Anlage: Leitfaden

städteakademie städteakademie

Nürnberg Fürth Erlangen Schwabach Nürnberg Fürth Erlangen Schwabach

Wissens­

management

Wissens management Leitfaden

Leitfaden zur Eigensicherung

zur Eigensicherung

von Erfahrungswissen von Erfahrungswissen

städteakademie

Nürnberg Fürth Erlangen Schwabach

Wissens management

Leitfaden

zur Eigensicherung

von Erfahrungswissen

Impressum

von Erfahrungswissen bedarf einer begleiteten Einführung (Seminar/Einführungsgespräch Abteilung Personalentwicklung). Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurden Doppelnennungen femininer und maskuliner Formen nicht durchgängig zur sprachlichen Gleichstellung verwendet, sondern auch Kurzformen verwendet.

1 Das Wichtigste in Kürze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.1 Leitfaden und Seminar zum Einstieg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.2 Ablauf der Eigenerfassung von Erfahrungswissen (Überblick) . . . . . . . . . . . . 5 1.3 Beispiele für Erfahrungswissen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

zur

Vertiefung

2 Grundlagen des Wissensmanagements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2.1 Was ist Wissen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2.2 Eigensicherung von Erfahrungswissen angesichts des demografischen Wandels . . 8 2.3 Gestaltungsfelder des Wissensmanagements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2.4 Wissensmanagement in den Städten Nürnberg, Fürth, Erlangen und Schwabach 10

3 Wissenslandkarte und Wissensdokumentation: Struktur und Inhalt . . . . . . . . 11 3.1 Wie sieht das Ergebnis aus? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 3.2 Bearbeitungshinweise zu den elf Hauptthemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 3.3 Bearbeitungshinweise zu den acht Unterpunkten . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 3.4 Grundlegende Empfehlungen zur Eigenerfassung von Wissen . . . . . . . . . . 17

4 Ablauf der Eigenerfassung von Erfahrungswissen . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 4.1 Welche Schritte sind zu unternehmen (Prozessdarstellung)? . . . . . . . . . . . 21 4.2 Bearbeitung der Wissenslandkarte/Wissensdokumentation . . . . . . . . . . . . 21 4.3 Hinweise zum Datenschutz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

zur

Vertiefung

5 Motivation zur Wissensteilung und nachhaltige Wissenssicherung . . . . . . . . 25 5.1 Förderliche Rahmenbedingungen der Wissensteilung . . . . . . . . . . . . . . . 25 5.2 Nachhaltige Wissenssicherung und kontinuierliche Pflege . . . . . . . . . . . . . 27

6 Weitere Informationen und Schulungsangebote . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 6.1 Ansprechpartner/-innen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 6.2 Schulungsangebot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

7 Anlagenverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Anlage 1: Vorlage Wissensdokumentation (.docx) . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Anlage 2: Vorlage Wissensdokumentation (.mmap) . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Anlage 3: Kurzanleitung für die Wissensdokumentation mit Microsoft Word . . . . 37 Anlage 4: Kurzanleitung für die Wissensdokumentation mit Mindjet MindManager 39 Anlage 5: Grundlegende Empfehlungen zur Eigenerfassung von Wissen . . . . . 45 Anlage 6: Wissenslandkarte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Anlage 7: Formblatt zur Datenweitergabe (Freigabe der Wissensdokumentation) . 49

1.1 Leitfaden und Seminar se ist auch die Nachfolge am Prozess be-

zum Einstieg teiligt. Eine detailliertere Prozessdarstellung

finden Sie in Kapitel 4.1. Dieser Leitfaden soll Ihnen die notwendigen Informationen liefern, um selbständig Erfahrungswissen systematisch zu sichern. Wir 1.3 Beispiele für Erfahrungswissen empfehlen, den Leitfaden vor der ersten Anwendung einmal vollständig zu lesen. Dabei Die Sicherung von Erfahrungswissen ist beist der Leitfaden jedoch modular aufgebaut. sonders wichtig bei Personen, die über viel Die Kapitel 2 und 5 dienen einer Vertiefung implizites Wissen verfügen: des Themas und sind entsprechend mar- • Der Leiter des Liegenschaftsamtes, der kiert. Begleitend werden die in Kapitel 6.2 seit 20 Jahren jedes kommunale Grunddargestellten Schulungen angeboten. stück kennt (= wandelnde Datenbank).

• Die seit 30 Jahren allein arbeitende Beauf-

tragte für Städtepartnerschaften, die ein

1.2 Ablauf der Eigenerfassung von unüberschaubares Netzwerk an Kontak-

Erfahrungswissen (Überblick) ten aufgebaut hat.

• Die Vorzimmerkraft im Jugendamt, die still

Für einen ersten Überblick sind die wichtigs- und zuverlässig im Hintergrund die Überten Prozessschritte zwischen Führungskraft sicht hält, aber wenn sie ausfiele ... und Wissensträger/in dargestellt; idealerwei-

2.1 Was ist Wissen? Wissen besteht aus anwendbaren Informati-

onen und befähigt zum Handeln.

Von Zeichen und Daten über Wissen zur Die letzte Stufe der Kompetenz wird er-

Kompetenz reicht, wenn Wissen in einer Anwendungs-

Als erste Vorstufe des Wissens stehen Da- situation zum richtigen Handeln eingesetzt ten. Diese sind eine sinnvoll kombinierte Fol- wird. ge von Zeichen, die alleine noch keine Bedeutung besitzen. Erst wenn Daten in einen Individuelles und kollektives Wissen Problemzusammenhang gestellt werden, Doch nicht nur Menschen können Träger von werden aus Daten Informationen. In einem Wissen sein, auch Organisationen verfügen zweiten Schritt wird durch individuelles Ver- über Wissen. Das Organisationswissen ist gleichen, Bewerten und Verknüpfen aus In- dabei mehr als die Summe des Einzelwisformation Wissen. Während Informationen sens: Indem die Mitarbeiterinnen und Mitarfrei ausgetauscht werden können, ist Wissen beiter ihr Wissen zusammenbringen und veran den jeweiligen Träger gebunden. Wissen netzen, kann völlig neues Wissen entstehen. kann als ein Netz von Kenntnissen, Fähigkei- Man spricht daher auch vom kollektiven Wisten und Fertigkeiten betrachtet werden, die sen oder von der Wissensbasis einer Orgazur Lösung einer Aufgabe genutzt werden. nisation.

Syntax

einzelne Zeichen werden

Zeichen

durch ein feststehende Regelsystem sinnvoll zu einer Aussage (Daten) kombiniert

Daten

Daten‐

Seman�� management

den Daten wird eine

InfZoerimchaetnion

Bedeutung zugewiesen (�nforma�on)

Daten

�n��rma��ns‐

Vernetzung management

�n��rma��n

�nforma�onen werden mit �rfahrung verkn��� und ergeben damit Wissen Wissen

Wissens‐

management

Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an North1

externes Wissen, Know-what, Know-how, nisation dieser Entwicklung durch ein aktives Know-why, Know-where und Know-who so- Wissensmanagement entgegensteuern. Es wie passives und aktives Wissen. Aber auch gilt, wichtiges Wissen in der Organisation zu die Relevanz, die Aktualität und die Über- halten und verfügbar zu machen. Die Eigentragbarkeit des Wissens spielen eine wich- erfassung bzw. Dokumentation von Wissen tige Rolle. stellt im theoretischen Sinne demnach eine Transformation von implizitem zu ex-

Nicht zu hebendes plizitem Wis-

Wissen

sen dar.

