Niederschrift
über die
Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 26. Juli 2004
im Großen Sitzungssaal, Rathaus Fünferplatz 2, 2. Stock
- öffentlich -
Vorsitzender: Herr StR Seel
Anwesende Mitglieder: Herr StR Brehm
Frau StRin Rauch
Frau StRin Grützner-Kanis
Herr StR Hamburger
Herr StR Ziegler
Sonstige Teilnehmer: Herr berufsm. StR Köhler, Ref. II
Herr Palme, Rpr
Herr Schwarz, Rpr
Schriftführerin: Frau Lang
Beginn: 09:00:00 Uhr
Ende: 09:43:44 Uhr
Herr StR Seel eröffnet die Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses und begrüßt die Teilnehmer. Zur Sitzung wurde form- und fristgerecht eingeladen. Der Ausschuß ist beschlussfähig.
- Überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 1994 bis 2002 der Stadt Nürnberg und
der von ihr verwalteten rechtsfähigen Stiftungen
hier: Teilbericht 1 – Informationstechnik (IT)
Herr Palme: 00:00:22
„Sehr geehrter Herr Vorsitzender, sehr geehrte Damen und Herren,
zur Behandlung und Begutachtung steht heute der Teilbericht 1 der überörtlichen Prüfung der Jahre 1994 – 2002 an. Er betrifft die Informationstechnik (kurz: IT).
Der Bayer. Kommunale Prüfungsverband hat nach längerer Zeit wieder einmal die Stadt Nürnberg geprüft; der Umfang ist in Nr. 1 der Sachverhaltsdarstellung erläutert. Der vorliegende Teilbericht wurde uns vorab zur Verfügung gestellt, um der Stadt Nürnberg die Möglichkeit zu geben, wesentliche Anmerkungen und Feststellungen in das in den Etatberatungen für 2003 beschlossene Projekt „IT-Konsolidierung“ einfließen zu lassen. Dessen Phase 2 ist ja im letzten POA am 13.07. auf den Weg gebracht worden; inhaltlich kann insoweit auf die dortigen umfangreichen Unterlagen Bezug genommen werden.
Der Prüfungsverband hat im wesentlichen Aussagen getroffen in den Bereichen
Kostenvergleichsberechnungen bei Einführung von IT-Systemen,
Berücksichtigung von Folgekosten,
Erfolgskontrollen von IT-Maßnahmen,
Datensicherheit und Datensicherung, insbesondere aber auch zur
Notwendigkeit einer teilweisen Rezentralisierung des IT-Betriebes
Die Anmerkungen und Feststellungen sind im einzelnen aus Beilage 1.2 – dem Prüfungsbericht
- ersichtlich.
Diese Ergebnisse decken sich teilweise mit Feststellungen unserer örtlichen Untersuchungen – ein Zeichen dafür, dass wir auch in der IuK-Prüfung auf dem richtigen Weg sind.
Die Stellungnahmen der Verwaltung, die vor allem unter dem Gesichtspunkt der vorher genannten IT-Konsolidierung und der beabsichtigten Interkommunalen Zusammenarbeit in der Städteachse zu sehen sind, können im einzelnen der Beilage 1.3 entnommen werden. Aus unserer Sicht können die Feststellungen des Prüfungsverbandes als erledigt betrachtet werden; durch unsere Mitarbeit im Projekt „IT-Konsolidierung“ sind auch die prüferischen Belange gewahrt, wie z.B. Beratung oder Erkennung von Risikopotentialen und somit künftige Prüfungsfelder.
Zusammenfassend empfiehlt das Rechnungsprüfungsamt dem Stadtrat aufgrund der Ergebnisse der überörtlichen Prüfung, für den Teilbereich Informationstechnik der Jahresrechnungen 1994 bis 2002 der Stadt und der von ihr verwalteten rechtsfähigen Stiftungen die uneingeschränkte Entlastung gemäß Art. 102 Abs. 4 der Bayer. Gemeindeordnung zu erteilen.
