Anlage 2
Projektsteuerung – Bedarf bei OrgA
Die Strategieprojekte erfordern bei OrgA die Bereitstellung zusätzlicher Kapazitäten, da sich die daraus ergebenden Aufgaben nicht allein mit den vorhanden personellen Ressourcen abdecken lassen. Bei OrgA sollen eine Projektassistenzstelle, ein Trainee im Bereich OrgA/IT und ein Trainee für des Strategieprojekt 3 angesiedelt werden. In dieser Anlage sind die Aufgaben der entsprechenden Stellen beschrieben.
Aufgaben einer Projektassistenz für die Strategieprojekte bei OrgA
Projektorganisation
-
Ansprechpartner/in für das Projektteam für administrative Fragen aller Art
-
Terminabstimmungen, Terminvereinbarungen sowie Terminüberwachung
-
Einladungen managen
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Bereitstellung von Räumen und Organisation anderer Hilfsmittel
-
Aufbereitung und Kommunikation der Ergebnisdokumentation
Projektdokumentation
-
Führung der Projektakten und -vorgänge im DMS
-
Erstellung von Vorlagen für die Projektarbeit und -dokumentation
-
Ablage- und Zugangsstrukturen (z.B. Teamordner) strukturieren, bereitstellen und pflegen
-
Projektergebnisse zusammenführen und aufbereiten
Projektkommunikation
- definierte Maßnahmen des Kommunikationskonzeptes (z.B. Erstellung und Pflege des Intranet-
Auftritts) eigenverantwortlich durchführen
- Beiträge und Stellungnahmen im Rahmen von Beteiligungsprozessen zusammenführen und auf-
bereiten
Aufgaben eines Trainees im Bereich OrgA/IT für das Strategieprojekt 2:
Projektorganisation
-
Unterstützung bei der Erstellung und Fortführung des Projektplanes
-
inhaltliche Vorbereitung, organisatorische Durchführung und Ergebnisdokumentation von Gremi-
ensitzungen (Projektgruppe, Steuerungsgruppe etc.)
Projektcontrolling
-
Nachhalten von Meilensteinen
-
inhaltliche Ergebnisevaluation von Projekt- und Zwischenergebnissen
Projektkommunikation
-
Mitwirkung bei der Erstellung eines Kommunikationskonzeptes
-
verantwortliche Durchführung von Informations- und Beteiligungsmaßnahmen gemäß Kommuni-
kationskonzept
Technologie-Scouting
-
Aufbereiten innovativer, projektrelevanter Themenstellungen
-
Markt- und Literatur-Recherche
-
vergleichende Betrachtungen unterschiedlicher technologischer Ansätze
-
Organisation von Erfahrungsaustausch mit innovativen Technologie-Anwendern aus Wirtschaft
oder öffentlicher Verwaltung
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Inhaltliche Projektarbeit
Verantwortliche Übernahme ausgewählter Arbeitspakete im Rahmen des Gesamtprojektes (Digitalisierung / IT-Strategie).
Im Rahmen von OrgA/IT:
- Unterstützung der Kommunikation zwischen Fachdienststellen, Organisationsberatung und IT-
Kundenmanager
- Analyse, Modellierung und ggf. Umsetzung IT-gestützter Prozesse in Zusammenarbeit mit der
Organisationsberatung
Im Rahmen des Trainee-Programmes werden neben den praktischen Erfahrungen in komplexer Projektarbeit vertiefende Kenntnisse in den Bereichen IT-Anforderungsmanagement, Informationssicherheit, Plattformen und Einbindung von Infrastruktur-Anwendungen (DMS, SAP) vermittelt.
Aufgaben eines Trainees für das Strategieprojekt 3:
Projektorganisation
- Unterstützung der Projekt- und Teilprojektleitungen in allen Belangen rund um das Strategiepro-
jekt 3
- inhaltliche Vorbereitung, organisatorische Durchführung und Ergebnisdokumentation von Gremi-
ensitzungen (Projektgruppe, Steuerungsgruppe etc.)
- Mitarbeit bei der Planung und Durchführung von Arbeitsgruppen, Workshops und Informations-
veranstaltungen für betroffene Mitarbeiter/innen, Führungskräfte und Multiplikatoren
- Entlastung der Projektgruppenmitglieder von laufenden Aufgaben
Projektcontrolling
-
Nachhalten von Meilensteinen
-
inhaltliche Ergebnisevaluation von Projekt- und Zwischenergebnissen
Projektkommunikation
-
Mitwirkung bei der Erstellung eines Kommunikationskonzeptes
-
verantwortliche Durchführung von Informations- und Beteiligungsmaßnahmen gemäß Kommuni-
kationskonzept
Inhaltliche Projektarbeit
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Verantwortliche Übernahme ausgewählter Arbeitspakete im Rahmen des Gesamtprojektes
-
Recherche und adressatengerechte Aufbereitung von inhaltlichen Grundlagen für das Projekt
-
Erstellung von Konzepten, inklusive Erarbeitung von Entscheidungs- und Handlungsempfehlun-
gen
- Unterstützung bei Auswertungen, Datenmanagement
Im Rahmen des Traineeprogramms ist außerdem anschließend der Einsatz in anderen Dienststellen der Stadtverwaltung vorgesehen.
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