Implizites Wissen

(schwer zu heben) Explizites

Wissen

Implizites Wissen

(leicht zu heben)

Quelle: sciNOVIS

Wissensaktivierung Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Probst et al.2

Dieser Baustein gibt einen Überblick über internes und externes Wissen (Welches Wissen Menge und zur richtigen Zeit am richtigen Ort gibt es in der Organisation und wer verfügt zur Verfügung stehen kann. über dieses Wissen?). Wissensidentifikation bedeutet auch Schaffung von Transparenz 4. Wissensbewahrung über Wissen. Insbesondere geht es um die Wissensbewahrung stellt auf die Fähigkeit Analyse und Beschreibung von Wissen in der ab, Wissen zu selektieren, zu speichern und Organisation und im Wissensumfeld. zu aktualisieren. Im Zentrum dieses Bausteins steht das organisatorische Gedächt-

2. Wissenserwerb mit dem Schwerpunkt nis. Es bildet ein System von Wissen und

Lernen von neuem Wissen Fähigkeiten, das gespeichert und zu einem

Beim Wissenserwerb geht es um den Im- späteren Zeitpunkt als Grundlage für neues port von Wissen aus externen Quellen. Der Wissen abgerufen werden kann. Wissenserwerb kann z. B. durch die Rekrutierung von Experten oder durch Erwerb von Probst ergänzt diese Gestaltungsfelder um: Wissen anderer Organisationen im Rahmen von Kooperationen erfolgen. 5. Wissensentwicklung Die Wissensentwicklung ist als ergänzender

3. Wissensverteilung Baustein zum Wissenserwerb zu sehen und

Im Rahmen der Wissensverteilung wird fest- dient der internen Entwicklung von Wissen. gelegt, wer in welchem Umfang etwas wissen oder können soll und wie die Prozes- 6. Wissensnutzung se der Wissensverteilung erleichtert werden Die Wissensnutzung ist der produktive Einkönnen. Die Wissens(ver)teilung ist zwingen- satz von organisationalem Wissen. Wissensde Voraussetzung, um isoliert vorhandenes management muss einen Kontext schaffen, Wissen der gesamten Organisation zur Ver- in dem die Wissensnutzung erleichtert wird. fügung zu stellen. Es wird der Frage nach- Hierzu sind stets auch die Bedürfnisse der gegangen, wie das Wissen in der richtigen Nutzer/innen zu berücksichtigen.

1 Vgl. North, Wissensorientierte Unternehmensführung: Wertschöpfung durch Wissen, Wiesbaden 2005, S. 32 f. Sollten Sie weiterführende Informati- 2 Vgl. Probst / Raub / Romhardt, Wissen managen – Wie onen wünschen, können Sie bei Ihrer Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen, Abteilung Personalentwicklung Litera- Wiesbaden 2012, S. 32 – 34. tur zum Thema Wissensmanagement 3 Vgl. Kaiser / Müller, Wissensziele bei der Stadt Erlangen: Systematische Ableitung von Wissenszielen und Maßausleihen. nahmen des Wissensmanagements aus dem Zielsystem der Stadt Erlangen, in: Tagungsband KnowTech 2007, S. 159 – 168. 4 Interkommunale Zusammenarbeit (IZ) 5 Einen Überblick für die Stadt Erlangen bietet: Kaiser, Wissensmanagement: Wissensbewahrung bei der Stadt Erlangen, in: Verwaltungsmodernisierung Stadt Erlangen 2008-2012, S. 75 – 81. (https://www.erlangen.de/Portaldata/1/Resources/080_ stadtverwaltung/dokumente/broschueren/Doku_Verwaltungsmodernisierung08-12_WEB.pdf) Weitere Praxisbeispiele zum Wissensmanagement in Kommunalverwaltungen finden sich in: Müller / Förtsch, Wissensmanagement, Wiesbaden 2015.

3.1 Wie sieht das Ergebnis aus?

Legen Sie sich die gedruckte Wissens- Die nachfolgend dargestellte Wissensland- landkarte (Anlage 6) zur besseren Orikarte stellt die Grundlage der Wissensdoku- entierung auf Ihren Schreibtisch. mentation dar. Auf der ersten Gliederungsebene sind die elf Hauptthemen dargestellt, die weiteren Bei der Wissenslandkarte (Mindmap) Ebenen sind für eine übersichtliche Darstel- und der Wissensdokumentation (Word) lung eingeklappt. wird die gleiche Struktur verwendet. Es Die elf Hauptthemen sind bereits vorstruk- handelt sich lediglich um unterschiedturiert – abhängig vom Themengebiet durch liche Darstellungsformen – der Aufbau eine zweite oder auch eine dritte Gliede- ist identisch. rungsebene. Sie können einerseits an der bestehenden Struktur individuelle Änderungen vornehmen und andererseits die tieferen Gliederungsebenen eigenständig ergänzen. Die Ausführungen in den folgenden Kapiteln sollen Sie hierbei unterstützen.

© sciNOVIS

3.2 Bearbeitungshinweise zu den rung der Hauptthemen gegeben. Priorität 1

elf Hauptthemen bedeutet dabei, dass dieser Themenblock

unbedingt bearbeitet werden muss – jedoch Im Folgenden werden die elf Hauptthemen nicht zwangsläufig allumfassend. Die Entder Wissenslandkarte detailliert mit Bearbei- scheidung zur Priorisierung ab Gliederungstungshinweisen dargestellt. Diese Themen ebene 2 bzw. zur Tiefe der Dokumentatistehen zwar auf der gleichen Gliederungs- on sollte gemeinsam von Führungskraft und ebene, sind aber nicht gleich wichtig. Da- Wissensträger/in getroffen werden. her werden Empfehlungen für die Priorisie-

3 W issenslandkarte und Wissensdokumentation: Struktur und Inhalt

sönlich weitergegeben werden. TIPP: Der Einstieg in die Dokumentati-

• H ier ist der nachfolgenden Führungskraft

on stellt oftmals die größte Hürde dar. auch Frei-, Gestaltungs- und Spielraum zu Sie sollten die Dokumentation mit einer geben. Darstellung Ihrer Aufgaben und Tätig-

• Beispiel: Erläuterungen zur Entwicklung

keiten beginnen („Fangen Sie mit dem von Organisationsstrukturen im Großen wie an, was Sie gerade machen“). im Kleinen (konkrete Arbeitsverteilung) sind für die Nachfolge hilfreich. Dazu gehören

• Dieses Hauptthema stellt die wichtigste auch konkrete Verbesserungsvorschläge,

Perspektive auf die Erfahrungen des Wis- die noch nicht umgesetzt werden konnten. sensträgers/der Wissensträgerin dar und • E ine wachsende Bedeutung bekommen sollte deshalb auch mit dem entsprechen- auch Erfahrungen zu modernen Manageden zeitlichen Aufwand befüllt werden. mentansätzen, z. B. Wissens-, Change-,

• Hier sollte über ca. drei Ebenen hinweg Diversity-, Gesundheits- und Demografie-

auf der Basis der Stellenbeschreibung management. eine Tätigkeitsstruktur aufgebaut werden; typischerweise kommt es an dieser Stelle 4. Schnittstellen (Prio 2) auch zu Bereinigungen, Ergänzungen und • E rfassen Sie unter diesem Gliederungs- Verschiebungen in Bezug auf die Stellen- punkt alle Schnittstellen zu internen und beschreibung, was in Bezug auf die Nach- externen Organisationseinheiten bzw. Orfolge ggf. mit der Führungskraft abzuklä- ganisationen. ren ist. • S ollten Sie hier bereits konkrete Ansprech-

• Es könnte eine Aufteilung in Pflicht- und partner/innen erfassen, benötigen Sie ggf.

Küraufgaben hilfreich sein. das eigene Kapitel zu den Ansprechpartnern nicht mehr.

• Orientieren Sie sich dabei am Organi- 6. Software und Hilfsmittel (Prio 2)

gramm bzw. Geschäftsverteilungsplan Ih- • Ergänzen Sie hier zunächst alle spezielrer Kommune. len Software-Systeme, die Sie außer den

• Dokumentieren Sie insbesondere, wen Sie Standard-Tools in Ihrer Arbeit nutzen.

wann, worüber und warum auf welchem • Strukturieren Sie anschließend zu jedem Kanal (persönlich, telefonisch, per E-Mail Tool die damit durchzuführenden Arbeitsusw.) frühzeitig informieren bzw. auch um- vorgänge in der typischen Reihenfolge. gekehrt. Zudem interessiert der Dokumen- • Zu jedem Arbeitsvorgang dokumentieten-Workflow mit anderen Abteilungen. ren Sie dann die Einzelschritte, wobei

• Halten Sie, ggf. auch mit konstruktiven Screenshots sehr hilfreich sein können.

Hinweisen, Verbesserungsvorschläge be- • Wiederholen Sie dabei nicht Inhalte der Onzüglich zeitlicher Engpässe, Herausforde- line-Hilfe, sondern ergänzen Sie Tipps & rungen in der Zusammenarbeit oder gar Tricks sowie mögliche Fallstricke bei Eingaorganisatorischer Optimierungen fest. ben usw.

• Vermeiden Sie jedoch auch hier – wie im- • Darüber hinaus können Sie auch wieder

mer – subjektive Einschätzungen konkre- generelle Hinweise erfassen, z. B. empter Personen. fohlene Schulungen, Vorschläge zur Verbesserung von Software, anstehende Än- 5. Zeitplanung und Termine (Prio 1) derungen in der IT-Infrastruktur.

