Haushaltskonsolidierung Sparpaket 2009 - Antrag der SPD-Stadtratsfraktion "Fair-Trade-
Town" vom 23.06.2017
Übergeordneter Prozess „Beschaffung"
hier: Sachstandsbericht über die Umsetzung der Zentralisierung des Beschaffungswesens im Bereich der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) mit Schwerpunkt auf die Implementierung von Nachhaltigkeitsmaßnahmen.
I.
1. Ausgangslage
Im Zuge der Haushaltskonsolidierung wurde eine Organisationsuntersuchung des Beschaffungswesens im Liefer- und Dienstleistungsbereich der Stadt Nürnberg durch ein externes Beratungshaus durchgeführt. Dabei wurden eine Reihe von sogenannten Hebeln definiert, mit denen eine Sachkostenersparnis in Höhe von 1,2 bis 1,8 Millionen Euro im Rahmen einer Zentralisierung der Beschaffungs- und Vergabeaktivitäten in Verbindung mit Standardisierungen und Mengenbündelungen realisierbar sein kann. Mit POA- Beschluss vom 29.09.2015 wurde der Zentralisierung der Beschaffung in der vorgeschlagenen Form zugestimmt. Die Realisierung der Haushaltskonsolidierung soll in den Haushaltsjahren 2016 bis 2019 in einer stufenweisen Umsetzung erfolgen (erster Sachstandsbericht im POA am 06.12.2016).
2. Strategischer Einkauf und Nachhaltigkeit in der Beschaffung
Der Auf- und Ausbau des Strategischen Einkaufs gilt als Schlüssel für die Optimierung des kommunalen Beschaffungswesens, insbesondere bei der Hebung von Konsolidierungspotenzialen.
a) Aufgabenstellungen des Strategischen Einkaufs bei ZD/3
Zentrale Aufgaben des Strategischen Einkaufs sind die Formulierung von Beschaffungszielen und deren Umsetzung. Strategische Ziele im kommunalen Einkauf können neben der Optimierung der Beschaffungskosten auch die Qualität der beschafften Güter und Dienstleistungen und/oder die Prozesse zu deren Bereitstellung (Produktionsbedingungen) betreffen. Im Hinblick auf die vom Stadtrat definierten Zielstellungen der Stadt Nürnberg stehen für die zentrale Beschaffung bei ZD die Ziele der Beschaffungskostenoptimierung i. S. d. Haushaltskonsolidierung und der Nachhaltigkeit im Vordergrund. Der Begriff der Nachhaltigkeit erstreckt sich dabei auf die ökonomischen vor allem aber auf die ökologischen und sozialen Wirkungen der nachgefragten Güter und Dienstleistungen. Zur Erreichung dieser Zielsetzungen wurde der Standardisierungs- und Qualitätszirkel Beschaffung (SQB) ins Leben gerufen, in dem alle Geschäftsbereich vertreten ist. Aufgabe dieses Gremiums ist es, die Beschaffungsverfahren der Stadt Nürnberg zu analysieren und konkrete Vorschläge für die zukünftige Optimierung zu erarbeiten. Dabei werden u.a. in Pilotprojekten stadtweite Bedarfe zusammengeführt und erstmalig als Rahmenvereinbarung ausgeschrieben, um diese dann in den Wiederholungsausschreibungen in den operativen Einkauf überführen zu können. Darüber hinaus ist der Strategische Einkauf auch in Zusammenarbeit mit OrgA/IT und dem 3. BM an Projekten der Informationstechnik mit stadtweiter Beschaffungsrelevanz beteiligt. Aktuelle Projekte sind die Erarbeitung 1
und Entwicklung einer stadtweiten Rahmenvereinbarung für Mobilfunkverträge (Provider), aber auch die Vereinfachung der Bestellprozesse für IT-Klein- und Verbrauchsmaterial. Diese IT-Komponenten sollen zukünftig in elektronische Kataloge überführt und aus dem EKV-Shop abgerufen werden. Zu den Aufgaben des Strategischen Einkaufs gehören darüber hinaus auch komplexe Einzelprojekte zur Beschaffung Besonderer Leistungen (freiberufliche Beratungsleistungen). Hier sind vor allem die mit einer stadtweiten Relevanz/Auswirkung zu nennen, wie das Projekt „Beratungsleistung zur Einführung der e-Rechnung“ (OrgA/1 und Ref. I/II) und die Beratungsleistung „Überleitung der unternehmerischen Tätigkeiten der Stadt Nürnberg auf die Anwendung des § 2b UStG bis zum 31.12.2020 und Tax Compliance Management System“ für KaSt sowie für WiF die Beratungsleistungen zur Entwicklung einer „Strategie zur Sicherung der Zukunft des Handelsstandortes Nürnberg“, das Interessenbekundungsverfahren „Integriertes Stadtentwicklungskonzept Digitale Stadt Nürnberg (INSEK Digitale Stadt)“ und „Breitbandausbau - Förderprogramm 2. Runde“. Bei diesen Vergabeverfahren fällt unabhängig von ihrem Auftragswert, ein wesentlich höheren Koordinierung-, Dokumentations- und Zeitaufwand als bei „herkömmlichen“ Vergabeverfahren an. Seitens des Strategischen Einkaufs sollen so Erfahrungswerte über die Vergabe neuartiger bzw. komplexer Leistungen gesammelt werden. Das dabei entstehende vergaberechtliche Knowhow soll anschließend an den operativen Einkauf weitergegeben werden.
