Anlage 1
Projektsteuerung – Bedarf bei PA
Strategieprojekt 1 „Personal“ – Personelle Ausstattung
Das Strategieprojekt „Personal“ (einschließlich Einführung E-Recruiting und Einführung E- Personalakte) wird seitens des Personalamtes enorme personelle Ressourcen binden. Das vorhandene Personal ist mit den laufenden Aufgaben bereits hoch belastet. Insofern ist eine personelle Unterstützung für den Erfolg des Projektes von grundlegender Bedeutung. Neben der internen Expertise, die nur durch das vorhandene Personal möglich ist, und der Projektleitung, die ebenfalls mit vorhandenem Personal erfolgt, sind im Projekt zusätzliche Ressourcen in drei konkreten Bereichen erforderlich:
- Projektsteuerung, externe Expertise und Best-practice: Dieser Bereich wird über die externe Be-
ratung abgedeckt.
- Unterstützung der (Teil-)Projektleitung, Bündelung der internen und externen Expertise und kon-
zeptionelle Aufbereitung: Unterstützung durch zusätzliches Personal mit konzeptionellen Fähigkeiten
- Selbstständige Bearbeitung konkreter Sachverhalte und Projektassistenz: Unterstützung durch
zusätzliches Personal
Konkret wird deshalb folgende projektbegleitende personelle Unterstützung beantragt:
Konzeptionelle Projektunterstützung
Für das Teilprojekt 1 „Personalrekrutierung / Attraktiver Arbeitgeber / Personalentwicklung / Führung / Personalbindung“ ist umfangreiche konzeptionelle Unterstützung erforderlich. Konkret sind insbesondere folgende Aufgaben umfasst:
- Mitarbeit bei der Planung und Durchführung von Arbeitsgruppen, Workshops und Informations-
veranstaltungen für HR-interne Schnittstellen, Führungskräfte und Multiplikatoren
- Unterstützung der Teilprojektleitung in allen Belangen der Personalgewinnung, -entwicklung und
-bindung
-
Eigenverantwortliches Umsetzen von Arbeitspaketen
-
Recherche und adressatengerechte Aufbereitung von aktuellen Themen und Trends im Bereich
der Personalgewinnung, -entwicklung und -bindung
- Konzeptionserstellung, inklusive Erarbeitung von Entscheidungs- und Handlungsempfehlungen
zur Einführung neuer und Weiterentwicklung bestehender Konzepte
- Mitarbeit bei HR-relevanten Themen
Für das Teilprojekt 2 „Strategische und operative Personalplanung“ ist ebenfalls umfangreiche konzeptionelle Unterstützung erforderlich. Der Aufgabenschwerpunkt liegt hier insbesondere in der Mitentwicklung eines Konzeptes für eine strategische und operative Personalplanung. Konkret sind insbesondere folgende Aufgaben umfasst:
- Mitarbeit bei der Planung und Durchführung von Arbeitsgruppen, Workshops und Informations-
veranstaltungen für HR-interne Schnittstellen, Führungskräfte und Multiplikatoren
- Unterstützung der Teilprojektleitung in allen Belangen des Teilprojekts 2‚ „Strategische und ope-
rative Personalplanung“
-
Eigenverantwortliches Umsetzen von Arbeitspaketen
-
Begleitung und Unterstützung bei der Implementierung einer strategischen und operativen Per-
sonalbedarfsplanung bei der Stadt Nürnberg
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- Recherche und adressatengerechte Aufbereitung von aktuellen Themen und Trends im Bereich
der Personalplanung
- Konzeptionserstellung, inklusive Erarbeitung von Entscheidungs- und Handlungsempfehlungen
zur Einführung neuer und Weiterentwicklung bestehender Konzepte
- Mitarbeit bei HR-relevanten Themen
Die Unterstützung in den beiden Teilprojekten 1 und 2 soll jeweils 1,0 VK umfassen. Aus Gründen der Personalgewinnung, -entwicklung und -bindung im Anschluss an das Projekt wird ein gesamtstädtischer Ansatz in Form eines erweiterten Traineeprogramms mit Projektbezug in EGr. 10 über 36 Monate verfolgt. Der Einsatz erfolgt zunächst im Projekt beim Personalamt, im zweiten Teil bei verschiedenen Dienststellen. Das Arbeitsverhältnis soll im Hinblick auf die lange Dauer des Trainee-Programms, die Gewinnung guten Personals mit Master-Qualifikation und die dauerhaft zu erwartenden Personalbedarfe unbefristet geschlossen werden.
Projektassistenz
Neben der konzeptionellen Bearbeitung ist insbesondere für das Teilprojekt 3 eine inhaltliche und organisatorische Unterstützung in Form einer Projektassistenz zur Entlastung der Teilprojektleitung erforderlich. Insbesondere die Projekte E-Recruiting und E-Personalakte, aber auch die weiteren Teile des Teilprojekts sind sehr abstimmungsintensiv. Daneben ist vorgesehen, die Projektassistenz auch als organisatorische Unterstützung in den Teilprojekten 1 und 2 sowie im Bereich der Leitung des übergeordneten Strategieprojekts einzusetzen. Konkret sind insbesondere folgende Aufgaben umfasst:
- Assistenz der Projektleitung bei Planung, Durchführung, Qualitätssicherung und Controlling so-
wie Koordination der Schnittstellen zwischen den verschiedenen Projekten und den eingebundenen operativen Einheiten und Abteilungen, selbstständige Aufbereitung und Bearbeitung von Informationen und Daten sowie Überwachung der regelmäßigen Berichtstermine, Projektstatusberichte, Zeitpläne, Termine und sonstigen Rücklaufkontrollen sowie im Bedarfsfall Einforderung der Unterlagen, Erarbeitung von Beiträgen für die projektinterne und projektexterne Kommunikation
- Selbstständige Organisation und Vorbereitung von kleineren und größeren Projektsitzungen mit
unterschiedlichen Zielgruppen sowie Hierarchieebenen, Nachbereitung der Besprechungen einschließlich der Erstellung von Niederschriften und Umsetzung der (elektronischen) Projektdokumentation
- Mitarbeit bei der Ressourcenplanung und Budgetplanung in den jeweiligen (Teil-)Projekten
Die Projektassistenz (EGr. 9a) soll auf Grund der langfristigen Projektplanung insbesondere im Projekt E-Personalakte zunächst bis Ende 2023 befristet werden. Die aktuelle Planung der Einführung der elektronischen Personalakte reicht aktuell bis in das Jahr 2022. Bereits beim Projektstart wurde vereinbart, dass zunächst eine Umsetzung bei PA und NüSt erfolgt. Zudem wurde festgelegt, zunächst mit der nachlaufenden Verscannung der Papierunterlagen zu starten. Es ist abzusehen, dass sich an das Einführungsprojekt beide Themen (Einführung des frühen Scannens und elektronische Sachbearbeitung, Anbindung der dezentralen Einheiten/Dienststellen) anschließen werden. Beide Themen können nicht ausschließlich zusätzlich mit dem vorhandenen Personal umgesetzt werden. Daneben ist bereits heute klar, dass sich aus dem Strategieprojekt 1 weitere Projekte ergeben, die sich insbesondere mit der praktischen Umsetzung, Implementierung, Evaluation und Weiterentwicklung beschäftigen. Auch hier besteht personeller Unterstützungsbedarf in Form einer Assistenz.
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