• In diesem sehr wichtigen Bereich erfassen

Sie den zeitlichen Rhythmus Ihrer Arbeit, 7. Projekte (Prio 1, wenn Wissensträger/ indem Sie Ihre Tätigkeiten täglich, wö- in Projekte bearbeitet) chentlich usw. in unser vorgeschlagenes • Hier würden wir eine Unterteilung in ab- Raster einordnen. geschlossene, laufende und geplante Pro-

• Hierzu können Sie natürlich auf die bereits jekte empfehlen. Darin nennen Sie die

erfassten Tätigkeiten aus Kapitel 2 zugrei- Projekte mit Kurz- und Langbezeichnung. fen. • Erfassen Sie zwingend zu den laufenden

• Sie müssen hier nicht konkreter werden Projekten den jeweils aktuellen Stand und

als es sinnvoll ist, z. B. ist ein stundenge- die weiteren Schritte; denken Sie dabei nau vorgegebener Arbeitstag, der sich für wieder an die sieben Ws (z. B. Wann muss Sie bewährt hat, nicht ohne Weiteres auf wer was im nächsten Quartal erledigen?). die Nachfolge zu übertragen. • Fassen Sie ferner zu den abgeschlossenen

• Beispiele: Wo gibt es typischerweise im Projekten Ihre gewonnenen Erfahrungen

Jahr Arbeitsverdichtungen und wie kann (Lessons Learned) zusammen. Orientieren man diese vermeiden? Welche wichtigen Sie sich dabei insbesondere am Magischen Fristen gibt es, die man ggf. übersehen Dreieck (Qualität – Zeit – Kosten) und an kann? Sind Ihre Besprechungen aus Ih- den Interessensgruppen der Projekte. rer Sicht optimal organisiert (Teilnehmer/ innen, Häufigkeit, Dauer usw.)? Gibt es 8. Zukünftige Themen (Prio 3) Tipps zur Urlaubsplanung? • Hier fassen Sie bitte Themen jeglicher Art

• Für die Vorbereitung von Veranstaltun- zusammen, die zukünftig völlig neu sind

gen usw. eignet sich üblicherweise eine bzw. einen anderen Akzent erhalten (stär- Art Countdown: „Was muss ich drei Mona- ker/schwächer). te vor dem Termin erledigen? Was muss • Auch Verbesserungsvorschläge, Ideen, die ich einen Tag vor dem Termin erledigen?“ noch nicht umgesetzt werden konnten, oder usw. gar Ihre Vision gehören in dieses Kapitel.

• Wir schlagen eine Unterteilung in eine

kurz- (ein Jahr), mittel- (ein bis drei Jahre)

3 W issenslandkarte und Wissensdokumentation: Struktur und Inhalt

sondere auf gute Musterdokumente kön- lichkeit. Subjektive Einschätzung sollten nen extrem hilfreich sein. Sie vermeiden.

• E-Mails werden für die Arbeit immer wich-

tiger. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ih- 11. Themenspeicher (Prio 3) rer Nachfolge arbeitsrelevante E-Mails zur • Sichern Sie in diesem Bereich arbeits- Verfügung stehen bzw. zumindest archi- begleitend alle Aspekte, die Sie vielleicht viert werden. noch nicht sofort den obigen Kapiteln zu-

• Vervollständigen und optimieren Sie dabei ordnen können.

jedoch auch Ihre Ablage. • Idealerweise räumen Sie am Ende dieses

• Hilfreiche Internet-Quellen mit kompak- Kapitel auf, indem Sie die Inhalte den an-

ten Kommentaren, z. B. in Ihren Favori- deren Kapiteln zuordnen oder auch ein ten- bzw. Bookmark-Listen, können für die neues Kapitel anlegen. Ist der Themen- Nachfolge sehr hilfreich sein. speicher geleert, sollten Sie diesen ganz aus der Dokumentation herauslöschen. TIPP: Ein ganz wichtiger Schritt stellt

Weitere mögliche Hauptthemen (Prio ...)

auch das „Ausmisten“ Ihrer gedruck-

• Neben diesen generellen Hauptthemen

ten und elektronischen Dokumentenkönnten auch weitere Hauptthemen sinnbestände dar. Entsorgen Sie insbesonvoll sein, z. B. räumliche Struktur nach dere Ordner und Unterlagen, die nicht Stadtteilen, ÖPNV-Linien oder Liegenmehr benötigt werden. schaften, spezielle Bürgergruppen nach Alter, Geschlecht oder kulturellem Hintergrund, Arten von Veranstaltungen, technische Strukturen wie z. B. Hardware-Aufbau.

3.3 Bearbeitungshinweise zu den

acht Unterpunkten

Die nachfolgenden acht standardisierten Un- In Word stellt sich die gezeigte Struktur wie terpunkte sollen der Wissensdokumentation folgt dar: bei jedem konkreten inhaltlichen Thema eine 1 Das Wichtigste in Kürze weitere Struktur geben. So sollte z. B. jede 1.1 … von Ihnen wahrgenommene Aufgabe, jedes 1.2 … Projekt oder jede vorhandene Schnittstelle 2 Aufgaben und Tätigkeiten mit den nachfolgenden – und mit Leitfragen 2.1 Regelmäßige Pflichtaufgaben hinterlegten – Unterpunkten strukturiert wer- 2.1.1 „konkrete Aufgabe 1“ den. Auch hier stellen die acht Unterpunkte lediglich eine Checkliste dar und müssen - Überblick nicht für alle Themen vollständig gefüllt wer- - Beispiele den. - Arbeitsabläufe In der nachfolgenden Grafik wird exemp- - … larisch der strukturelle Aufbau dargestellt. - Ansprechpartner

10.Themenspeicher

1.Das Wichtigste in Kürze

9.Ansprechpartner

8.Informationsquellen Überblick Beispiele 7.Zukünftige Themen Arbeitsabläufe

Wissenslandkarte

Aktueller Stand 2.1.1."konkrete Aufgabe 1" Weitere Schritte 2.1. Regelmäßige Pflichtaufgaben Wichtige Hinweise Informationsquellen 5.Software und Hilfsmittel Ansprechpartner 2.Aufgaben und Tätigkeiten 2.1.2."konkrete Aufgabe 2" 4.Projekte 2.1.3.... 2.2.Situative Sonderaufgaben 2.3. Küraufgaben 3.Führungsaufgaben 2.4.1. Stellvertretung 2.4.Generelles 2.4.2. Unterschriftenregelungen 2.4.3. Handlungsspielraum, Befugnisse und Vollmachten

Die standardisierten Leitfragen können Sie bei jeder Aufgabe und jedem konkreten Thema beantworten. Sollte ein Unterpunkt auf ein Thema nicht anwendbar sein oder können Sie hierzu keine Angaben machen, nehmen Sie den Punkt nicht in die Dokumentation auf und lassen diesen aus.

Landkarte Ebenen.mmap - 20.03.2017 -

3 W issenslandkarte und Wissensdokumentation: Struktur und Inhalt

4. Aktueller Stand • W elche Websites können helfen?

• W ie ist der aktuelle Stand der Aufgabe

bzw. des Themas? 8. Ansprechpartner

• W er ist formale/r Ansprechpartner/in zu

5. Weitere Schritte diesem Thema?

• W elches sind empfehlenswerte/nötige • W er kennt sich mit diesem Thema noch

weitere Schritte? besonders gut aus und könnte helfen?

• W ann stehen diese an bzw. wie dringlich • W en würden Sie empfehlen anzuspre-

sind diese? chen?

• W er hat Ihnen hier immer sehr gut wei-

terhelfen können? Die „wichtigen Hinweise“ stellen den

• W ie bzw. wo erreicht man die Person?

bedeutendsten Unterpunkt dar. Hier sollen insbesondere Tipps & Tricks aufgeführt werden.

3.4 Grundlegende Empfehlungen

zur Eigenerfassung von Wissen Legen Sie sich die gedruckten „Grund-

legenden Empfehlungen“ (Anlage 5) zur besseren Orientierung auf Ihren Lesen Sie sich die folgenden Tipps durch Schreibtisch. und betrachten Sie diese als Anregung für den Prozess der Wissensdokumentation. Sie können den Inhalt dieses Kapitels auch als Checkliste verwenden. Die Anlage 5 ist de- Das magische Dreieck ckungsgleich mit diesem Kapitel, stellt den Bei der täglichen Arbeit kommt es in der Re- Inhalt aber kompakt dar (nur Schlagworte gel auf drei Faktoren an, die sich oft gegenund Bilder als Gedankenstütze). seitig beeinflussen:

• Qualität: Wie stelle ich angemessen die

Sieben W-Fragen als Orientierung Kundin/den Kunden zufrieden?