b) Aufgabenstellung Nachhaltigkeit
Im Rahmen des Stellenschaffungsverfahrens zum Haushalt 2016 wurden zur Erreichung der oben genannten Ziele 3,5 Vollkraft-Stellen (VK) neu im Stellenplan ausgewiesen (3 VK für den Strategischen Einkauf, 0,5 VK für den operativen Einkauf). Insbesondere für die Belange der Nachhaltigkeit in Vergabeverfahren, konnte eine Ingenieurin für Energie und Umweltsystemtechnik gewonnen werden. Als Ingenieurin für nachhaltige Vergabe ist sie für die Sensibilisierung, Beratung, Schulung und Implementierung von Nachhaltigkeitsaspekten bei Vergabeverfahren zuständig.
c) Maßnahmen zur Umsetzung von Nachhaltigkeitsaspekten im Beschaffungswe-
sen bei der Abteilung Beschaffungsmanagement: Die Information und Sensibilisierung der Einkäuferinnen und Einkäufer zu Nachhaltigkeitsthemen in der Beschaffung wird hauptsächlich im Zuge von internen Schulungen durchgeführt. Ziel ist es, Potentiale zur Berücksichtigung möglicher Nachhaltigkeitsaspekte bei Ausschreibungen zu erkennen und die bedarfstragenden Dienststellen und Eigenbetriebe auf deren Implementierung frühzeitig und qualifiziert hinzuweisen. Als Hilfestellung im Tagesgeschäft erfolgt im Vergabemanagementsystem (VMS) bei jeder neu angelegten Vergabemaßnahme eine Abfrage zur Berücksichtigung von mögli-
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chen nachhaltigkeitsrelevanten Aspekten. Einerseits sollen die zuständigen Einkäufer/innen so eine „Gedankenstütze“ und Erinnerung erhalten, andererseits dient die Abfrage dazu, dass der Strategische Einkauf schon bei der Erstellung von Vergabeverfahren einen Überblick über potenziell nachhaltigkeitsrelevante Projekte im operativen Einkauf erhält. Vor allem bei wiederkehrenden Beschaffungen ist es wichtig, die Thematik Nachhaltigkeit im Blick zu haben, da in diesen Fällen dauerhafte Wirkungen erzielt werden können. In welchem Umfang soziale, ökologische und ökonomische Aspekte in die Vergabe aufgenommen werden, entscheidet im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften und der Beschlüsse des Stadtrats letztendlich die beauftragende Dienststelle. Voraussetzung für die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten in einem Vergabeverfahren, ist eine gründliche Recherche und Sondierung des Marktes, um geeignete Anbieter und Angebote zu ermitteln. Gerade bei der Implementierung von Nachhaltigkeitsaspekten muss seitens des zuständigen Einkäufers respektive der Ingenieurin für nachhaltige Vergabe (wenn sie eingebunden wurde) darauf geachtet werden, dass beispielsweise geforderte Siegel/Zertifikate einen direkten Bezug zum Auftragsgegenstand aufweisen, diese jedoch keine Bieter diskriminieren. Auch muss darauf geachtet werden, dass die Nachhaltigkeitsanforderungen der Leistungen nicht zu hoch angesetzt sind, weil sonst die Gefahr besteht keine oder in anderen Leistungskategorien geminderte Angebote zu erhalten. Der starke Bieterrechtschutz bei EU-weiten Vergabeverfahren birgt zudem die latente Gefahr eines Nachprüfungsverfahrens. Deshalb ist bei Aufnahme von Nachhaltigkeitsaspekten auch darauf zu achten, dass eine Diskriminierung möglicher Wettbewerber unterbleibt. Dies setzt neben genauen Kenntnissen der jeweiligen Beschaffungsmärkte, auch Fachkenntnisse zur Formulierung der Leistungsbeschreibungen und bei der Auswertung der Angebote und hierbei vor allem die Überprüfung der Nachweisführung durch Gütezeichen voraus. Daher wird die Aufgabenstellung der Implementierung von Nachhaltigkeitskriterien sowie die individuelle vergaberechtssichere Anpassung von Nachhaltigkeitsaspekten in den jeweiligen Vergabeverfahren als dauerhafte Aufgabe der Ingenieurin für nachhaltige Vergabe innerhalb des Strategischen Einkaufs gesehen. In folgenden