| DDaarrsstteelllluunngg eeiinneess iiddeeaallttyyppiisscchheenn BBeesscchhaaffffuunnggssvvoorrggaannggss üübbeerr ddiiee EEKKVV:: Nachstehend ist skizzenhaft ein idealtypischer Vergabe-Fahrplan über die EKV aufgeführt. So soll die Funktionsweise besagter Beschaffungsgemeinschaft verdeutlicht werden: OrgA/5 | Darstellung eines idealtypischen Beschaffungsprozesses über die EKV eG 1 | DDeerr ggeenneerreellllee BBeeddaarrff eeiinneerr KKoommmmuunnee wwiirrdd kkoommmmuunniizziieerrtt.. •Bei einer Mitgliedersitzung •In einem Qualitätszirkel (QZ) •direkt an die EKV … Weitere Kommunen melden generellen Bedarf an die EKV. Bei den restlichen Mitgliedskommunen fragt die EKV bezüglich einer potentiellen Beteiligung am Ausschreibungsverfahren per Mail an. OrgA/5 | Darstellung eines idealtypischen Beschaffungsprozesses über die EKV eG 2 |
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| IInnnneerrhhaallbb ddeerr BBeeddaarrffssggeemmeeiinnsscchhaafftt eerrkklläärrtt ssiicchh nnaacchh VVeerrmmiittttlluunngg dduurrcchh ddiiee EKV eine Kommune zur Federführung des Vergabeverfahrens bereit. Durch ein rollierendes System übernimmt so jede Kommune -vorbehaltlich der vorhandenen Kapazitäten –Vergabeverfahren für andere im Wechsel (Aufgabenteilung). OrgA/5 | Darstellung eines idealtypischen Beschaffungsprozesses über die EKV eG 3 | OrgA/5 | Darstellung eines idealtypischen Beschaffungsprozesses über die EKV eG 4 |
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| Die EKV schreibt mit ihrer eVergabemanagement-Software nach den Vorgaben der federführenden Kommune sodann im Namen und auf Rechnung aller beteiligten Kommunen aus. Standardisierte und mit allen Genossenschaftsmitgliedern abgestimmte Vorgaben wie Bewerbungsbedingungen, zusätzliche Vertragsbedingungen (AGB) sind wie in jeder Beschafferkommune bereits vorhanden und zu verwenden. Mittels eVergabemanagement-Software werden die Angebote im Weiteren geöffnet und formal geprüft. Soweit nicht der Preis alleiniges Zuschlagskriterium ist, erfolgt eine Bemusterung durch den QZ anhand der festgelegten Zuschlagskriterien. Über die eVergabemanagement-Software wird unter der möglichen Einbeziehung des Bemusterungsergebnisses des QZ ein Vergabevorschlag für jedes Los erstellt (Vorschlag für den Zuschlag an den/die Bieter X, Y, Z …). Das Rechnungsprüfungsamt der federführenden Kommune prüft generell das Vergabeverfahren und die Zuschlagsvorschläge. Alle beteiligten Kommunen erkennen diese Feststellungen an (Verwaltungsvereinfachung durch Arbeitsteilung). Für außergewöhnliche Verfahren behalten sich die beteiligten Kommunen das Recht vor, eine selbstständige Prüfung ihrer Rechnungsprüfungsämter durchführen zu lassen. Die Zuschlagsvorschläge werden anschließend durch die EKV an die einzelnen Los-Kommunen zur Entscheidungsfindung innerhalb deren wertmäßiger oder anderweitig geregelter Zuständigkeiten übermittelt. Über die Entscheidung der Los-Kommune wird die EKV unverzüglich unterrichtet. Die Beauftragung der Bieter die den Zuschlag erhalten sollen, erfolgt durch die EKV mittels eVergabemanagement-Software, im Namen und für Rechnung der beteiligten Kommune, die dem Auftragnehmer als Auftraggeber (= direkter Vertragspartner) gegenübertritt. OrgA/5 | Darstellung eines idealtypischen Beschaffungsprozesses über die EKV eG 5 | BBeeii eeiinneerr eerrssttmmaalliiggeenn BBeesscchhaaffffuunngg ssiinndd ddiiee AAbbssttiimmmmuunnggssaarrbbeeiitteenn ffrreeiilliicchh etwas aufwändiger als bei nachfolgenden, die folgend nur noch Änderungen/Ergänzungen erforderlich machen. Da zur gerechten Aufteilung der Arbeitsaufwände unter den Genossenschaftskommunen die Federführungen projekt-und bedarfsbezogen auf unterschiedliche Kommunen verteilt werden, steht jede Kommune und jedes Rechnungsprüfungsamt in Pflicht und Verantwortung der Prüfung und Entscheidung für die Gemeinschaft. OrgA/5 | Darstellung eines idealtypischen Beschaffungsprozesses über die EKV eG 6 |
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