Mit Beantwortung der sieben W-Fragen lässt • Zeit: Wie kann ich sinnvoll Zeit sparen? sich ein Ereignis bzw. eine Aufgabe gänzlich • Kosten: Wie kann ich Kosten einsparen? rekonstruieren. Auch im Journalismus (Ausgangspunkt einer Recherche), bei der Polizei Bei Zielkonflikten (Tathergang oder Unfallbericht) oder im Pro- stellt sich die Frajektmanagement (Projektinitiierung) finden ge, wie Komprodie sieben W-Fragen Anwendung. misse gefunden werden können.

• Wie ‒ wird es gemacht? Die Faktoren Zeit,

• Wer ‒ macht es? Kosten und Qua-

• Was ‒ ist zu tun? lität sind nicht im-

• Warum ‒ macht er/sie es? mer gemeinsam

• Wo ‒ soll es getan werden? unter einen Hut zu bringen. Dies verdeutlicht

• Wann ‒ wird es gemacht? das Prinzip des Magischen Dreiecks, wel-

• Wie viel – ist zu tun? ches die Wechselwirkung der drei Faktoren

untereinander darstellt. Sobald man einen der Faktoren verändert, werden immer die zwei anderen Faktoren mit beeinflusst. Diese drei Punkte sind konträr zueinander. Das Magische Dreieck wird durch die folgenden drei Parameter an seinen Ecken repräsentiert: Zeit – Kosten – Qualität Zieht man an einer Ecke dieses Dreiecks, verschiebt sich – unter der Prämisse, dass sich die Fläche des Dreieckes nicht ändert – das Verhältnis der Seiten entsprechend zueinander. Die Veränderung eines einzigen Parameters wirkt sich dabei mindestens auf eine weitere Größe aus und kann somit zur Gefährdung der festgelegten Ziele führen. Beispielsweise kann man die Beratungsqualität gegenüber dem Bürger dadurch steigern, dass man sich mehr Zeit für seine Anliegen nimmt. Dies hat aber zwangsläufig auch einen Anstieg der Personalkosten zur Folge. ailotof / eiduR ©

z.B. Umsetzung, Struktur, genauer Ablauf

z.B. Zeitraum festlegen z.B. Mitarbeiter, Team

z.B. Grund, Nutzen, z.B. Umfang, Ziele Hintergrundinfo

Quelle: eigene Darstellung

3 W issenslandkarte und Wissensdokumentation: Struktur und Inhalt

• Was hat sich in der täglichen Arbeit be- bzw. Verbesserungsvorschläge zu nen-

währt? nen.

• Wo lauern Fettnäpfchen? • V erständlichkeit: Sind Ihre Ausführungen

• Welche aktuellen/frischen Erfahrungen (Begriffe usw.) bezüglich des Wissens-

(Lessons Learned) gibt es in Ihrem aktu- stands der Zielgruppe wirklich verständellen Vorgang oder Projekt? lich? Fragen Sie – soweit möglich – ge-

• Sind Ihre Hinweise auch für die Zukunft legentlich nach und lassen Sie sich den

aktuell und relevant? Sachverhalt von Ihrem Gegenüber (Führungskraft, Nachfolger/in, Kolleginnen und Inhaltliche Empfehlungen und sinnvolle Kollegen) mit eigenen Worten schildern.

Differenzierungen

Oft ist es notwendig, Sachverhalte unterschiedlich zu behandeln. Folgende Fragen können Ihnen bei einer Differenzierung helfen:

• Gab es extreme Fäl-

le und was haben Sie aus extremen Fällen / Projekten/ Vorgängen gelernt? Denken Sie dabei bitte an sehr positive Fälle, sehr kritische • Ablagesyste matik: Ihre Systematik bzw. Fälle, sehr komple- Ablage und Ihre Verschlagwortung bzw. xe Fälle, sehr unge- Suchbegriffe müssen nicht denjenigen der wöhnliche Fälle. Wissensnutzer entsprechen. ailotof

/ kcotskaerbi ©

/ remieR samohT © ailotof

• Story Telling: Hilft eine konkrete (emotio- Redaktionelle Empfehlungen

nale) Geschichte zur Veranschaulichung • Nicht alle vorgegebenen Gliederungspunkund zur langfristigen Einprägung? te müssen (oder sollen) ausgefüllt werden.

• Informationsquellen: Wo gibt es weiterfüh- Löschen Sie unwichtige Themen; Ihre Do-

rende Dokumente usw. und wie schätzen kumentation wird dadurch später viel über- Sie diese ein (Finde- und Lesehilfen)? sichtlicher.

• Nutzen Sie eindeutige Formulierungen

und halten Sie sich durchgängig an eigene Konventionen. Beispielsweise kann in einer Zeitübersicht ein Monat ohne hinterlegten Text zweierlei bedeuten: o „es ist in diesem Monat nichts (Spezielles) zu tun“ oder o „es wurde an dieser Stelle nichts dokumentiert“ (z. B. aufgrund fehlender Zeit)

Ein klarstellender Satz zu Beginn der Doku-

• Erfahrungsaustausch: Tauschen Sie sich mentation kann der Führungskraft und der

ggf. noch mit Kolleginnen und Kollegen Nachfolge das Verständnis erleichtern. über Ihre Erfahrungen aus. Gibt es unter- • Spätestens bei der Finalisierung Ihrer Doschiedliche Meinungen? kumentation sollten Sie auf eine Vernet-

• Aufgrund Ihrer langen Erfahrung ist Ihnen zung Ihres Wissens achten („Findet man

vieles selbstverständlich: Welche dieser sich in meiner Wissensdokumentation zu- Aspekte könnten jedoch bei einer neuen recht?“). Inhaltliche Dopplungen können Kollegin/einem neuen Kollegen zu Fehlern Sie vermeiden, indem Sie mit Verweisen führen? arbeiten. Ggf. könnte auch ein Stichwort-

• Blick über den Tellerrand und Querbezüge: verzeichnis die gezielte Suche erleichtern.

Mit welchen weiteren Themen hängt die- • Bereits durchgeführte Eigensicherungen ses Thema zusammen? von Erfahrungswissen haben gezeigt,

• Laufende Dokumentation: Halten Sie kon- dass die Arbeit mit einem großen Doku-

tinuierlich und schnell Ihre Erfahrungen ment (die Dokumentation in Word kann fest (ggf. mit mobilen Endgeräten), sonst schnell auf mehr als 50 Seiten anwachkönnten Sie wichtige Details vergessen. sen) auch erfahrenen Mitarbeiter/innen Schwierigkeiten bereiten kann. Besonders die Endredaktion (z. B. den Überschriften die richtige Gliederungsebene zuweisen und ein Inhaltverzeichnis erstellen) kann einen hohen zeitlichen Aufwand bedeuten. Hier ist es eine große Arbeitserleichterung, wenn eine „technische Ansprechpartnerin/ ein technischer Ansprechpartner“ in der jeweiligen Dienststelle die Wissensträgerin/ den Wissensträger bei Bedarf unterstützt. ailotof / etsoC nomiS ©

4.1 Welche Schritte sind zu unter- zeit keine Standardsoftware darstellt, die

nehmen (Prozessdarstellung)? auf jedem PC installiert ist. Bei der Nutzung

des MindManagers kann die Wissensdoku- Nachdem Sie in Kapitel 1.2 bereits einen mentation komfortabler als mit Word erstellt Überblick über den Ablauf der Wissenssiche- werden. Ein „Auf- und Zuklappen“ von Therung gewinnen konnten, wird auf der folgen- mengebieten erhöht die Übersichtlichkeit, den Doppelseite der Gesamtprozess detail- Unterpunkte können schnell hinzugefügt lierter dargestellt (siehe Abbildung S. 22/23). werden und zum Abschluss kann die Mind- Dieser grundsätzliche Ablauf der Eigensiche- map zur besseren Lesbarkeit automatisch in rung des Erfahrungswissens sollte als Emp- ein Word-Dokument überführt werden. fehlung verstanden werden, da jeder Pro- Egal für welches Programm Sie sich entzess individuell abläuft. scheiden: Grundlage für Ihre Bearbeitung ist An diesem Gesamtprozess sind mindes- eine strukturierte Vorlagedatei (Anlage 1: Vortens die Wissensträgerin/der Wissensträger lage Wissensdokumentation.docx bzw. Anlaund die Führungskraft beteiligt. Idealerwei- ge 2: Wissensdokumentation.mmap). Die vorse wird auch die Nachfolgerin/der Nachfol- gegebene Struktur kann nicht auf jedes Amt ger in den Prozess eingebunden: Als Adres- oder Dienststelle unmittelbar angewendet sat/in der Wissensdokumentation ist dieser werden, da es unmöglich ist, die vielfältigen Input wichtig und hilfreich (z. B. verständli- kommunalen Aufgaben in ein allgemeingültiche Formulierungen, Detaillierungsgrad). ges Schema zu pressen. Die Vorlagedatei ist Ebenso könnte auch ein gesamtes Team daher an den eigenen Aufgabenbereich und in die Wissensdokumentation einbezogen die eigenen Bedürfnisse anzupassen. werden. Als Führungskraft haben Sie idealerwei- Es steht Ihnen eine Kurzanleitung zu se vorab an einem Seminar der Städteaka- Word und eine Kurzanleitung zum demie zum Thema Wissenssicherung teilge- Mindjet MindManager im Anhang dienommen. ses Leitfadens zur Verfügung (Anlagen 3 und 4).