Vergabeprojekten konnten bereits erfolgreich Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigt werden: „Mittagsverpflegung für städtische Kindertageseinrichtungen mit Warmverpflegung“ – Verwendung von Bio-Produkten Büromöbel – Holz aus nachhaltiger Forstwirtschaft 2. Rahmenvereinbarung Schulmöbel 2018 – Holz aus nachhaltiger Forstwirtschaft Mietberufskleidung für OrgA – STANDARD 100 by OEKO-TEX Toilettenpapier Kleinrollen – Blauer Engel RAL-UZ 5 100% Recyclingpapier Papierhandtücher - ungebleicht RAL-UZ 5 Toilettenpapier Großrollen - 100% chlorfrei gebleichtes Recyclingpapier Kopierpapier – Blauer Engel RAL-UZ 14
In der Anfrage der SPD-Stadtratsfraktion vom 23.06.2017 wird um Informationen zur Berücksichtigung von fair gehandelten Produkten bei Bagatellbeschaffungen sowie zu entsprechenden Beratungsangeboten für die städtischen Dienststellen gebeten.
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Grundsätzlich wurde die Verwaltung mit POA-Beschluss vom 14.03.2017 beauftragt, die Dienststellen und Eigenbetriebe bei der Beschaffung von fairen Produkten zu unterstützen. Das Ziel ist hierbei eine stärkere Berücksichtigung von fair gehandelten Artikeln bei der Stadt Nürnberg. Bei Beschaffungen unter 1.000 EUR (ohne USt.) ist gem. § 3 Abs. 6 VOL/A kein formelles Vergabeverfahren durchzuführen. Hierbei handelt es sich um sogenannte „Direktkäufe“. Bei dieser Form der Bedarfsdeckung ist neben den oben genannten Zielen auch der Haushaltsgrundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. In der Regel sind daher vor Abschluss des Kaufvertrags Vergleichsangebote einzuholen. Die Verantwortung für Beschaffungen unter 5.000 EUR und somit auch für Direktkäufe liegt bei den Dienststellen. Es ist davon auszugehen, dass in der Praxis ein erheblicher Teil der Direktkäufe über den EKV-Shop oder den niedergelassenen Handel erfolgt. Bei Beschaffungen mit Werten, die sich zum Großteil weit unter der Grenze von 1.000 EUR bewegen, sind umfangreiche Recherchen zu sozialen oder ökologischen Aspekten zeitlich und wirtschaftlich in der Regel zu aufwendig. Die Verwaltung muss sich in diesen Fällen darauf beschränken, Produkte zu beschaffen, die einschlägige Siegel wie z. B. „FAIRTRADE“ tragen. Dies vereinfacht einerseits das Verfahren; es gilt aber zu bedenken, dass jedes Label nur einige Aspekte des umfassenden Nachhaltigkeitsbegriffs berücksichtigt. Zwischenzeitlich werden in den unterschiedlichen Branchen vielfältige Siegel mit unterschiedlichstem Regelungsgehalt verwendet. Für die Einkäuferin bzw. den Einkäufer ist im Regelfall nicht konkret nachvollziehbar, an welche Bedingungen die Vergabe der Siegel gebunden ist. Insbesondere kann bei den meisten Siegeln nicht „automatisch“ davon ausgegangen werden, dass auch der Verzicht auf „ausbeuterische Kinderarbeit bzw. die ILO Kernarbeitsnorm Nr. 182“ berücksichtigt sind. Ein weiteres Problem besteht darin, dass es nicht für alle bei der Stadtverwaltung benötigten Produkte fair gehandelte Alternativen gibt. Erste Informationsquelle für die städtischen Dienststellen und Eigenbetriebe ist das Beratungs- und Informationsangebot von ZD/3 im städtischen Intranet zum Themenkreis Nachhaltigkeit. Dieses Angebot enthält auch Informationen zu gängigen Siegeln und Gütezeichen bzw. Links zu weiterführenden Informationsangeboten. Vertiefende Fragestellungen der bedarfstragenden Dienststellen zum Thema Nachhaltigkeit bei Beschaffungsvorhaben können über den Strategischen Einkauf mit der Ingenieurin für nachhaltige Vergabe erörtert werden. Sie berät die Dienststellen auf Anfrage. Konkrete Nachfragen gab es im Projekt „Dienstkleidung für NüSt“. Zudem gab es kleinere Informationsanfragen von J und der Umweltstation Nürnberg im Institut für