Das weitere Entlastungsverfahren ist in Nr. 4 der Beilage 1.1 dargestellt; der angesprochene Gesamtbericht des Bayer. Kommunalen Prüfungsverbandes ist bisher nicht bei der Stadt Nürnberg eingegangen. Die Begutachtung erfolgt demnach in der nächsten bzw. übernächsten Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses.“
StR Hamburger: 00:03:30
Er ist der Auffassung, daß im Hinblick auf den ausführlichen Bericht über die überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 1994 – 2002 der Gutachtensvorschlag des Rechnungsprüfungsamtes als sehr wohlwollend angesehen werden muß. Der Bayer. Kommunale Prüfungsverband (BKPV) hat eine Reihe von Beanstandungen angesprochen, die schon längst erledigt sein müßten.
Beispielhaft führt er die Einführung des Dienstplanprogramms SP Expert bei NüSt an. Die dort aufgetretenen Probleme mit ausgeschiedenen Mitgliedern der Arbeitsgruppe zur Installation des Systems und die dadurch verzögerte Realisierung hätten frühzeitig erkannt und entsprechend ausgeräumt werden müssen.
Des weiteren zitiert er aus der POA-Vorlage vom 03.06.2003 (Entwurf des Prüfungsberichtes des BKPV), wonach eine Vielzahl von Mängeln im IT-Betrieb auf die Dezentralisierung zurückzuführen waren. Zur Rezentralisierung benötigt jedoch OrgA weiteres Personal; es werden aber in den Einrichtungen Kapazitäten frei, die dann für OrgA eingesetzt werden können.
In der weiteren Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses im Jahre 2004 erwartet er Bericht darüber, wie die Feststellungen des BKPV ihre Erledigung finden.
Dem Gutachten wird er, wenn auch mit Bedenken, zustimmen.
StR Brehm: 00:12:48
Er sieht auch weiterhin die Notwendigkeit, wenigstens zwei Sitzungen des Rechnungsprüfungsausschusses im Jahr durchzuführen, um auch über aktuelle Problembereiche zu sprechen.
Die aus den früheren Jahren stammenden Feststellungen des BKPV wurden teilweise auch von der örtlichen Prüfung erhoben; es hat sich in der Verwaltung schon einiges getan, sie auszuräumen.
Der Entlastung wird er zustimmen.
Im Hinblick auf die künftigen Belastungen der Stadt wie z.B. Hartz IV, Kaufmännisches Rechnungswesen, vertiefte Prüfungen im Sozial-, Bau- und Vergabebereich sowie bei der IT schlägt er vor, beim Rechnungsprüfungsamt Stellenaufstockungen – evtl. durch Umschichtungen in der Verwaltung – vorzunehmen; im bundesweiten Vergleich sieht er es als unterbesetzt an.
Herr Palme: 00:17:00
Ohne die Beanstandungen kleinreden zu wollen, weist er darauf hin, daß sich die Prüfungsbemerkungen auf den langen Zeitraum von 1994 bis 2002 beziehen.
Die Stellungnahmen der betroffenen Dienststellen zu den Prüfungsbeanstandungen wurden vom Rechnungsprüfungsamt jeweils bewertet, um dem Ausschuß die vorliegende Empfehlung zu geben.
StR Hamburger: 00:18:24
Im Bereich Leasing wird seit Jahren in jedem Bau- und Vergabeausschuß debattiert, ob Kauf, Leasing oder Mietkauf vorteilhafter ist. Er versteht deshalb nicht, daß im POA vom 13.07.2004 wieder festgelegt wurde, die Laufzeiten von Leasingverträgen zu überprüfen.