4.2 Bearbeitung der Wissensland-

karte/Wissensdokumentation

In diesem Abschnitt steht die technische Um- 4.3 Hinweise setzung der Wissensdokumentation im Fokus. zum Datenschutz Die folgenden Ausführungen sind für die Führungskraft (Prozessschritt „Wissenslandkar- Die im Rahmen der Wissenssicherung erte anpassen“) wie auch den Wissensträger/ stellten Dokumente sind für den internen die Wissensträgerin (Prozessschritt: „Wissens- Gebrauch bestimmt. Sie dienen der Wisdokumentation ausfüllen“) relevant. Aus wirt- senssicherung innerhalb einer konkreten schaftlichen Gesichtspunkten ist eine Spezi- Organisationseinheit; Adressaten sind die alsoftware zur Wissenssicherung derzeit nicht Führungskraft und die Nachfolge der Wisseneinführbar. Es stehen Ihnen daher folgende strägerin/des Wissensträgers. Keinesfalls Möglichkeiten zur Verfügung: soll die Dokumentation ohne Zustimmung an

1. Microsoft Word Dritte weitergegeben werden. Damit Sie fest-

2. Mindjet MindManager legen können, wer auf die Dokumentation Ih-

res Wissens zugreifen darf, steht Ihnen das Die Wissensdokumentation kann mit Word Formblatt zur Datenweitergabe (Anlage 7) erstellt werden, da der MindManager der- zur Verfügung.

4 A blauf der Eigenerfassung von Erfahrungswissen

gnutiebraeB ni FRUWTNE

5.1 Förderliche Rahmenbedingun-

gen der Wissensteilung In Kapitel 5 finden Sie Hinweise zur

nachhaltigen Verankerung eines Wis- Der Erfolg von Wissensmanagement steht sensmanagements. Das Kapitel richtet und fällt mit der Bereitschaft der Mitarbeiter/ sich an Wissensträger/innen, Führungsinnen, ihr Wissen mit anderen zu teilen; denn kräfte und Nachfolgende gleichermaohne die Beteiligung von Menschen gibt ßen, auch wenn nicht jeder Hinweis für es kein Wissensmanagement. Aus diesem alle Adressaten gilt. Grund nehmen Motivation der Mitarbeiter/ innen und Anreizgestaltung eine Schlüsselposition für erfolgreiches Wissensmanagement ein. Motivierte Mitarbeiter/innen sind und Kollegen, Ihr Team sowie die gesamalso eine Grundvoraussetzung bei der Reali- te Organisation. Dieses neue Ziel wird sich sierung von Wissensmanagement im Unter- immer mehr in der positiven Bewertung von nehmen. Fach- und Führungskräften ausdrücken, die bereit sind, Ihr Wissen zu teilen. Wissenstei-

(Wissens-)Wertschätzung lung wird Eingang finden in Zielvereinbarun-

Die Bitte, Ihr Erfahrungswissen weiterzuge- gen, Mitarbeitergespräche und -beurteilunben und zu dokumentieren bzw. „nach Ih- gen. rem Rat sowie Ihren Tipps & Tricks gefragt zu werden“, drückt die Wertschätzung Ihres Hinterlassen Sie Spuren und ein Arbeitsgebers aus, da ohne diesen Trans- geordnetes Haus fer die Organisation wieder auf eine frühe- Wer möchte nicht, dass auch nach dem Ausre Wissensstufe zurückfallen würde und das scheiden die Nachfolge, das Team und die Wissen wieder mühsam aufgebaut werden Organisation erfolgreich weiterarbeiten könmüsste. Die Bedeutung, auf Ihr Wissen auch nen. Ist es nicht ein beruhigendes Gefühl, weiterhin zurückgreifen zu können, nimmt Spuren einer langjährigen Berufstätigkeit aufgrund der Arbeitsverdichtung und zuneh- und Erfahrung hinterlassen zu haben sowie menden Komplexität der Themen zu. Lessons Learned und Best Practices an die Nachfolge weitergegeben zu haben?

Wissensteilung ist Macht

„Sharing“ ist momentan in aller Munde. Die Mehr Zeiteinsparung als Aufwand Vision ist es, von der Herausforderung „Wis- Verzinsen Sie Ihr wertvollstes Vermögen – sen ist Macht“ zu der Sicht „Wissensteilung das Erfahrungswissen Ihrer Mitarbeiter/inist Macht“ zu gelangen. Von der Teilung Ih- nen. Investitionen in die Wissenssicherung res Wissens profitieren einzelne Kolleginnen rentieren sich. Der Aufwand für die Wissenssicherung führt auf der Nutzenseite kurz-, mittel- und langfristig zu einem Vielfachen an Output. Ein knapper cleverer Hinweis kann anderen vielleicht wiederholt viel Zeit und Geld sparen.

Geschützter Rahmen für den

Wissens transfer

Sie werden sich vielleicht fragen, was passiert eigentlich mit meiner Wissensdokumentation bzw. wer wird diese in Zukunft lesen. Es ist selbstverständlich, dass dieses Ergebailotof /kerandeB oercotohP ©

Zukünftig integraler Bestandteil

der persönlichen Wissensarbeit

Kompetenzen zur persönlichen Wissensarbeit, wie Umgang mit der E-Mail-Flut, effizientes Finden von Informationen im Internet, Ablegen und Verschlagworten von Dokumenten, nehmen enorm an Bedeutung zu, um die eigene Arbeitsproduktivität aufrechtzuerhalten. Und dazu wird in Zukunft eben auch die verständliche Kommunikation des eigenen Erfahrungswissens gehören.

Spaß an der Wissensteilung

Zu guter Letzt soll auch der Spaßfaktor nicht zu kurz kommen:

• Alte Hasen UND junge Füchse „auf“ Wis-

senstandems, nicht ODER ... Tradition UND Innovation, nicht ODER ... ailotof /xipleffeurT ©

5.2 Nachhaltige Wissenssicherung Wahl des Formats

und kontinuierliche Pflege Medien und Tools sind viele denkbar: Word, Excel, Mindmap, geschützter Bereich im Intranet oder Wikis, vielleicht sogar Audio-Da- Tägliche Präsenz teien oder ein selbst gestaltetes Plakat ... Halten Sie Ihre Wissensdokumentation täg- Wählen Sie das Medium, mit dem Sie und lich präsent, sichtbar auf Ihrem Schreibtisch, Ihre Nachfolge gut klarkommen und das Sie an einer Pinnwand oder als schnell klickba- motiviert. res Icon auf Ihrem Rechner. Etablieren Sie diese als tägliches Arbeitsinstrument, viel- Einfach – einfach – einfach leicht sogar auf Ihrem Smartphone. Die kontinuierliche Pflege wird insbesondere von diesen „drei“ Faktoren abhängig sein. Deshalb überfrachten Sie Ihr Instrument zur Wissenssicherung nicht mit Strukturen, Funktionalitäten usw.