Pädagogik und Schulpsychologie (3. BM/IPSN). Für die Sensibilisierung der dezentralen Beschafferinnen und Beschaffer stehen dem Strategischen Einkauf die städtischen Kommunikationsmittel zur Verfügung. Dazu gehören beispielsweise die laufende Weitergabe von Informationen über das Intranet sowie die wiederkehrende Behandlung des Themas im SQB. Zudem wurde durch einstimmigen Beschluss des Schulausschusses vom 15.12.2017 die Verwaltung beauftragt Verhandlungen mit der EKV eG zur Ausweitung der zentral von der EKV eG ausgehandelten und eingestellten elektronischen Kataloge im EKV-Shop durchzuführen, damit diese um eine Produktpalette aus fair gehandelten Bällen (insbesondere
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Fußbälle und Handbälle) ergänzt werden. Hierzu wird ZD/3 zusammen mit SchA die Vorgaben und Spezifikationen für diese Bälle erarbeiten und als Voraussetzungen in die EKV-Verhandlungen einbringen. Zielstellung ist es ein Rahmenvertragsportfolio von fair gehandelten Bällen zentral im EKV-Shop für alle Nürnberger Schulen vorzuhalten.
d) Netzwerk Nachhaltige Vergabe und stadtinterne bzw. dienststellenübergreifende
Maßnahmen zur Nachhaltigkeit
Als Hilfestellung wurde für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung zugängliche Informationsseite zur nachhaltigen Beschaffung im Intranet eingerichtet. Bei allen im SQB behandelten Beschaffungsthemen werden regelmäßig Nachhaltigkeitsaspekte diskutiert. Ein aktuelles Thema ist, beispielsweise neben dem Ausschluss von ausbeuterischer Kinderarbeit, weitere soziale Kriterien zu implementieren. Für das 4. Quartal 2018 ist geplant, die im SQB teilnehmenden Beschaffungsbeauftragten allgemein zur nachhaltigen Beschaffung zu schulen. Die Mitglieder sind wichtige Multiplikatoren für die nachgeordneten Dienststellen und Eigenbetriebe. Eine Vernetzung mit dem Umweltreferat, v.a. mit dem Agenda 21-Büro (Fair Trade Town Nürnberg) ist erfolgt. Diese beinhaltet u.a. die Teilnahme an den halbjährlich stattfindenden Fair-Trade-Town-Treffen. Des Weiteren wird im Jahr 2018 begonnen, die „Leitlinie für Umweltfreundliche Beschaffung“ aus dem Jahr 1990 in Zusammenarbeit mit Vertretern/Vertreterinnen des Umweltreferates zu aktualisieren. Mithin soll 2018 an dem seitens des Umweltreferats geplanten stadtinternen Workshops zum Thema Bio-Lebensmittel teilgenommen werden. Die zentrale Beschaffungsstelle arbeitet beim Thema Nachhaltigkeit auch mit der Koordinatorin für Kommunale Entwicklungspolitik (KEPOL; Agenda 2030; seit Juni 2017 bei der Stadt Nürnberg im Amt für Internationale Beziehungen tätig) zusammen. Dies spiegelte sich beispielsweise in der städtischen Tagung zu den UN Nachhaltigkeitszielen im März 2018 wieder. Grundlage der Zusammenarbeit sind die 17 nachhaltigen Entwicklungsziele (SDGs) der 2030-Agenda des Gipfeltreffens der Vereinten Nationen in New York vom 18.09.2015. Im Umweltausschuss vom 04.10.2017 wurde empfohlen, die SDGs im Stadtrat zu behandeln und das weitere Vorgehen sowie die Integration der Entwicklungsziele in das Handeln der Stadt zu entscheiden. Zudem wurden die Geschäftsbereiche aufgefordert, sich mit den betreffenden Zielsetzungen der SDGs und ihren Unterzielen auseinanderzusetzen und Maßnahmen zu entwickeln. Hierbei rückt für das Beschaffungsmanagement das Ziel 12. „Nachhaltige Konsum- und Produktionsmuster sicherstellen“ und besonders das Unterziel 12.7 „In der öffentlichen Beschaffung nachhaltige Verfahren fördern, im Einklang mit den nationalen Politiken und Prioritäten“ in den Vordergrund. Dies bildet eine wichtige Grundlage dafür, die Implementierung von Nachhaltigkeitsaspekten bei Vergabeverfahren weiter zu verfolgen sowie Dienststellen und Eigenbetriebe hierbei zu unterstützen.