Gutachten: (Beilage 1.4) – einstimmig beschlossen –
2. Prüfung und Empfehlung der Feststellung des Jahresabschlusses des Regiebe-
triebes „Städtebauliche Entwicklungsmaßnahme Herpersdorf“ für das Wirtschafts-
jahr 2001
Herr Palme: 00:22:03
„Sehr geehrter Herr Vorsitzender, sehr geehrte Damen und Herren,
die noch ausstehende Feststellung des Jahresabschlusses 2001 des Regiebetriebes „Städtebauliche Entwicklungsmaßnahme Herpersdorf“ (kurz StEM) kann nun nachgeholt werden. Der geprüfte Jahresabschluss liegt zwischenzeitlich vor, vom Ausschuss für Stadtplanung wurde er am 25. März d. J. begutachtet.
Es handelt sich um den ersten Jahresabschluss von StEM für das Rumpfgeschäftsjahr 31.03. – 31.12.2001. Dieses schließt mit einem Verlustvortrag von ca. 696.000 EUR, zurückzuführen vor allem auf die Finanzierungskosten. Der Wirtschaftsprüfer hat den uneingeschränkten Bestätigungsvermerk erteilt. Der Einschätzung im Lagebericht von STEM, dass aus heutiger Sicht die Entwicklungsmassnahme ca. 2009 für die Stadt nicht kostendeckend abgeschlossen werden kann, muss sich der Wirtschaftsprüfer leider anschliessen.
Rpr hat sich beratend und prüfend in die Umstellung des Rechnungswesens auf kaufmännische doppelte Buchführung (etwa zur Struktur der Eröffnungsbilanz und damit der Folgebilanzen) und die Schaffung verbindlicher Regelungen für den Geschäftsgang sowie das Finanzund Kassenwesen eingebracht.
Auf der Grundlage seines Sachverständigenberichtes vom 01.07.2004 (Beilage 2.2) empfiehlt Rpr, den Jahresabschluss 2001 des Regiebetriebes StEM gemäß Art. 102 Abs. 3 Bayer. Gemeindeordnung festzustellen.
Der ebenfalls überfällige Jahresabschluss 2002 soll nach Auskunft von StEM zusammen mit dem Abschluss für 2003 noch in diesem Jahr vorliegen. Die Verzögerungen werden mit dem durch die Beendigung der externen Treuhandschaft entstandenen sehr umfangreichen Aufarbeitungsprozess begründet.“
StR Hamburger: 00:24:07
Dem Gutachtensvorschlag wird zugestimmt.
Er spricht die Genehmigung der Nachtragshaushaltssatzung 2002 an, in der die Rechtsaufsichtsbehörde gefordert hat, ein Vermarktungskonzept für die Maßnahme „Herpersdorf“ zu entwickeln. Liegt dieses Konzept vor? Wenn nicht, fordert er auf, dass dieses bis zur nächsten Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses steht.
StR Brehm 00:26:09
Er macht Anmerkungen zur fristgerechten Fertigstellung des Jahresabschlusses und erwartet, daß der für 2004 zeitnah vorgelegt wird.
Herr Palme 00:26:57
Hinsichtlich des Vermarktungskonzeptes wird bei STEM interveniert werden.
Gutachten: (Beilage 2.3) – einstimmig beschlossen –
3. Sachstandsbericht zur Umsetzung der Prüfungsfeststellungen im Rahmen der ört-
lichen Prüfung
Herr Palme: 00:27:50
„Sehr geehrter Herr Vorsitzender, sehr geehrte Damen und Herren,
der Rechnungsprüfungsausschuss hat insbesondere in seiner letzten Sitzung (im Dezember 2003) beklagt, dass Prüfungsfeststellungen bzw. –anregungen des Rpr von den betroffenen Einrichtungen der Stadt Nürnberg teilweise nur sehr zögerlich umgesetzt werden. Rpr wurde gebeten, dem Ausschuss darüber zu berichten. Dem soll mit vorliegendem Sachstandsbericht entsprochen werden.