Frei-Raum und Frei-Zeit

für Wissensaustausch

Leider werden wir auch im Zuge der Digitalisierung die automatisierte Wissenssicherung Einmal im Jahr aktualisieren in der täglichen Arbeit nicht ermöglichen. Im Sinne eines kontinuierlichen Verbesse- Deshalb sollten Führungskräfte entsprerungsprozesses (KVP) sollte es auf jeden chende Räume und Zeiten freistellen. Fall möglich sein, einmal im Jahr die Wissensdokumentation zu aktualisieren bzw. mit Clevere IT-Unterstützung frischen Erfahrungen fortzuschreiben, z. B. Auch IT-Unterstützung ist vielfältig denkbar. in Form eines dreistündigen internen Work- IT löst Ihre Herausforderungen zur Wissensshops. teilung natürlich nicht alleine, kann jedoch durchaus clevere Hilfen bieten, z. B. in Form

Zeit für Aktualisierungen etablieren von einem „Verfallsdatum“ für Einzelthemen

Richten Sie sich im Team feste Situatio- Ihrer Wissensdokumentation, die dann wienen ein, wann Sie die Wissensdokumenta- der aktualisiert werden sollten. tion pflegen wollen: arbeitsbegleitend (siehe oben „Tägliche Präsenz“), nach einem gelösten Problem, nach einem abgeschlossenen Vorgang, Veranstaltung oder Projekt (Projektreviews bzw. Lessons-Learned-Workshops), in regelmäßigen Zeitintervallen (siehe oben „Einmal im Jahr aktualisieren“ und unten „Clevere IT-Unterstützung – Verfallsdatum“), beim Wechsel oder Ausscheiden eines Wissensträgers. ailotof /xipleffeurT ©

6.1 Ansprechpartner/-innen 6.2 Schulungsangebot

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Zusätzlich zu diesem Leitfaden möchten Personalentwicklung Ihrer Stadt geben Ih- wir Führungskräfte in die Lage versetzen, nen gerne Auskunft: eine Wissensdokumentation strukturiert und

• Stadt Erlangen: 09131 86-2126 zeitlich überschaubar zu organisieren. Da-

• Stadt Fürth: 0911 974-1340 her wurde als fester Bestandteil des Fortbil-

• Stadt Nürnberg: 0911 231-2364 dungsprogramms der Städteakademie das

• Stadt Schwabach: 09122 860-370 Seminar „Wissenssicherung – Eigenerfas-

sung von Erfahrungswissen“ aufgenommen Dieser Leitfaden soll Ihnen von praktischem (www.staedteakademie.de). Nutzen für die strukturierte Wissenssiche- Neben dieser jährlichen Schulung bieten rung sein. Wir sind daher für jede Anregung Ihnen die Abteilungen Personalentwicklung sowie konstruktives Feedback dankbar, da unterjährig begleitende Informationen und nur durch Ihre Rückmeldung eine Weiterent- Beratung an. Auch ein Schulungsangebot für wicklung des Prozesses und der zugehöri- Wissensträger/innen ist in Vorbereitung. gen Dokumente möglich ist. Zusätzlich erfolgt eine Evaluation des Gesamtprozesses Wir freuen uns auf Ihren Anruf. in Zusammenarbeit mit Hochschulen. Die gewonnenen Erkenntnisse werden in die Weiterentwicklung dieses Leitfadens einfließen.

ailotof

/ iGoW ©

Anlage 1: Anlage 5:

Vorlage Wissensdokumentation (.docx) Grundlegende Empfehlungen

Sie finden eine mit Überschriften/Schlagwor- zur Eigenerfassung von Wissen ten vorstrukturierte Datei für Microsoft Word. Inhaltsgleich zu Kapitel 3.4. Die Empfehlun- Aus dieser Datei entsteht Ihre individuelle gen sollen Ihnen als Gedankenstütze die- Dokumentation des Erfahrungswissens. nen – am besten großformatig ausgedruckt in Sichtweite. Anlage 2: Vorlage Wissensdokumentation (.mmap) Anlage 6: Alternativ zu Anlage 1: Falls Sie den Mindjet Wissenslandkarte MindManager für die Dokumentation nutzen In der Wissenslandkarte sind alle Hauptthewollen, dient Ihnen diese Datei zur Wissens- men mit ihren Untergliederungen dargestellt. erfassung. Die Wissenslandkarte – möglichst großformatig ausgedruckt – soll Ihnen als allgemei-

Anlage 3: ner Überblick die Orientierung und Naviga-

Kurzanleitung für die Wissensdokumen- tion während der Wissensdokumentation

tation mit Microsoft Word erleichtern. Diese Anlage stellt die Grundlage für eine erfolgreiche Bearbeitung der Wissens-doku- Anlage 7: mentation in MS Word dar. Formblatt zur Datenweitergabe

(Freigabe der Wissensdokumentation)

Anlage 4: Nach Fertigstellung der Wissensdokumen-

Kurzanleitung für die Wissensdokumen- tation sollten Sie (gemeinsam mit Ihrer Füh-

tation mit Mindjet MindManager rungskraft) entscheiden, wer auf die Doku-

Diese Anlage bietet eine Hilfestellung für mentation zugreifen darf. eine Bearbeitung der Wissensdokumentation mit dem MindManager.

7 Anlagen

Anlage 1:

Vorlage Wissensdokumentation (.docx)

Wissensdokumentation

<Name / Stellenbezeichnung / Datum>

Inhaltsverzeichnis

1 Das Wichtigste in Kürze.........................................................................................................5 1.1 Anmerkungen..................................................................................................................5 1.2 Die wichtigsten Aufgaben und Tätigkeiten......................................................................5 1.3 Die wichtigsten Führungsaufgaben.................................................................................5 1.4 Das Wichtigste zu Zeitplanung und Terminen.................................................................5 1.5 Die wichtigste Software und Hilfsmittel...........................................................................5 1.6 Die wichtigsten Projekte..................................................................................................5 1.7 Die wichtigsten zukünftigen Themen...............................................................................5 1.8 Die wichtigsten Informationsquellen................................................................................6 1.9 Die wichtigsten Ansprechpartner.....................................................................................6 2 Aufgaben und Tätigkeiten......................................................................................................7 2.1 Regelmäßige Pflichtaufgaben.........................................................................................7 2.1.1 Aufgabe …................................................................................................................7 2.2 Situative Sonderaufgaben...............................................................................................7 2.2.1 Aufgabe …................................................................................................................7 2.3 Küraufgaben....................................................................................................................7 2.3.1 Aufgabe …................................................................................................................7 2.4 Generelles.......................................................................................................................7 2.4.1 Stellvertretung...........................................................................................................7 2.4.2 Unterschriftenregelungen.........................................................................................7 2.4.3 Handlungsspielraum, Befugnisse und Vollmachten.................................................7 3 Führungsaufgaben.................................................................................................................8 3.1 Grundlegende Aspekte der Führung...............................................................................8 3.1.1 Hintergründe zur Aufbau- und Ablauforganisation....................................................8 3.1.2 Information und Kommunikation...............................................................................8 3.1.3 Personalentwicklung, Fort- und Weiterbildungen.....................................................8 3.1.4 Strategische Personalplanung..................................................................................8 3.1.5 Führungsstil..............................................................................................................8 3.2 Personalthemen..............................................................................................................8 3.2.1 Aktuelle, konkrete Personalien.................................................................................8 3.2.2 Arbeitsverteilung und –verdichtung..........................................................................8 3.2.3 Mitarbeitergespräche................................................................................................8 3.2.4 Leistungsbewertung..................................................................................................8 3.2.5 Vergütungsüberprüfung............................................................................................8 3.2.6 Steuerung der Stellenbeschreibungen und –bewertungen......................................8

7 Anlagen

7 Anlagen

und einen Textteil mit Überschriften. Es c. Fehlen aus Ihrer Sicht wichtige Hauptsind elf Hauptthemen vorgegeben, welche themen? jeweils ein bis drei Ebenen weiter unter- Die in Kapitel 3.2 dargestellten „Bearbeigliedert sind. tungshinweise zu den elf Hauptthemen“ geben hilfreiche Tipps. 2. Benennen Sie Ihre Wissensdokumentation zunächst eindeutig mit Ihrem Namen 5. Führen Sie notwendige Änderungen durch oder Ihrer Stellenbezeichnung und spei- und passen Sie die Hauptthemen an. Fühchern Sie die Datei mit einem aussage- ren Sie die Änderungen nicht im Inhaltskräftigen Dateinamen. verzeichnis, sondern im Textteil aus. Sie können aus dem Inhaltsverzeichnis zum 3. Nehmen Sie sich zur besseren Orien- jeweiligen Abschnitt springen (STRG-Tastierung die Wissenslandkarte (Anlage 6 te gedrückt halten und Mausklick auf die „Wissenslandkarte“) zur Hand – möglichst Überschrift/Seitenzahl). Löschen Sie nicht als großformatiger Ausdruck. Die Äste der benötigte Hauptthemen komplett heraus, Wissenslandkarte entsprechen den Über- benennen Sie Überschriften um oder erschriften des vorliegenden Worddoku- gänzen Sie Hauptthemen, so dass die ments – sofern Ihre Führungskraft noch Struktur der Wissensdokumentation zu Ihkeine individuellen Anpassungen vorge- rem Tätigkeitsbereich passt. nommen hat. 6. Beim Einfügen neuer Überschriften achten 4. Legen Sie Ihr Augenmerk nun auf die Sie bitte darauf, dass Sie die Word-For- Hauptthemen. matvorlagen (im Register „Start“) für Übera. Sind alle Hauptthemen für Ihren Aufga- schriften nutzen (z. B. Gliederungsebene 1 benbereich sinnvoll benannt? = Überschrift 1; Schriftfarbe und -art kann