Ein weiterer wichtiger Teil des Aufgabenspektrums ist die Vernetzung mit anderen Kommunen in Deutschland. Vom Informationsaustausch über erfolgreich durchgeführte Verga-
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beprojekten unter Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten profitieren alle Beteiligten. Seit Herbst 2017 beteiligt sich die zentrale Beschaffung am jährlich stattfinden Netzwerktreffen zur Fairen Beschaffung. Ziel des Netzwerks ist es, neben dem Austausch von Erfahrungswerten, wichtige Hintergrundinformationen zu aktuellen Entwicklungen in der nachhaltigen Beschaffung zu sammeln sowie aktuelle Themen in Workshops gemeinsam mit anderen Beschaffern zu bearbeiten. Eine Teilnahme an dem Netzwerktreffen ist auch zukünftig geplant, um das Netzwerk stetig auszubauen.
3. Umsetzungsstand der Empfehlungen aus dem Abschlussbericht der Organisations-
untersuchung; hier: Schwerpunkte des Strategischen Einkaufs: Als elementar wichtige Entscheidung hat sich die Einrichtung und Etablierung des SQB erwiesen. Dieser Kreis ist zuständig für die fortlaufende Entwicklung stadtweiter Standards und die Etablierung von Nachhaltigkeitsaspekten in der Vergabe. Der SQB besteht aus Beschaffungsbeauftragten der jeweiligen Geschäftsbereiche und Referate, die in Standardisierungs- und Qualitätsfragen für stadtweite Beschaffungsprojekte abstimmungs- bzw. entscheidungsbefugt sind. Darüber hinaus sind auch Vertreter des Ref. I/II- ASi, des GPR und der GSBV (sowie bei Bedarf Expertinnen/Experten aus anderen Bereichen) Mitglieder im SQB, welche an den stattfindenden Sitzungen teilnehmen. Aktuelle stadtweite Projekte sind: DGUV V4 Prüfung der ortveränderlichen Elektrogeräte Sicherheits-, Ordnungs- und Kassendienstleistungen Persönliche Schutzausrüstung (PSA)
4. Personalressourcen, Stellenverlagerungen und Ressourcenplanung
Die im POA vom 29.09.2015 beschlossene Empfehlung zur Personalausstattung wurde zum Teil bereits umgesetzt. Um die vorhandenen Personalressourcen beim Beschaffungsmanagement im Jahreslauf besser planen zu können, hat der Strategische Einkauf im Dezember 2017 eine Abfrage über den SQB initiiert. Bei dieser sollen die Dienststellen und Eigenbetriebe alle geplanten Beschaffungsvorhaben über 50.000 EUR, beabsichtigte Rahmenverträge sowie geplante Besonderen Leistungen (freiberufliche Beratungsleistungen) und Sicherheitsdienstleistungen über die Beschaffungsbeauftragten des SQB an den Strategischen Einkauf melden. Bereits jetzt zeigt sich, dass die Verankerung der Themas Nachhaltigkeit in der Beschaffung sich als dauerhafte Aufgabe etablieren wird. Aufgrund des vielfältigen Beschaffungsspektrums wird eine Verankerung in allen Beschaffungsbereichen noch viele Jahre in Anspruch nehmen. Dazu kommt die inhaltliche Vielfalt und die dynamische Entwicklung des Themas Nachhaltigkeit in der öffentlichen Diskussion, so dass von einem dauerhaften Handlungsbedarf auszugehen ist.
5. Haushaltskonsolidierung
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Im Jahr 2016 konnten im Sachgebiet Allgemeiner Einkauf bereits Einsparungen erzielt werden, die das Einsparziel für 2017 erreichen. Die Berechnung der Budgetansätze für das Haushaltsjahr 2017 erfolgte in Abstimmung mit Stk. Für 2017 wurde eine Einsparsumme in Höhe von 372.865 EUR (brutto) ermittelt.
II. Herrn Ref. I/II:
Nürnberg, 13.04.2018 Zentrale Dienste
Sembritzki (7 75 78)
In Abdruck an
Stk
PR/Ref. I/II
GPR
GSBV
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