Im Bereich der „Verwaltungs- und IuK-Prüfung“ sowie der „Betriebswirtschaftlichen Prüfung“ beschränken sich die hervorzuhebenden offenen Einzelpunkte im wesentlichen auf die bereits im vergangenen Jahr fälligen, aber noch nicht vorgelegten Jahresabschlüsse 2002 des Regiebetriebes „Städtebauliche Entwicklungsmaßnahme Herpersdorf“ (STEM) und des Eigenbetriebes Frankenstadion Nürnberg (FSN).
Die vorgeschriebene Feststellung der beiden Jahresabschlüsse kann daher noch nicht herbeigeführt werden. Der geprüfte Jahresabschluss STEM für 2001 liegt inzwischen vor und konnte heute unter TOP 2 dieser Sitzung begutachtet werden. Die Jahresabschlüsse STEM und FSN
für 2002 sind (jeweils zusammen mit den Abschlüssen 2003) für den Herbst dieses Jahres angekündigt. Rpr hofft, dass die Vorlage der Jahresabschlüsse für beide Betriebe künftig termingerecht erfolgt, es sich insoweit bisher um Anlaufschwierigkeiten handelt.
Zur Verwaltungs- bzw. Finanzprüfung und der Betriebswirtschaftlichen Prüfung ist generell zu sagen, dass wir in besonders ausgabenintensiven Bereichen, somit vor allem auch in der Sozial- und Jugendhilfe, nach wie vor einen konzentrierten und hohen Prüfungsinput fahren. Die auf Ausgabensenkungen fokussierte kontinuierliche und ausgeprägt fallbezogene Prüfung von der letztendlich auch die Verantwortlichen bei Ref. V profitieren, hat zu einer grundsätzlich verbesserten Kooperation zwischen den Ref. V-Bereichen und uns geführt. Im übrigen geht es hier gegenwärtig um die Sicherung unserer zukünftigen Prüfungsrechte bei der Umsetzung von Hartz IV in der neuen Arbeitsgemeinschaft.
Der vorliegende Sachstandsbericht konzentriert sich somit auf die „Technische Rechnungsprüfung“, die auch im Mittelpunkt der einschlägigen Diskussion im letzten Rechnungsprüfungsausschuss stand und – abgesehen von 2 Einzelfeststellungen – grundsätzliche Punkte zum Gegenstand hat.
Die Ausführungen beziehen sich auf die Baudienststellen Tiefbauamt, Stadtentwässerungsbetrieb, Gartenbauamt und Hochbauamt.
In den Sachverständigenberichten der vergangenen Jahre waren von Rpr immer wieder die gleichen, grundsätzlichen Verfahrensweisen beanstandet worden. Vom Rechnungsprüfungsausschuss waren diese aufgegriffen und vom Bau- und Vergabeausschuss speziell bezüglich Nachträgen und Controlling besonders behandelt worden. Der Stand der Entwicklungen stellt sich zusammengefasst nunmehr wie folgt dar:
Beim Berichtswesen zeichnen sich erste Erfolge ab,
in der Bauinvestitionsbesprechung wurden 2004 auch Tiefbaumaßnahmen behandelt,
das Controlling wurde im Bereich Ref. VI forciert,
vereinzelt liegen bereits Nachträge zur Prüfung vor, die vor deren Ausführung instruiert worden sind,
die Abwicklung freiberuflicher Leistungen hat sich generell verbessert,
die verwaltungsinterne Bauabrechnung spielt sich ein und
im Bauunterhalt zeichnen sich ebenfalls Verbesserungen ab.
Die speziellen Entwicklungen sind im einzelnen der schriftlichen Darstellung zu entnehmen.
Unser Bericht wurde den betroffenen Geschäftsbereichen im Vorfeld zur Kenntnis gebracht. Äußerungen erfolgten von StEB, H und GBA.
In daraufhin geführten Gesprächen konnte Einvernehmen dahingehend erzielt werden, dass die Prüfungsfeststellungen grundsätzlich anzuerkennen sind.