7 Anlagen

Unterpunkten). Hier wird Ihnen die Struk- 13. Sie können der Dokumentation ein Decktur für die tieferen Gliederungsebenen vor- blatt (z. B. mit Foto) voranstellen und gestellt. Beispielsweise gliedern Sie eine sinnvolle Formatierungen vornehmen konkrete Pflichtaufgabe mit den Unter- (z. B. Seitenumbrüche bei neuen Hauptpunkten „Überblick / Beispiele / Arbeitsab- themen). läufe / Aktueller Stand/ etc.“. Können Sie zu einer Untergliederung keine Aussa- 14. Nach Abschluss der Dokumentation könge treffen oder trifft ein Gliederungspunkt nen Sie (ggf. mit Unterstützung/Beratung nicht zu, löschen Sie diesen aus der Do- Ihrer Führungskraft) mit dem Formblatt kumentation oder nehmen den Unterpunkt zur Datenweitergabe die Aufzeichnung erst gar nicht auf (Vermeidung von „leeren Ihres Erfahrungswissens für bestimmte Überschriften“). Personen(gruppen) oder Organisationseinheiten freigeben. Das Formblatt finden Sie in Anlage 7.

nicht von den MS Office-Produkten (z.B. Anschließend wählen Sie „Öffnen“. Word). Trauen Sie sich und probieren Sie verschiedene Funktionen aus. Denken Sie 4. Je nachdem wie Ihnen Ihre Führungskraft dabei aber stets daran, den Bearbeitungs- die Dokumente zur Wissenssicherung bestand regelmäßig zu sichern. reitgestellt hat (USB-Stick, Netzlaufwerk etc.), variiert der Speicherort. Suchen 2. Starten Sie zu- Sie die Datei „Vorlage Wissenslandkarte. nächst das Pro- mmap“ und wählen Sie diese aus (Doppelgramm „Mindjet klick bzw. Schaltfläche „Öffnen“). MindManager“. Sollten die Dokumente als Anhang per E- Sie finden dieses Programm als Icon auf Mail bereitgestellt worden sein, können ihrem Desktop oder im Windowsstartmenü Sie die Datei ggf. auch direkt aus der Eunter „Alle Programme“. Sollte der Mind- Mail heraus öffnen. Manager nicht auf Ihrem Rechner installiert sein, wenden Sie sich bitte an Ihre/n zuständige/n EDV-Beauftragte/n. Sie können die Wissenssicherung problemlos auch ohne den MindManager vornehmen. Nutzen Sie in diesem Fall die Anleitung für Microsoft Word (Anlage 3).

7 Anlagen

6. Benennen Sie die Wissenslandkarte (z.B. mit Ihrem Namen) eindeutig und ergänzen Sie 6. Benennen Sie die Wissenslandkarte (z.B. 6. Benennen Sie die Wissenslandkarte (z.B. mit Ihrem Namen) eindeutig und ergänzen Sie das aktuelle Datum. So lässt sich der jeweilige Stand der Wissensdokumentation mit Ihrem Namen) eindeutig und ergänzen das aktuelle Datum. So lässt sich der jeweilige Stand der Wissensdokumentation nachvollziehen. Sie das aktuelle Datum. So lässt sich der jenachvollziehen. weilige Stand der Wissensdokumentation nachvollziehen.

aukfe inIhe rPerno jeTkätatirgbkeeit itosdbeer rkeeicinhe Fnüichhrut ngzsua-ufgaben). Markieren Sie hierzu das triKffät s(tzc.h Be.n kmeiitn dee mP rboejetrketfafernbdeeitn oGdleierd ekreui-ngspunkt (Linksklick mit der Maus, das neK äFsütchhreunn gisst anuufng balbaeun u)m. rManadrkeite) ruennd dSriüec ken Sie „entfernen“. •hieeirnzeun dGalsie dKeärsutncghsepnu nmkti tu dmebmen beentnreenff,e dna-mit er Ihre individuelle Situation treffender debne scGhlrieeidbet. rKulnicgksepnu Sniket hi(eLriznuk esiknl izcwk eimteist Mal in ein markiertes Kästchen – Sie dekrö nMneanu sn,u nd adse nK Täesxttc ahnepna sisset nn. un blau •umeirnaennd Gelti)e udenrdu ndgrüspcukneknt Serigeä „neznetnfe. rUnmen z“.. B. Ihre erste Tätigkeit zu erfassen, wählen

• eiSnieen d eGnl iZewdeeirgu n„2g.1s pRuengketl muämßbigeen Pefnlinchetna,u fgabe“ aus und betätigen dann im

daMmeint üebra nIhdr e„S itnadrti“v didieu eSlcleh aSltfitläucahtieo n„n etrueef-r Unterzweig“. Es wird nun „2.1.1 feUnndteerr zwbeesigc“h arnegibetf.ü gKt;l ibcekneenn nSeine Shieie drizeus en neuen Unterzweig gemäß der zu eienr fzawsseeitnedse nM Taäl tiignk eeiitn u mma. rkiertes Kästchen – Sie können nun den Text anpassen.

• einen Gliederungspunkt ergänzen. Um

z. B. Ihre erste Tätigkeit zu erfassen, wählen Sie den Zweig „2.1 Regelmäßige Pflichtaufgabe“ aus und betätigen dann im Menüband „Start“ die Schaltfläche „neuer Unterzweig“. Es wird nun „2.1.1 Unterzweig“ angefügt; benennen Sie diesen neuen Unterzweig gemäß der zu erfassenden Tätigkeit um.

7 Anlagen

Reihzeenlnfoelgne Zdwere Higaeu.p Otthreiemnetine raenn d Senie H sinicwhe isbeeni aus Kapditeeml 3 .2Mdineds MLeaitnfaadgeenrs hunedra us exportieren der Tdheer mRenepihrieonrifsoielgruen gd, edri e HIhanuepnt Ithhreem Feünh ruanng skraft u.uUn. dv ohrigeergaeubse anu htoatm. atisch ein Word Dokuden Hinweisen aus Kapitel 3.2 des Leit- ment erstellen. 9. Bei dfaedr eBnesfü ullnundg d deerr TWhiesmseennsplarniodrkisaireter umnigt ,I hdreiem konkreten Wissen sollten Sie die HinwIheniseen a uIhsred eFnüKharpuinteglnsk3r.a3ftu nud. U3..4 vvoorrg Aeuggee-n hab1e2n.. WNuäthzleenn S Sieie d heine rLzeuit fiamd eMne nüband das Reund/b oedne hr adite. Anlage 5als Gedankenstütze. gister „Datei“ danach den Punkt „Exportieren“ und „Nach Microsoft Word expor- 10. Z9u.m B Aebi sdcehrlu Bsse Ifhürlelurn Wg isdseern sWdoisksuemnesnlatantdiokna lrötesc hen Sie taiellree lne“e.ren Unterzweige aus der Wmiits sIehnreslman dkkoanrktere; dteiens Werliesiscehnte rst odlilete Ünb eSrisei chtlichkeit sehr. die Hinweise aus den Kapiteln 3.3 und 13. Im folgenden Fenster wählen Sie den 11.Sie k3ö.4n nveonr d iAeu Wgeisns ehnaslbaenndk. aNrteu tazuesn dSemie MdinednM anager Shpeeraicuhs eerxoprot rtuienredn u–nnda men und bestätihieraLuesit faaudtoemn autnisdc/h oedine rW doired ADnolkaugme e5n ta elsrs Gteelle-n. gen Sie im folgenden Fenster die vorgedankenstütze. schlagenen Einstellungen. Es wird eine 12.Wählen Sie hierzu im Menüband das Register „Datei“ danWacOh RdDen- DPautnekit erstellt, die – je nach indivi- 1„E0x. p Zourtmie rAenb“s ucnhdlu „sNsa cIhh rMeric Wrosisosfte Wnsodrdo keuxmpoertnie-ren“. duellen Bedürfnissen – leichter zu lesen tation löschen Sie alle leeren Unterzwei- ist als die Mindmap. 13.Im fogleg eanduesn dFeern sWteirs wseähnlselna nSdiek adretne ;S pdeieicsh eerro-rt und –namen und bestätigen Sie im folgelenidcehnte Frte ndsiete Ür dbieer vsoicrhgetlsicchhklaegite sneenh rE. instellungen. Es wird eine WORD-Datei erstellt, die –je nach individuellen Bedürfnissen –leichter zu lesen ist als die Mindmap.

