitraum

davon investiv € davon Sachkosten € pro Jahr

davon konsumtiv € davon Personalkosten € pro Jahr

Stehen Haushaltsmittel/Verpflichtungsermächtigungen ausreichend zur Verfügung?

(mit Ref. I/II / Stk - entsprechend der vereinbarten Haushaltsregelungen - abgestimmt, ansonsten Ref. I/II / Stk in Kenntnis gesetzt) Ja Nein Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich:

2a. Auswirkungen auf den Stellenplan:

Nein (→ weiter bei 3.)

Ja

Deckung im Rahmen des bestehenden Stellenplans

Auswirkungen auf den Stellenplan im Umfang von Vollkraftstellen (Einbringung und Prüfung im Rahmen des Stellenschaffungsverfahrens)

Siehe gesonderte Darstellung im Sachverhalt

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2b. Abstimmung mit OrgA ist erfolgt (Nur bei Auswirkungen auf den Stellenplan auszufüllen)

Ja Nein Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich:

3. Diversity-Relevanz:

Nein Kurze Begründung durch den anmeldenden Geschäftsbereich: Ja Die barrierefreie Nutzung des DMS in der Version 2014 ist möglich.

4. Abstimmung mit weiteren Geschäftsbereichen / Dienststellen:

RA (verpflichtend bei Satzungen und Verordnungen)

GPR; GSBV

BgA

2. BM; DSB; PA; Rpr; OA; OrgA; EP; Av; SHA; J

II. Herrn OBM

III. Ref. I/II Nürnberg, 08.04.2018 Referat für Finanzen, Personal, IT und Organisation

(52 00)

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