100-10.07.70-3/9/1
Beihilfecenter Erlangen
hier: Antrag der CSU-Fraktion vom 11.12.2017
I. Sachverhalt
Die CSU-Stadtratsfraktion hat mit Schreiben vom 11.12.2017 auf die Situation im BeihilfeCenter Bezug genommen und um Bericht im zuständigen Ausschuss gebeten:
Die Verwaltung berichtet über die Situation in der Bearbeitung der Beihilfeanträge der städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Die Stadt Nürnberg zeigt Lösungsmöglichkeiten auf, wie möglichst kurzfristig Abhilfe geschaffen werden kann, um die Bearbeitungsdauer im Beihilfecenter deutlich zu reduzieren.
Wie kann unbürokratisch mit Fällen umgegangen werden, die eine finanzielle Notsituation für die Betroffenen hervorrufen können. Vorab-Abschlagszahlungen in realistischer Höhe sind dabei zu prüfen.
Aktuelle Situation
Das BeihilfeCenter der Stadt Erlangen bearbeitet seit 01.01.2005 die Beihilfeanträge der städtischen Beamtinnen und Beamten im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit. Die Bearbeitungszeiten lagen Anfang des Jahres 2017 noch bei durchschnittlich etwa 4 Wochen. Seither sind die Bearbeitungszeiten kontinuierlich auf derzeit bis zu 24 Wochen angestiegen, wobei 75 % der Beihilfeanträge innerhalb von maximal 16 Wochen bearbeitet wurden (Stand: Dezember 2017).
Hintergrund
Bis 31.03.2017 wurde für die Beihilfeabrechnung eine Software des Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik des Bundesministeriums der Finanzen bereitgestellt. Diese wurde jedoch seit Ende 2015 nicht mehr weiterentwickelt. Um Änderungen im Beihilferecht abbilden zu können, war der Umstieg auf ein neues Produkt zwingend erforderlich. Seit dem Frühjahr 2017 arbeitet das BeihilfeCenter mit dem Programm BeiPro der Beihilfe-Service Gesellschaft mbH, München. Dieses Programm wird u. a. auch von den Städten München, Regensburg und Fürth verwendet. Aufgrund des erweiterten Funktionsumfangs sind nach erfolgter Datenübernahme weitere Stammdaten für jeden Beihilfeberechtigten und ggf. Familienmitglieder zu ergänzen und die Importdaten zu überprüfen. Daher ist die erstmalige Bearbeitung eines Beihilfeberechtigten in BeiPro mit erheblichem zusätzlichem Erfassungsaufwand verbunden. Zudem weist das neue System teilweise Programmierfehler auf (z. B. fehlerhafte Beihilfesätze). Erschwerend zur dargestellten Problematik kamen Änderungen im Bereich des Pflegerechts zum 01.01.2017 hinzu, wobei die zugehörigen Verwaltungs-, Durchführungs- und Meldevorschriften erst seit ca. März 2017 zur Verfügung stehen. Entsprechende Programm-Updates wurden teilweise verspätet, teilweise noch nicht zur Verfügung gestellt.
Vor diesem Hintergrund muss die Ersterfassung der Daten in BeiPro durch eingearbeitete und mit den Feinheiten des Beihilferechts vertraute Mitarbeiter/-innen erfolgen.
In der Konsequenz kann daher durch kurzfristig zur Verfügung gestelltes zusätzliches Personal keine sofortige Reduzierung der Bearbeitungszeiten erreicht werden. Zudem ist zu berücksichtigen, dass diese Kräfte zunächst im Beihilferecht zu schulen sind.
Maßnahmen:
Die Städte Erlangen und Nürnberg haben im ständigen Kontakt seit Mai 2017 Maßnahmen ergriffen, die eine Reduzierung der Bearbeitungszeiten bewirken sollen:
Akquirierung zusätzlichen Personals: Schaffung von zwei Sachbearbeitungsstellen im Juni 2017 (Einstellungen: 01.10./01.11.2017) sowie die Schaffung von zwei weiteren Sachbearbeitungsstellen im Dezember 2017 (Bewerbungsfrist: 07.01.2018, Informationsgespräche: 25.01.2018)
Überplanmäßige Personaleinsätze aus weiteren Tätigkeitsbereichen der Stadt Erlangen seit Juni 2017 zur Unterstützung des Publikumsverkehrs und des Posteingangs im BeihilfeCenter
Samstagsarbeitet (befristet von 15.07.2017 bis 16.12.2017)
Reduzierung der Öffnungszeiten um zwei Halbtage
Information der Beihilfeberechtigten der Stadt Nürnberg mit Schreiben des Herrn Ref. I/II sowie durch das Intranet und Internet
Bevorzugte Sachbearbeitung bei einer Rechnungshöhe ab 4.000 €
Vorschusszahlung (verbunden mit einer Eingangsbestätigung) ab Januar 2018 für alle Beihilfeanträge unterhalb von 4.000 € für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Nürnberg und der Eigenbetriebe in Höhe des Beihilfesatzes.
Darüber hinaus wurde in den vergangenen Monaten für zahlreiche Einzelfälle, in denen eine Notsituation bestand, eine zeitnahe Bearbeitung des Beihilfeantrags in enger Abstimmung mit dem BeihilfeCenter herbeigeführt.
Nach Einschätzung der Stadt Erlangen werden bis zum Ende des ersten Quartals 2018 etwa 95 % der Beihilfeberechtigten einen Antrag gestellt haben und damit die restlichen Stammdaten im neuen Beihilfeprogramm BeiPro erfasst werden. Da die Ersterfassung ursächlich für den Anstieg der Bearbeitungszeiten war, kann davon ausgegangen werden, dass sich die Bearbeitungszeiten ab dem zweiten Quartal 2018 nunmehr sukzessive reduzieren werden. Die Entwicklung der Bearbeitungszeiten wird jedoch weiterhin in enger Kooperation mit der Stadt Erlangen beobachtet.
Diversity-Relevanz
Die längeren Bearbeitungszeiten haben sich besonders aúf Beihilfeberechtigte mit niedrigem Einkommen ausgewirkt. Durch die bevorzugte Bearbeitung bei einer Rechnungshöhe ab 4.000 € sowie die Vorschusszahlungen ab Januar 2018 soll diese Folge abgemildert werden.
II. Ref. I/ II gez. Riedel (Unterschrift liegt elektronisch vor)
Nürnberg, 11.01.2018 Amt für Organisation, Informationsverarbeitung und Zentrale Dienste
gez. Pfeiffer-Beck (77579) (Unterschrift liegt elektronisch vor)
Abdruck an:
a) GPR b) GSBV