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• Konkrete

Verbesserungsvorschläge

• Verständlichkeit

• Extremfälle • Ablagesystematik • „Blick über den Tellerrand“/

• Abweichungen/ Ausnahmen • Story Telling / Geschichte zur Querbezüge zu weiteren

• Veränderungenim Zeitverlauf Veranschaulichung Themen

• Übertragbarkeit • Weiterführende • Erfahrungsaustausch mit

Informationsquellen Kollegen

• Ermessensspielräume

• Kontinuierliche Dokumentation

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9.3.3. Publikationen 3.3.5.Konfliktmanagement 9.3.4. Reden 3.3. Weitere unterstützende Managementaufgaben 3.3.6. Projektmanagement 9 9 . . 4 4 . . 1 2 . . I I n n t t e ra rn n e e t t 9.4. Online-Informationen 3 3 . . 3 3 . . 7 8 . . Q Pr u o a z l e it s ä s ts m m a a n n a a g g e e m m e e n n t t z.B. Optimierung der Arbeitsabläufe 9 9 .5 .5 .2 .1 . . B A e n s t c r h ä e g i e d e / F / o A r u m fl u a l g a e re n 3.3.9.Risikomanagement z.B. Arbeitssicherheit 9.5.3.Dienstanweisungen / Dienstvereinbarungen 3.3.10.Talentmanagement 9.5.4. Geschäftsanweisungen 3.3.11. Wissensmanagement 9.6.7. Gesprächsno 9 ti . z 6 e . n 4 . / B 9 p 9 . i e 5 b . r 6 l . i s 6 o . ö 1 . th n . N e A li o c k r r b h e m 9 9 e e n . . e i r 5 6 t / n s . . E 9 9 3 I p . n / r . . 5 l f f a R a V 9 B o . t 5 h . i e z r e c 5 m . r b r s h u . 9 G f e 8 a c a t n 9 . l s e . h t i 6 h g n 9 i . c V l s o r 6 . s u i . 8 9 h e e e e n 6 . a s 9 r 2 . . n 9 n t s r . s 6 u e z K 6 . f s . . s a v 5 s . i e 5 / a B . b 5 o y o t h . . V B a n u 7 . n s / e 1 r r o n w B u . z l e t ü S r 0 a e i e g r P s c n i e c . a g s l m e p c d h V r h i e t c / s o t h n e z e e t e e h n U u e u t r r r o r n n r t i k f r t g g t e ä o e e e i g l l n n l n e e e 9.5.Rechtliche Dokumente 9.Informationsquellen Wissenslandkarte 4.Schnittstellen 4 4 4 4 . . . . 1 2 4 3 . . . . P I I E Z n o x te t li e r ti n r k n e e u S n S d c c h p h n o n it l i i t t t s t i s s te t c e l h l l e l e e n n Gremi 4 4 4 4 e . . . . 4 4 4 4 n 1 1 1 1 . . . . . . . . 3 3 3 3 1 2 3 4 . . . . . . . . 1 3 4 2 . R R R . . . . . . E S P W e e e i r t f f f g a e e i e e v e a i r r r a t a a a n t e t l t t t b i e r c e 2 3 e 1 h O t K e ri r e o g In b m a s e n m t i i s t u u a n t t e i i o o n n n e e n n E F N S ü r c ü l r a h r t n w n h b g a e e b r n g ach 9.6 9 . . 1 6 5 9 .9 . .6 . S . L 1 o i 3 f s 9 t . w t . e P 6 9 a n 9 r . . 9 r 1 o 6 e . / . 6 6 j . 6 e Ü 1 / . . . 1 k 4 1 b S S t 1 . e 8 9 b o o . P r . . e f f s 6 P S t t r r 9 w w i . o i l c t 1 c ä . e z a 6 a h 9 h 0 n e 9 l r . r t . l t e . 1 e e e e 7 s e . M 9 6 2 n n d s d . / . / . b o . o b S u 6 1 g / N P e e k k s p . r 9 V 1 u a u s i t s r e e . e ä e m 7 c m c f Z z d i r r s h . h s i e e z e e e e / r S c r e n n e r i e l n V h l t s t i t e t s i i c a t a e a b o c b a c h t I t u t r u h i t h i n P i n l s o i o n n a r o r f i t i l g n o n s g i ä g f i n f k t e e e e s t r e n e e e e m n n e n n e n n n n n ations 9 q . u 6 e . l W len e i i t m er v e o I r n li f e o g r e m n a d t e io n n s P q ro ue je ll k e t n 5 5 5 5 . . . . 1 2 3 4 . . . . T W M Q ä u o ö g a n c l r i a h c t t a h e li l e c n s h t w T li e c e ä h i T t s i e ä g e k t T i T e g ä ä i k t t e e i t g i i g n k t k e e e n it i e te n n 5 5 5 . . . 5 5 5 . . . 1 2 3 5 5 5 5 5 5 . . . . . . . . . J F M 2 2 2 2 2 2 a e . . . . . . ä 1 2 3 4 5 6 n b r . . . . . . u r z D M F M D W u a a r r i o i o e e o t r n t n n i c w t n t s a h a o e t e g g a c r n s h g e ta n g ddienste 8.3 8 . 8 . L . 2 1 a . . n M K g i u f t r t r i e z s f l t f r i r i g i s s e t t i i g T g e h e e T T m h h e e e m n m e ( e ü n n b ( e ( b 1 r i s - 3 3 1 J J a J a a h h r h r e e r) ) ) 8.Z T u h k e ü m n e f n tige 5.Zeitplanung und Termine 5.5. Jährliche Tätigkeiten 5 5 5 5 . . . . 5 5 5 5 . . . . 4 5 6 7 . . . . A J J M u u p a n l r i i i i l 7.1.1. Was wurde aus abgeschlossenen Projekten gelernt? 7.1.Abgeschlossene Projekte 5 5 . . 5 5 . . 8 9 . . A S u e g p u te s m t ber 7.2.1.Welchen Stand haben laufende Projekte? Kritische Erfolgsfaktoren? 7.2.Laufende Projekte 7.Projekte 5 5 . . 5 5 . . 1 1 0 1 . . N O o k v to e b m e b r er 7.3.1.Welche Projekte sind geplant, was muss dabei beachtet werden? 7.3.Geplante Projekte 5.5.12.Dezember 5.5.13. Auswirkungen auf Urlaub

5.6.1. Tätigkeiten in anderen Zeiträumen (z.B. Jahreszeiten) 5.6. Tätigkeiten in anderen oder längeren Zeiträumen 5.6.2.Tätigkeiten in längeren Zeiträumen (z.B. mehrere Jahre) 5.6.3. Tätigkeiten je nach Aufkommen 5.7. Tätigkeiten ohne feste Fristen und Termine 5 5 . . 7 7 . . 1 2 . . P "A r u o f je Z k u ts ru it f z " ungen

MS Access MS Excel 6.1.1. MS Office MS Outlook MS PowerPoint MS Word 6.1.2. MS Lync / Skype for Business 6.1.3.Dokumentenmanagement 6.1. Software 6.1.4. Enterprise-Content-Management-Systeme MS SharePoint 6.Software und Hilfsmittel 6.1.5. Spezial-Software MindManager

6.1.6. Weitere Software Social Media 6.1.7. Weitere Themen D D a a t t e e n n s si c c h h u e tz rheit 6.2. Hardware 6.3.Weitere Hilfsmittel

Wissenslandkarte.mmap - 31.03.2017 -

7 Anlagen

Anlage 7

Formblatt zur Datenweitergabe

(Freigabe der Wissensdokumentation)

Ich bin damit einverstanden, dass die vorliegende Wissensdokumentation von nachfolgend aufgeführten Dienststellen und Organisationsbereichen zur Aufgabenerfüllung eingesehen werden kann:

Enger Adressatenkreis (Mindestumfang)

☒ Stellennachfolger/in

☒ Direkte/r Vorgesetzte/r

Zusätzliche Adressaten (individuell definierter Umfang)

☐ Stellvertretung

☐ Gesamtes Team/ gesamtes Sachgebiet

☐ Gesamte Abteilung/ gesamtes Amt

☐ Organisation/ Personalwirtschaft

☐ Hiermit übertrage ich die Entscheidung zur Freigabe im Einzelfall auf ________________

☐ ___________________________________

☐ ___________________________________

Weiter Adressatenkreis (Maximalumfang)

☐ keine Beschränkung

______________________________ _______________________________

Datum, Ort Unterschrift

städteakademie städteakademie

Nürnberg Fürth Erlangen Schwabach Nürnberg Fürth Erlangen Schwabach

Wissens­

management

Wissens management Leitfaden

Leitfaden zur Eigensicherung

zur Eigensicherung

von Erfahrungswissen von Erfahrungswissen