Vom Stadtentwässerungsbetrieb wird bestätigt, dass die Baurichtlinien unter Berücksichtigung notwendiger Abweichungen bzw. Modifizierungen auch für einen Eigenbetrieb gelten. Hinsichtlich Nachträgen soll der Vorschlag von Rpr aufgegriffen werden, die Regelungen des Ref. VI- Bereiches zu übernehmen.
Obwohl das Hochbauamt im Bereich Bauunterhalt die uneingeschränkte Geltung der Vergabebestimmungen und die Notwendigkeit der förmlichen Abnahme der Bauleistungen nicht in Abrede stellt, sieht sich H aus personellen bzw. Kapazitätsgründen nicht in der Lage, den vorgeschriebenen Anforderungen nachzukommen. Hier muss aus Rpr-Sicht noch eine Lösung gefunden werden. An dieser Stelle sei angemerkt, dass die Forderungen von Rpr kein Selbstzweck sind, sondern allesamt vor allem auch dem Ziel eines sparsamen und wirtschaftlichen Bauens dienen. Dies gilt gleichermassen für den Bauunterhalt wie für die anderen angesprochenen Problemfelder.
Mit dem Gartenbauamt besteht Einvernehmen, dass die Baurichtlinien auch für GBA als Baudienststelle gelten.
Zusammenfassend lässt sich feststellen:
-
Um die zum Teil komplexen fachlichen und organisatorischen Problemstellungen zu lösen, die durch die Abarbeitung der Prüfungsfeststellungen im Baubereich entstehen, bedarf es einer gewissen Umsetzungsphase, die aber nicht länger als sachlich erforderlich sein darf.
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Die Notwendigkeit, den wiederkehrenden Beanstandungen zu den aufgeführten grundsätzlichen Schwachstellen abzuhelfen, ist den Dienststellen nach Einschätzung von Rpr inzwischen bewusst. Die Umsetzung entsprechender Maßnahmen läuft wie dargestellt je nach Problem und Ansatz in den Dienststellen unterschiedlich und wird im Rahmen der Prüfung kritisch begleitet.
-
Der Rechnungsprüfungsausschuss wird im Rahmen der jährlichen Sachverständigenberichte von Rpr über den weiteren Fortgang laufend unterrichtet.“
StR Hamburger: 00:33:35
Fortschritte bei der Umsetzung von Prüfungsfeststellungen kann er primär nur beim Hochbauamt erkennen. Bei den anderen angesprochenen Dienststellen liegt das noch etwas im argen. Er hat keinerlei Verständnis, daß Einrichtungen überhaupt nicht oder nur sehr zögerlich geantwortet haben.
Wenn sich keine Verbesserungen einstellen, wird seine Fraktion Antrag stellen, bis zu 5 Sitzungen des Rechnungsprüfungsausschusses im Jahr durchzuführen. Dazu werden die betroffenen Referenten und Dienststellenleiter vor den Ausschuß zitiert, um Rechenschaft über Versäumnisse abzulegen.
Er geht davon aus, daß in der Sitzung am Jahresende nochmals berichtet wird.
StR Brehm: 00:40:10
Er stimmt mit der Auffassung seines Kollegen Hamburger völlig überein; auch daß mit den betroffenen Dienststellenleitern sehr ernsthaft gesprochen werden müßte. Ebenso erwartet er Sachstandsbericht über Erledigungen oder ergriffene Maßnahmen in der nächsten Sitzung.
Herr Palme: 00:43:21
Für die ausgesprochene Unterstützung des Ausschusses wird gedankt.
Bericht: hat zur Kenntnis gedient
4. Niederschrift über die Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom
15.12.2003, öffentlicher Teil
Beschluss: (Beilage 4.0) – einstimmig beschlossen –
StR Seel schließt die Sitzung um 09:43:44 Uhr.
Der Vorsitzende: Die Schriftführerin:
gez. Seel gez. Lang